Strukturera en arbetsplatsträff (APT)

APT är mötesplatser där alla medarbetare, oavsett anställningsform, förväntas delta och bidra. Genom delaktighet och inflytande skapas förståelse för verksamhetens och arbetsplatsens utmaningar och behov.

APT är ett möte för chef och medarbetare, där det inte råder något partsförhållande. När medarbetarna på APT delar sin kompetens och erfarenhet kan bra beslutsunderlag med kreativa lösningar tas fram. APT är tillfällen att stärka gemenskapen och lära av varandra på arbetsplatsen.

Dialog på APT

För att ha meningsfulla och effektiva samtal på arbetsplatsråd (APT) är det viktigt att medarbetarna är väl förberedda. Det innebär att dagordning, underlag och annan information behöver skickas ut i god tid.

För att undvika en för lång agenda bör punkter på dagordning prioriteras och tidsättas. För att skapa mer utrymme för dialog på APT kan information istället för muntligt delas på andra sätt, som till exempel i veckobrev eller på intranätet. I organisationer med spridd verksamhet och arbete dygnet runt behöver chefer hitta lösningar som passar flest medarbetare att närvara på APT.

Tydlighet om beslut

Samverkan syftar till att chefer ska fatta beslut så nära medarbetarna som möjligt. Vissa beslut kan tas direkt efter dialog på APT, medan andra, särskilt de som omfattas av Medbestämmandelagen (MBL), kräver samverkan i en samverkansgrupp innan beslut tas. Om en chef saknar mandat eller om beslutet påverkar flera arbetsställen, överförs frågan till nästa nivå i samverkansstrukturen.

Oavsett var beslutet är fattat så är det betydelsefullt att medarbetarna får återkoppling. Återkoppling från möten och information om beslut på andra nivåer är avgörande för enhetlighet och förståelse inom organisationen. Återkoppling främjar hälsa och trygghet på arbetsplatsen, då återkoppling minskar känslan av oro och stress på grund av ovisshet.

Årsplanering

För relevanta och aktuella APT-dagordningar är det bra att planera utifrån årliga verksamhetsaktiviteter som verksamhetsplanering, arbetsmiljöarbete, ekonomisk uppföljning och löneöversyn. De kan visualiseras i ett årshjul. Nedan ges några exempel som kan inspirera.

Årshjul (Excel) Excel, 29 kB.

Årshjul, exempel från Helsingsborgs stad (Word) Word, 240 kB.

Årshjul, exempel från Helsingborgs stad (Powerpoint) Powerpoint, 43 kB.

APT, steg för steg

Inbjudan

Schemalägg APT i god tid så att medarbetarna vet när de äger rum och när de senast ska lämna in punkter till dagordningen.

Dagordning

Dagordning med frågor och ungefärlig tidsåtgång behöver skickas ut minst en vecka i förväg. Frågor som behöver följas upp och återkopplas från tidigare möten eller andra beslutsnivåer behöver finnas med på dagordningen. För meningsfulla och effektiva möten behöver information och underlag bifogas.

Exempel på dagordning för APT (PDF) Pdf, 887 kB.

Dokumentation

Chefen ansvarar för att dokumentera APT. Minnesanteckningarna kan skrivas av olika personer och behöver delas till alla via kända kommunikationskanaler som till exempel nyhetsbrev eller intranät. Dessutom är det viktigt att spara anteckningarna för att i efterhand kunna ta del av dem.

Uppföljning

Det är viktigt att regelbundet följa upp om APT fungerar som förväntat och enligt lokalt samverkansavtal.

• Finns samsyn kring verksamhetens mål, delaktighet och inflytande?
• Är rätt frågor på agendan, finns utrymme för dialog och ges information i tid?
• Hur fungerar återkopplingen från samverkansgrupp och ledning?

Lyfta våld i nära relation på APT

SKR har utvecklat stöd för chefer att ta upp frågan om våld i nära relationer på APT. Stödet gör chefen förberedd att ta upp frågan och kan anpassas efter lokala behov. Målet är att underlätta för medarbetare som är utsatta att få stöd. I materialet finns kunskap om våld, riktlinjer för enskilda samtal och praktiska verktyg, som mallar och checklistor.

Våld i nära relation – stöd för dig som chef

Stödverktyg för bättre möten

Suntarbetsliv har utvecklat ett digitalt verktyg för mer effektiva och meningsfulla möten. Det fokuserar på att lära och träna på att använda olika perspektiv för att förbättra samarbetet och resultatet av möten.

Bättre möten, Suntarbetsliv

Vad är en arbetsplatsträff (APT)? Suntarbetsliv

Nässjös ”APT-kit”, bildspel och talarstöd på APT, Suntarbetsliv

Hon hjälper chefer stötta mot våld i hemmet, Suntarbetsliv