Frågor och svar om kränkande särbehandling

I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) (OSA-föreskriften) definieras kränkande särbehandling som Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.

OSA-föreskriften tar sikte på personalen. Skolelever eller brukare omfattas alltså inte.

Föreskrifterna säger att man ska ha rutiner för och kunskaper om hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling. Det ska vara tydligt vem man ska vända sig till vid kränkande särbehandling.

I de allmänna råden står även att man bör kunna vända sig till en högre chef och att den som ska göra en utredning bör vara opartiskt och ha de berördas förtroende.

Kränkande särbehandling i arbetslivet är ett vidare begrepp än diskriminering. Ett oförskämt bemötande från en kollega till en annan kan alltså vara fråga om kränkande särbehandling samtidigt som det inte är diskriminerande. I diskrimineringslagen (2008:567) finns regler om diskriminering.

Om grunden för kränkande särbehandling är någon av de diskrimineringsgrunder som diskrimineringslagen (2008:567) rubricerar kan det också handla om diskriminering. Dessa diskrimineringsgrunder är kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.

Det korta svaret är ja, om arbetsgivaren bedömer att det finns risk för ohälsa eller att någon ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. I 9 § i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) reglerar att om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall i fortsättningen kan förebyggas.

Arbetsgivaren bör alltid tala med den som upplever sig utsatt, och därefter göra sig en bedömning av huruvida ärendet närmare behöver utredas. Arbetsgivaren behöver också för-säkra sig om att det systematiska arbetet för att förebygga kränkningar är på plats och fungerar på arbetsplatsen, samt att reglerna kring kränkande särbehandling i föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö efterlevs.

En generell analysmodell med fem steg för att avgöra hur olika utredningar ska utföras vid allvarligare sociala arbetsmiljöproblem

När det gäller utredningar finns ingen ”patentmetod” som täcker alla former av sociala arbetsmiljöproblem. En metod kan vara verksam i ett läge, men destruktiv i ett annat.

En generell analysmodell med fem steg för att avgöra hur olika utredningar lämpligen ska genomföras vid allvarliga sociala arbetsmiljöproblem rekommenderas av psykologen Stefan Blomberg på Arbets- och miljömedicin i Linköping:

1. Uppdraget: Klargör utredarens mandat och spelregler för utredningen.
2. Undersökningsnivå: Vilken eller vilka nivåer ska undersökas - individ, grupp, system, ett större sammanhang?
3. Verktyg: Vilken eller vilka verktyg/metoder behövs för uppdraget - intervjuer, enkäter, utredarens egen observation exempelvis vid arbetsplatsträffar, studier av dokument, med mera?
4. Analysmodell: Vilka modeller/perspektiv ska användas då resultaten tolkas – krav/kontroll, stress, arbetsupplevelse, organisationsstruktur, med mera?
5. Rapportering: Hur ska utredningen rapporteras - till vem, när, skriftligt eller muntligt? Finns det koppling mellan rapportering och något slag av beslut?

I möjligaste mån bör en utredning genomföras på ett sådant vis att de inblandade parterna känner sig hörda och rättvist behandlade under utredningsprocessen.

En utredningsprocess bör klarlägga följande delar:

1. Den utsattes perspektiv och upplevelser.
2. Den eller de anklagades perspektiv och upplevelser.
3. Vittnens perspektiv och upplevelser.
4. Oberoende bevis såsom brev, e-post, protokoll, inspelningar, bilder eller liknande.

Under utredningsprocessen bör sedan materialet från olika källor vägas samman och granskas källkritiskt.

Genom att vara tydlig med att kränkande särbehandling inte accepteras. Detta bör klargöras i en policy där man har rutiner hur man ska agera om kränkande särbehandling uppstår. Denna policy bör utarbetas av arbetsgivaren i samverkan med skyddsombud på central nivå inom organisationen. Det är även viktigt att den går att tillämpa lokalt.

Det är naturligt att rutiner och andra åtgärder för att motverka kränkande särbehandling följs upp och utvecklas i samklang med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta sker vanligen i en samverkansgrupp eller skyddskommitté. I rutinerna ingår bland annat och var den utsatta snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren kan till exempel använda företagshälsovården för vissa insatser.

Det kan vara en stor skillnad på vad en enskild person upplever som kränkande särbehandling och vad som är faktiskt är kränkande särbehandling enligt gängse definition. En medarbetare kan exempelvis uppleva sig mobbad av sin chef när denne (på ett sakligt korrekt sätt) nekar medarbetaren att delta i en viss fortbildning eller när chefen begär att medarbetaren ska redogöra för vilka arbetsuppgifter som blivit utförda och inte.

Mot denna bakgrund är det viktigt att utgå från definitionen av kränkande särbehandling och bedöma i vilken utsträckning en kränkning riskerar leda till ohälsa eller att någon ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.

