GDPR och folkbibliotek

• Se över vilka uppgifter som biblioteket efterfrågar och samla bara in de uppgifter som är nödvändiga:
  De (uppgifterna) ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas.
  Artikel 5, dataskyddsförordningen
• Den som ansöker om biblioteks-/lånekort ger biblioteket rätt att använda personuppgifterna för att hantera utlån. Det ska vara tydligt i avtalet vad personuppgifterna ska användas till. Enklast görs det via ett avtal som skrivs under av den som ansöker om biblioteks-/lånekort.
  

Den information som ska lämnas av biblioteket i samband med lånekortsansökan är delvis annorlunda jämfört med dagens lagstiftning. Biblioteken måste uppdatera sin allmänna information till registrerade låntagare enligt artikel 13 i GDPR:

Förordningstexten, Artikel 13, Integritetsskyddsmyndigheten

Informationen enligt artikel 13 kan skickas hem till låntagarna eller mejlas. Något nytt avtal behöver inte undertecknas.

• Att det är tydligt för en person som ansöker om biblioteks-/lånekort att personuppgifterna finns tillgängliga i alla de kommuner som samarbetet omfattar. Samtliga kommuner i samarbetet ska räknas upp i det avtal som skrivs på av låntagaren.
• Varje enskild kommun ansvarar för sin del av registret, det vill säga de låntagare som är folkbokförda i den enskilda kommunen. Någon gemensam nämnd för att hantera personuppgifterna behövs inte, men samtliga dataskyddsombud i de kommuner som ingår ska ha kännedom om samarbetet.

Den här frågan angränsar även till Offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Vid ansökan om lånekort blir man genom avtalet samtidigt kund/låntagare hos alla samverkande kommuner. Men eftersom det fortfarande är olika huvudmän – och därmed olika myndigheter – så sker hela tiden ett utlämnande om uppgifter mellan huvudmännen. Detta ska regleras i avtalet för att det ska vara korrekt, det vill säga ett medgivande om att uppgifter lämnas till övriga kommuners personal.