Fakta om administratörer och administration

Det finns många olika yrken som utför administrativa uppgifter inte bara administratörer. I SKR:s statistik finns personalområdet Ledning, utveckling och stöd. Där ingår ledningsarbete, handläggare, administratörer och vårdadministratörer. Det går därför att mäta administratörer men inte mängden administration.

Administration ingår i de flesta yrken och mängden administration är därför svår att mäta. Det kan ofta handla om att stötta verksamheter genom att registrera eller dokumentera dem.

Administration eller handläggning

I SKR:s statistik framgår antal administratörer, men inte all administration. Statistiken visar att antalet administratörer ökat mindre än övriga personalgrupper under en 10-årsperiod. Handläggare och ledningsarbetare har däremot ökat mer. En del av förklaringen är att klassificeringen reviderats. Andra förklaringar kan vara ett utökat regionalt ansvar i regionerna, omfördelning av arbetsuppgifter mellan grupper och administration av riktade statsbidrag.

Klassificeringssystemet Arbetsidentifikation (AID) som används i kommuner och regioner reviderades 2018 vilket medförde att flera nya handläggarkoder tillkom. Statistiken är därför inte helt jämförbar över tid, även om man kan se att handläggarkoder och ledningsarbete ökade mer före revideringen 2018.

Gränsdragningen mellan administration och handläggning kan vara svår eftersom arbetsuppgifterna delvis överlappar varandra. I klassificeringssystemet AID används nedanstående definitioner.

Administratör

Administratörer ger administrativt stöd och service. De har ett flertal uppgifter av olikartad karaktär. Det kan till exempel vara att registrera handlingar, diarieföra, förbereda ärenden, olika typer av bokningar, ta fram information ur databaser och sammanställda material. Arbetsuppgifterna kan även innefatta att utveckla och förbättra administrativa arbetsmetoder och rutiner. Arbetet utförs vanligen utifrån flera kända handlingsalternativ. Administratörer utför arbetet i stor utsträckning självständigt till exempel utifrån tillämpade riktlinjer, praxis, allmänna anvisningar, blanketter, föreskrifter eller motsvarande.

Handläggare

Handläggare utför ett flertal olikartade uppgifter som ofta är analyserande och utredande. Arbetet har oftast inslag av planering och utvärdering. Beslutsprocesserna är vanligen omfattande och komplexa. Handläggare utför arbetet självständigt utifrån ett eller flera verksamhetsmål och har ett stort handlingsutrymme i hur målet uppnås.

Större ökning av vissa handläggargrupper

Gruppen handläggare innehåller många olika typer av yrken, exempelvis controllers, planerare, verksamhetsutvecklare och strateger. En bidragande anledning kan vara att den ändrade klassificeringen 2018 ledde till en ökning av anställda med handläggarkoder. Men den stora ökningen skedde redan före 2018. Bland de handläggargrupper som ökade mest under perioden 2012-2017 fanns bland annat handläggare med inriktning på upphandling, information och kommunikation samt inom kommun även IT. Perioden efter revideringen 2018 är svårtolkad eftersom det inte går att säga vad som är en faktisk ökning och vad som är en konsekvens av att klassificeringen ändrades.

Kommuner

Under perioden 2013-2023 ökade antalet administratörer i kommuner med knappt 13 procent, från 24 300 till 27 400. Andelen administratörer ökade procentuellt sett mindre än genomsnittet som var nästan 15%. Däremot ökade antalet anställda bland ledningsarbete och handläggare med 31 procent- från 31 300 till 41 000 respektive 58 procent (26 400 till 41 700).

Regioner

I regionerna ökade antalet anställda administratörer under samma period med 27 procent, från 7 600 till 9 700. Vårdadministratörer ökade endast med 2,8 procent (från 14 400 till 14 800). Anställda bland ledningsarbete och handläggare ökade med knappt 30 procent (från 10 300 till 13 400) respektive 59 procent (från 11 900 till 19 000). Totalt sett ökade antalet anställda inom region med nästan 16 procent.

Sedan 1 januari 2019 har samtliga landsting blivit regioner. Detta medförde att regionerna fick utökat ansvar, bland annat för fysisk planering och regional utveckling av infrastruktur, vilket i sin tur ökat behovet av till exempel handläggare och administration. Riktade statsbidrag med hög detaljeringsgrad och stora krav på återrapportering kan vara en förklaring till ökad administration.