Ett problem kan vara att arbetsgivare eller arbetstagarorganisation uppger att händelser inte är att bedöma som kränkande särbehandling och att rutinerna därför inte används. För att undvika detta kan det vara bra att i förväg komma överens om att rutinerna kan tillämpas även i mindre allvarliga fall, till exempel ”vid misstanke om kränkande särbehandling och andra liknande situationer”.

Varje enskilt ärende är unikt ska bedömas utifrån ärendets specifika förutsättningar. Nedan beskrivna situationer är därför inte absoluta utan ska ses som vägledande exempel.

Detta kan bedömas som kränkande särbehandling

• Sexuella trakasserier i form av beröringar, oönskade närmanden, kommentarer av sexuell natur
• Nedsättande, sarkastiska och/eller förlöjligande kommentarer om arbetsinsatser
• Kränkande eller anstötliga kommentarer om person, åsikter, utseende eller privatliv
• Aggressiva utfall
• Fysiska ingrepp i den personliga sfären, så som knuffar, blockera vägen
• Systematisk utfrysning genom att person ignoreras, inte kallas till personalmöten, exkluderas från samtal
• Tydliga antydningar om att person borde säga upp sig
• Hot om våld eller andra kränkningar
• Spridning av rykten och omdömen som undergräver en persons värdighet.
  

Detta kan bedömas som att det inte varit frågan om kränkande särbehandling

• Anställd har fått underbyggd och rimlig kritisk återkoppling på sitt sätt att sköta jobbet.
• En person har önskemål om mer personliga relationer och samtal med kollegor, men dessa vill hålla relationerna mindre personliga.
• En person har vid flera tillfällen inte blivit inbjuden till privata fester som flera kollegor deltagit i.
• Anställd har inte fått önskemål om arbetstider, fortbildning, förmåner, lönehöjning eller liknande beviljat när det finns sakliga grunder.
  

Om en mobbningsutredning lämnas över från exempelvis en extern företagshälsovård till en kommunal eller regionverksamhet gäller offentlighetsprincipen och utredningen räknas som en inkommen handling. Om någon därefter begär ut denna handling ska arbetsgivaren genomföra en sekretessprövning.

Sekretess gäller exempelvis i personalsocial verksamhet för uppgift om enskilds personliga förhållanden om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den anställde eller någon närstående till denne lider men. Det går inte att på förhand avgöra i vilken mån en mobbningsutredning omfattas av sekretess, utan måste prövas i varje enskilt fall.

Vid allvarligare sociala arbetsmiljöproblem är det lämpligt med en utomstående utredare, från exempelvis företagshälsovården. Den som är utsatt eller utpekad ska inte göra utredningen. Den förutsättning som alltid ska gälla är att den eller de som genomför en utredning har tillräcklig kompetens, möjligheter att agera opartiskt och de berördas förtroende.

Arbetsgivaren behöver själv göra bedömningen, utifrån ärendets art, om det finns egna resurser med tillräcklig kompetens eller om hjälp behöver upphandlas utifrån.

Arbetsgivaren ska tillhandahålla stöd för den som drabbats av kränkande särbehandling. Detta kan exempelvis ske genom företagshälsovårdens försorg.

Inför en utredning bör man klargöra att det inte går att uttala sig anonymt om en person, som inte under något skede av en utredning får replikrätt. Det får inte vara fritt fram för vem som helst att anklaga någon för kränkande särbehandling som inte kan försvara sig.

Om det även är frågan om diskriminering ska repressalieförbudet beaktas. Repressalier är, enligt diskrimineringslagen, att någon blir utsatt för någon form av bestraffning eller dålig behandling, som en reaktion på att denne har påtalat eller anmält diskriminering.

Exempel på repressalier är handlingar eller uttalanden som medför obehag för någon som anmält eller påtalat diskriminering.

Enligt Arbetsmiljöverket ska rutinerna minst omfatta:

• Vem ska man säga till? Den personen man ska underrätta bör ha kunskap och möjlighet att ta emot informationen snabbt.
• Vem pratar man med om den som kränker är närmaste chefen eller annan som man är beroende av? Det bör finnas alternativ.
• Vad händer med det jag berättar? Det ska vara klart vilka som får del av informationen och vad som händer.
• Vilken hjälp finns att få för den som är utsatt? Den kan ges av någon med rätt kompetens från personalavdelningen, företagshälsovård, konsult eller motsvarande. Det är viktigt att det sker snabbt och professionellt.

Det är viktigt att inte skapa policy- och måldokument på alltför många ställen. Därför är det en fördel att skapa en policy på en övergripande nivå i organisationen. Policyn kan då lättare följas upp i samband med den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).

Ett generellt råd är att antalet policy- och måldokument i arbetsmiljöarbetet inte är för många. Alltför många policy och måldokument leder lätt leder till att fokus förloras i arbetsmiljöarbetet.

