6. Skapa hållbar utveckling av tillgänglighet

Förmodligen har alla varit med om att viktiga fokusområden snabbt nedgraderas när något annat blir prioriterat. Tillgänglighet är en av hälso- och sjukvårdens mest prioriterade områden eftersom vården inte kan erbjuda åtgärder och behandlingar om invånarna inte har tillgång till vårdsystemet i rätt tid som första steg. När ett utvecklings- och förbättringsarbete har påbörjats på systemnivå är det viktigt att ha kraft och tålamod att kontinuerligt bibehålla en ständig förbättring av arbetssätt för att nå uppsatta mål. I grunden handlar hållbarhet om att på organisationsnivå bygga in reflektion och lärande.

I en högteknologisk och vetenskapsbaserad verksamhet är förändring normalt. Sjukdomar som inte kunde botas för några år sedan finns det idag effektiva behandlingar och läkemedel för. Därför är det viktigt att ompröva vårdprocesser utifrån nya kunskaper och erfarenheter.

Ompröva även planerna för volymer av typ av aktiviteter som ska utföras och kapacitetsunderlagen så att de matchar nya eller förändrade vårdprocesser, utifrån bättre tillgänglighet och ett vårdinnehåll som harmoniserar med kunskapsstyrningen.

Här kan en tydligt utsedd processledare övergripande ansvara för kvalitet och resultat, genom att säkerställa evidensbaserad praktik, utfall i nationella patientenkäter och bra flöde så att det leder till god tillgänglighet.

Delarna i ett system påverkar och är ömsesidigt beroende av varandra. Om en del i systemet förändras kommer det sannolikt påverka förutsättningarna för någon annan del. Detta tvingar ofta fram en förändring i andra delar av systemet, som i sin tur förändrar förutsättningarna igen för den första förändringen, som kan tvinga fram en ny justering i en aldrig upphörande loop. De delar som berörs behöver inte heller alltid beröras samtidigt. Det gör det i princip omöjligt att tänka på allt i planeringen av en förändring. Det är lika viktigt att följa upp vad som händer i interaktionen mellan delarna som inom delarna. Ett feedbacksystem som identifierar effekter på alla systemnivåer är bra. Detta för att fånga och hantera tillfälliga och fördröjda effekter – även de som inte kunde förutses. Med lärdomar från vad som sker i verkligheten blir det förhoppningsvis lättare att våga ompröva fattade beslut och valda strategier. Att våga misslyckas blir en del av förutsättningarna för lärande.

En annan aspekt på helhet och delar är suboptimering, vilket innebär att man optimerar en uppgift ur en aspekt men att denna lösning inte är optimal sett ur ett helhetsperspektiv. Suboptimering kan innebära att man tar tag i och löser delproblem i syfte att snabbt få igång aktiviteter, men som riskerar att själva grundproblemet förblir olöst.

Exempel på suboptimering

• Varje verksamhet försöker utföra sitt uppdrag med så effektiv ekonomi som möjligt, vilket kan vara kontraproduktivt och leda till att kostnader eller andra negativa konsekvenser uppstår i andra delar av hela organisationens ekonomi.
• Man gör ett IT-nätverk mycket säkert, men samtidigt så begränsat att det försvårar för personalen att använda det.
• En inköpsavdelning köper in stora mängder varor och material för att få ner styckepriset. Materialet kan dock inte användas i produktionen så snabbt vilket orsakar lagerhållning, ökad administration och kanske att de åldras. Lärandet kring vad som händer är viktig, och genom att följa upp och analysera genomförda förändringar är det möjligt att se om de inneburit försämringar för någon annan verksamhet. Farhågebaserade balanserande mått fungerar ofta bra som underlag för att analysera förändringar och kompletterar de mer förhoppningsstyrda indikatorer som de som ligger bakom utvecklingen brukar lyfta fram.

Ett systematiskt förändringsarbete baseras på att arbetet planeras och att de förändringar som testas i liten skala och PDSA följs upp och analyseras. Verktyget PDSA (Plan, Do, Study, Act) fungerar bra vid kvalitets- och förbättringsarbete i en organisation. Verktyget är en iterativ cykel. I den första fasen har ett problem identifierats i verksamheten och man planerar för en lösning. När detta är gjort inleds andra fasen där lösningen genomförs i liten skala. I tredje fasen studeras och analyseras effekterna av den lösning som man tillämpat och i den sista fasen agerar man genom att förkasta idén, justerar den eller låta fler prova. För varje varv byggs ett vidare lärande kring vad som fungerar och inte.

PDSA kräver, förutom kunskap om själva systematiken, att det finns utrymme för att stämma av och analysera hur det går i förändringsarbetet. Det handlar om att ge tidsutrymme på befintliga möten för att diskutera huruvida det som är sagt har blivit gjort och diskutera utfallet av eventuella förändringar för att skapa gemensam förståelse kring vad som kan ha bidragit till resultaten – positiva som negativa. De bidragande faktorerna är underlag och ingångar till den fortsatta utvecklingen. Om testade förändringar visar positiva resultat behöver strukturer skapas för att skala upp det som fungerar och förhindra återgång till föregående arbetssätt. Annars riskerar förändringen att hanteras som en test eller ett projekt även efter att utvärderingen är gjord. Lärdomar behöver alltså också hanteras på ett systematiskt sätt, gärna med PDSA. Följ upp viktiga parametrar och planera för att prova lösningarna i större skala för att ta reda på om konceptet även fungerar storskaligt.

Självskattningsformuläret innehåller frågor som tydligare ska visa utgångspunkten för den egna verksamheten och vilka förbättringsåtgärder som behövs, kopplat till strategi 5.

Självskattningsformulär strategi 6 - Skapa hållbar utveckling av tillgänglighet (PDF) Pdf, 27 kB.

Om du vill veta mer

Metoder och verktyg

Från Region Jönköping

Processorienterat arbetssätt

Hållbarhet i förbättrings- och utvecklingsarbete

Utbildningar

IHI open school, Institute for Healthcare Improvments

SKR:s utbildningar och utvecklingsprogram för bättre tillgänglighet

Förändringsledning och leda förändring i komplexa system - ledarskapsstöd Nära vård

Lästips

Böcker av Peter Senge, forskare i organisationssystem:

• The Dance of Change: The challenges to sustaining momentum in a learning organization
• Femte disciplinen

Filmtips

En kort film för att illustrera blindhet för dynamiska händelser.

Inattetional blindness for dynamic events, The monkey business illusion, Youtube