Hantering av avvikelser i SSBTEK

Varje område (verksamhetssystem, bastjänster, SSBTEK) i tjänsten SSBTEK ska ha egen avvikelsehantering. En plats där man rapporterar möjliga felaktigheter, saker som troligtvis måste rättas.

Avvikelser sparas i ett avvikelsehanteringssystem på SKR

Logga in och rapportera avvikelse

• Som systemleverantör och systemförvaltare/handläggare kan man få en lista på avvikelser som berör en specifik ifylld självdeklaration eller alla avvikelser för det verksamhetssystem som berörs. Det betyder att systemleverantörer inte kan se andra systemleverantörers avvikelser.
• Som Uppgiftslämnare kan man få en lista på avvikelser som berör den bastjänst som uppgiftslämnaren ansvarar för.
• Som Driftspart kan man få en lista på avvikelser som berör driften och SSBTEK komponenten.
• SKR har tillgång till alla avvikelser för hela SSBTEK tjänsten för alla parter.

Rapportering av avvikelser

Rapportering av avvikelser görs främst genom självdeklarationer, men i vissa fall läggs de in direkt i avvikelsehanteringssystemet t.ex. av Förvaltning SSBTEK.

För att effektivt kommunicera en avvikelse ska följande delar finnas med:

1. En tydlig rubrik som summerar avvikelsen
2. Reproduktionssteg, så att det är möjligt att utföra samma steg för att framkalla avvikelsen. Alternativt, en beskrivning av anledning till att krav inte kan uppfyllas.
3. Vad är det som utmärker avvikelsen i form av ett resultat eller en situation som nås?
4. Skärmdumpar, loggar eller annat material som kan bidra till bättre förståelse
5. Kontaktuppgifter med namn, telefon och email till den som rapporterat varje avvikelse. Eftersom det kan komma avvikelser från flera kommuner, så är det viktigt att kunna få eventuella förtydliganden.

Avvikelsehantering ska användas för sådant som man på något sätt kommit överens om baserat på krav, kontrakt, avtal eller dylikt som satts upp. Självdeklarationen ska inte användas som ett verktyg för att ställa nya krav eller önskemål på SSBTEK.

Kategorisering av avvikelser

I vissa fall så är det inte helt uppenbart vart en avvikelse hör hemma, det krävs djupare analys och dialog mellan olika parter inom SSBTEK. Förvaltning SSBTEK ansvarar för att avvikelser knyts till rätt part, så alla ärenden oavsett var de hamnar tas om hand om på något sätt. Alla avvikelser kommer kategoriseras och analyseras. Vissa avvikelser kommer inte fixas. Andra kommer skjutas på framtiden.

När avvikelserna kommer in för första gången i avvikelsehanteringssystemet på SKR så kommer de få statusen Nytt. Förvaltning SSBTEK kommer ha en dialog med berörd part om hur deras avvikelser kommer hanteras och kommer därefter få ny status beroende på beslut. Förvaltning SSBTEK kommer följa upp avvikelser som inte hanteras eller som inte åtgärdas i rimlig tid.