Publicerad 24 oktober 2024

Upphandlingsdokument, krav

Den upphandlade myndigheten styrs av nationella krav som lagar och föreskrifter samt lokala mål och riktlinjer som beskrivs konkret i krav, upphandlingsdokument och avtal.

Arbeta fram ett upphandlingsdokument

Upphandlingsdokumentet är det underlag som den upphandlande myndigheten ger leverantörerna. Det ska innehålla samtliga handlingar för upphandlingen.

  • Identifiera mål och behov för det primära upphandlingsobjektet. Dessa tas fram i kategoriplanen om er organisation arbetar kategoristyrt.
  • Identifiera eventuellt sekundära övergripande mål.
  • Om upphandlingen avser samhällsviktig verksamhet behöver relevant nivå på beredskap beaktas, så kallad försörjningsberedskap.
  • Identifiera funktionskrav (ställ frågan varför) - Vilka effekter eller funktioner är önskvärda?
  • Säkerställ kvalitet: detta levereras genom ska-krav och bör-krav.
  • Leverantörens kvalificeringskrav.
  • Planera för hur utvärdering av leverantör och anbud ska ske redan när kraven identifieras och formuleras.
  • Skilj på krav som ska vara uppfyllda vid anbudsutvärdering och vilka krav som ska uppfyllas under kontraktstiden.

Identifiera och utforma krav

Utformning av kraven, hur kraven prövas och på vilket sätt utvärdering sker på det som upphandlas, är helt centrala moment i en upphandling.

För ett bra slutresultat krävs ett engagemang från den verksamhet som har behovet och en kännedom om behov och förväntade effekter. Kraven bör vara:

  • enkla, tydliga och självständiga,
  • ändamålsenliga, relevanta och tillräckligt ambitiösa,
  • förpliktande, uppföljningsbara och realistiska,
  • stimulerande, inriktade på resultat men även struktur och process.

Varje krav bör innehålla:

  • ett motiv för varför krav ställs,
  • kravet som sådant,
  • uppgift om hur anbudsgivaren ska visa att kravet uppfylls det vill säga verifikat eller bevis.

Olika krav, kriterier och villkor i upphandlingsdokumentet

Krav, kriterier och villkor i upphandlingsdokumentet

Kvalificeringskrav

Obligatoriska krav på leverantören.

Kravspecifikation

Krav på leveransen (varan, tjänsten eller entreprenaden).

Tilldelningskriterier eller utvärderingskriterier

De kriterier som ligger till grund för utvärdering av anbuden.

Tillkommande kriterier

Ytterligare kriterier som används vid val mellan två eller flera likvärdiga anbud.

Särskilda kontraktsvillkor

Krav som ställs på leverantören eller leveransen som ska uppfyllas under kontrakts­tiden.


Uppföljning, kontroll och kvalitet

Uppföljning och kontroll är en viktig del i att utveckla och förbättra den upphandlade verksamheten under avtalstiden, men också för att säkerställa att ställda krav i upphandlingsdokumentet (förfrågningsunderlaget) uppfylls .

Motverka korruption

Planera, följa upp och åtgärda

Generella råd

  • Ställ tillräckligt höga krav på leverantören och leveransen för möjliggöra uteslutning av oseriösa anbudsgivare eller okvalificerade anbudsgivare.
  • Förenkla språket i upphandlingsdokumentet och kontrakt.
  • Förenkla anbudsmallar och de verifikat som ska bifogas anbudet. Gör det lätt för anbudsgivaren att göra rätt.

Publikationer

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Karin Peedu
    Upphandlingsstrateg

Kontakta oss

Kontaktformulär SKR








Verifiering * (obligatorisk)
Vi kontrollerar att du är en människa och inte en robot.