2. Omsätt förståelsen till planer

Begränsad tillgänglighet kan alltid förklaras med att efterfrågan är större än den kapacitet som finns för att möta den, men det är sällan den enda förklaringen. Det beror också på verksamhetens förmåga att ta hand om inkommande arbete i den takt som det kommer. Det finns ofta användbar data för detta ändamål. Den kan behöva bearbetas och för att öka förståelsen är det en fördel om verksamheten själv tar fram och presenterar sina behovsunderlag. Vissa mätningar kan behöva göras manuellt och även om det innebär ett visst arbete är det bra att veta hur man faktiskt får fram dem.

Det centrala är att bryta ner bilden av det arbete som behöver göras till förståeliga och hanterbara enheter, det vill säga hur mycket som förväntas hända varje dag och med utgångspunkt från det skapa planer för det kommande arbetet. Denna planering kallas ibland produktions- och kapacitetsplanering och handlar i grunden om aktiviteter som behöver göras och tillgängliga resurser.

Viktiga steg:

• Ta fram underlag och beräkna behov av aktiviteter
• Formulera aktivitetsmål och skapa planer
• Analysera utfallet

Gör en kartläggning av produktionsbehovet och beskriv i vilken takt nya aktiviteter inkommer per typ (nybesök/återbesök/typ av operation/etc.) och tidsenhet (månad/vecka/dag).

Steg 1. Ta reda på efterfrågan och behov per månad. Bryt ner underlaget till vecka och dag.

• Ta reda på volymer och takt på inflödet – inkommande ärenden, vårdbegäran, per typ och månad.
• Använd tidigare års data på genomförda aktiviteter som underlag. Ofta kan stödfunktioner från ekonomi- eller utvecklingsenheter hjälpa till med den här delen av arbetet.

Räkna också antal patienter som väntat över vårdgarantins tidsramar idag (”Ryggsäck”) för att ta med dessa i beräkningen av vad som behöver göras. Var försiktigt med begreppet ”väntande” då det kan bestå både av patienter vars insatser är fördröjda och patienter som står på administrativa planeringslistor för att verksamheten ska komma ihåg dem, till exempel de som ska kallas på en årskontroll om 10 månader.

Steg 2. Gör underlag på volymer och typ av aktiviteter som behöver utföras per månad utifrån inflöde och efterfrågan.

• Underlag för att beskriva behovet av nybesök: Summera antal inkomna remisser som är bedömda till nybesök och antal väntande över vårdgarantier och måldatum per typ och månad. Dividera detta med ett passande intervall – per vecka eller per dag för att få fram det som behöver produceras per tidsenhet.
• Underlag för att beskriva behovet av återbesök: Skatta antal återbesök som varje nybesök genererar, antingen utifrån fjolårets statistik eller erfarenheter och rådande standards.
• Analysera behovet av aktiviteter och se över variationer och mönster.
• Finns variationer i efterfrågan som kräver anpassning, till exempel säsongsbundna toppar och dalar?
• Vad är behovet per dag och vecka utslaget på årets alla veckor?
• Vad är behovet per dag och vecka om hänsyn tas till kända neddragningar i verksamheten?
• Vilken kapacitet och kompetens krävs för att ta hand om efterfrågan?

Ovanstående punkter ger en bred bild av typ av olika aktiviteter och i vilken takt de behöver utföras för att möta efterfrågan. Det ger ett underlag för att se om det är möjligt att matcha behov och efterfrågan med den samlade kapaciteten och kompetensen samt vad som krävs för att skapa balans mellan in- och utflöde.

Beskriv ambitionen genom att sätta upp produktionsmål för en god tillgänglighet

1. Beskriv ambitionen genom att sätta upp mål för de verksamhetsaktiviteter (produktionsmål) som behövs för en god tillgänglighet.

1. Planera för behovsanpassade volymer av genomförda aktiviteter och gör en plan.

• Vad behöver göras?
• Ska hela inflödet tas om hand? Vad innebär det i form av volymer per år, månad, vecka och dag?
• Ska hela kön jobbas bort innevarande år? Vad innebär det i form av volymer per år, månad, vecka och dag?
• Ska delar av inflöde och eventuell kö tas omhand innevarande år? Vad innebär det i form av volymer per år, månad, vecka och dag?

1. Kapacitetsplan

• Vilken profession, kompetens och person ska genomföra aktiviteten, det vill säga den planerade produktionen?
• Hur många timmar medarbetare per kompetens krävs för att åstadkomma detta?
• Hur många timmar per unik kompetens krävs för att åstadkomma detta?
• Vilka övriga resurser krävs för att målet ska uppnås?

1. Schemaläggning utifrån planen

• Skapa en ordning som säkrar att rätt kompetenser har möjlighet att utföra arbetet i den takt som krävs.

Om behovet inte kan matchas av verksamhetens kapacitet bör en orsaksanalys genomföras för att få kännedom om vilka problem som behöver en lösning.

Gör en orsaksanalys:

• Fördröjningsproblem: Det finns balans mellan in- och utflöde, men med en fördröjning som gör att patienter tas omhand för sent (kan också beskrivas som ett taktproblem där rätt resurser finns men jobbet sker i otakt och möter inte behovet).
• Variationsproblem: Inflödet växlar mellan små och stora volymer, eller variationer av arbetstakt per aktivitet mellan kompetenserna.
• Kapacitetsproblem: Det saknas resurser (personal, lokaler, utrustning etc.)
• Kompetensproblem: Kapaciteten finns, men det saknas viss kompetens vilket skapar flaskhalsar och fördröjningar.
• Andra typer av problem.

Självskattningsformuläret innehåller frågor som tydligare ska visa utgångspunkten för den egna verksamheten och vilka förbättringsåtgärder som behövs, kopplat till strategi 2.

Självskattningsformulär strategi 2- Omsätt förståelse för planer (PDF) Pdf, 27 kB.

Om du vill veta mer

Metoder och verktyg

Region Jönköpings län

Region Jönköpings län har flera verktyg och metoder som kan användas ni behöver omsätta förståelse till planer.

• Balansräknaren, Region Jönköpings län
• 5P som är en metod för kartläggning , Region Jönköpings län
• Kapacitet och produktionstyrning för att matcha behov och kapacitet, Region Jönköpings län

Lästips

Kloka Kliniska Val -för en förbättrad hälsa och sjukvård, Svenska Läkaresällskapet

Positionspapper; patient- och brukarmedverkan

Personcentrerat förhållningssätt

Att mäta och planera för en välfungerande sjukvård, Region Jönköpings län