Verksamheten ska känna till policyn

Policyn ska vara känd av chefer och medarbetare i verksamheten. Skyddsombud och arbetstagare ska ha möjlighet att vara delaktiga när policyn tas fram. Om policyn tas fram centralt i en stor organisation kan en bearbetning behövas på förvaltnings- eller arbetsplatsnivå.

När det gäller frågor om upprättelse för den enskilde individen så reglerar inte arbetsmiljölagen detta och därför inte heller de nya föreskrifterna. Däremot ska arbetsgivaren tillhandahålla stöd för den som drabbats av kränkande särbehandling. Det reglerar de nya föreskrifterna. Fokus för arbetsmiljöreglerna är alltid att förebygga ohälsa.

Föreskrifterna gör det tydligare hur man ska arbeta förebyggande mot kränkningar.

Arbetsgivaren ska se till att det finns särskilda rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Arbetsgivaren är också skyldig att se till att arbetstagarna känner till dessa rutiner. En lämplig tidpunkt att följa upp arbetet med att förebygga och hantera kränkande särbehandling är i samband med den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Frågor som kan vara lämpliga att ställa sig för att följa upp att frågor om kränkande särbehandling är integrerade i det systematiska arbetsmiljöarbetet:

• Finns det kunskap hos chefer och medarbetare om vad kränkande särbehandling är?
• Är det tydligt att det inte är accepterat?
• Har man koll på det som kan orsaka kränkande särbehandling?
• Gör man någonting åt det?
• Har alla information om vem eller vilka man ska tala med gällande kränkande särbehandling?
• Vet dessa i sin tur vad de ska göra och var informationen hamnar?
• Står det är klart var den utsatte kan få hjälp så snabbt som möjligt?

Här är några vanliga signaler på att allt inte står rätt till:

• Bristfälliga arbetsinsatser – konflikter upptar mycket energi och tid och i förlängningen blir arbetet lidande.
• Ironiska anmärkningar – ironiska kommentarer kan ge dig information om medarbetarnas syn på någon kollega.
• Fientlighet och tystnad – i diskussioner kan du se om informella ledare, med sina stödtrupper, är direkt fientliga mot någon individ. Detta kan ske genom direkta påhopp, elaka kommentarer eller genom gruppens tystnad.
• Uteslutning – är det någon som står utanför den sociala gemenskapen? När medarbetare ska samarbeta – är alla delaktiga eller är det någon som alltid får de tråkigaste uppgifterna?
• Kroppsspråk – var uppmärksam på kroppsspråk. Detta avslöjar mycket om vilken inställning vi har till varandra. Vänder man konsekvent ryggen åt någon och ignorerar någons inlägg?
• Sjukfrånvaro – utsatthet kan medföra sjukskrivning.

Om det konstaterats vara kränkande särbehandling förknippad med sjukdom eller att någon ställts utanför arbetsplatsens gemenskap ska arbetsgivaren anmäla det som en arbetssjukdom. Anmälan går då till Försäkringskassan.

Anmäl arbetsskada

Kränkande särbehandling

Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. Detta är det begrepp som används i arbetsmiljöarbetet och finns i föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4).

Diskrimineringslagen

Diskrimineringslagen ska motverka diskriminering och främja god arbetsmiljö för alla. Det innebär lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning samt ålder.

Lagen förbjuder direkt och indirekt diskriminering av arbetstagare, inhyrd eller inlånad arbetskraft samt arbetssökande vad gäller löne- och anställningsvillkor, arbetsfördelning eller annat.

Direkt diskriminering

Direkt diskriminering innebär att någon missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan i en jämförbar situation, och detta har samband med kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Arbetsgivaren måste bevisa att den orättvisa behandlingen inte handlar om diskriminering.

Indirekt diskriminering

Indirekt diskriminering innebär att någon missgynnas genom tillämpning av en bestämmelse, ett kriterium eller handling som verkar neutralt men som kan missgynna personer som omfattas av ovanstående diskrimineringsfaktorer. Arbetsgivaren måste bevisa att tillämpningen av reglerna är nödvändig ur verksamhetssynpunkt för att det inte ska vara indirekt diskriminering.

Trakasserier

Trakasserier är ett uppträdande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna ovan.

Sexuella trakasserier

Sexuella trakasserier är ett uppträdande av sexuell natur som kränker någons värdighet.

Aktiva åtgärder

Arbetsgivare ska arbeta med både förebyggande och främjande aktiva åtgärder, för att motverka diskriminering utifrån diskrimineringsgrunderna. Arbetet ska bedrivas genom att undersöka, analysera, vidta åtgärder och följa upp. Arbetet ska dokumenteras skriftligt om det finns fler än 25 arbetstagare.