- Startsida
- SKR
- Demokrati, ledning, styrning
- Upphandling, inköp
- Upphandlingsprocessen, upphandlingsdokument
- Upphandlingsdokument, krav
Upphandlingsdokument, krav
Den upphandlade myndigheten styrs av nationella krav som lagar och föreskrifter samt lokala mål och riktlinjer som beskrivs konkret i krav, upphandlingsdokument och avtal.
Arbeta fram ett upphandlingsdokument
Upphandlingsdokumentet är det underlag som den upphandlande myndigheten ger leverantörerna. Det ska innehålla samtliga handlingar för upphandlingen.
- Identifiera mål och behov för det primära upphandlingsobjektet. Dessa tas fram i kategoriplanen om er organisation arbetar kategoristyrt.
- Identifiera eventuellt sekundära övergripande mål.
- Om upphandlingen avser samhällsviktig verksamhet behöver relevant nivå på beredskap beaktas, så kallad försörjningsberedskap.
- Identifiera funktionskrav (ställ frågan varför) - Vilka effekter eller funktioner är önskvärda?
- Säkerställ kvalitet: detta levereras genom ska-krav och bör-krav.
- Leverantörens kvalificeringskrav.
- Planera för hur utvärdering av leverantör och anbud ska ske redan när kraven identifieras och formuleras.
- Skilj på krav som ska vara uppfyllda vid anbudsutvärdering och vilka krav som ska uppfyllas under kontraktstiden.
Identifiera och utforma krav
Utformning av kraven, hur kraven prövas och på vilket sätt utvärdering sker på det som upphandlas, är helt centrala moment i en upphandling.
För ett bra slutresultat krävs ett engagemang från den verksamhet som har behovet och en kännedom om behov och förväntade effekter. Kraven bör vara:
- enkla, tydliga och självständiga,
- ändamålsenliga, relevanta och tillräckligt ambitiösa,
- förpliktande, uppföljningsbara och realistiska,
- stimulerande, inriktade på resultat men även struktur och process.
Varje krav bör innehålla:
- ett motiv för varför krav ställs,
- kravet som sådant,
- uppgift om hur anbudsgivaren ska visa att kravet uppfylls det vill säga verifikat eller bevis.
Olika krav, kriterier och villkor i upphandlingsdokumentet
Kvalificeringskrav | Obligatoriska krav på leverantören. |
---|---|
Kravspecifikation | Krav på leveransen (varan, tjänsten eller entreprenaden). |
Tilldelningskriterier eller utvärderingskriterier | De kriterier som ligger till grund för utvärdering av anbuden. |
Tillkommande kriterier | Ytterligare kriterier som används vid val mellan två eller flera likvärdiga anbud. |
Särskilda kontraktsvillkor | Krav som ställs på leverantören eller leveransen som ska uppfyllas under kontraktstiden. |
Uppföljning, kontroll och kvalitet
Uppföljning och kontroll är en viktig del i att utveckla och förbättra den upphandlade verksamheten under avtalstiden, men också för att säkerställa att ställda krav i upphandlingsdokumentet (förfrågningsunderlaget) uppfylls .
Planera, följa upp och åtgärda
Generella råd
- Ställ tillräckligt höga krav på leverantören och leveransen för möjliggöra uteslutning av oseriösa anbudsgivare eller okvalificerade anbudsgivare.
- Förenkla språket i upphandlingsdokumentet och kontrakt.
- Förenkla anbudsmallar och de verifikat som ska bifogas anbudet. Gör det lätt för anbudsgivaren att göra rätt.
Publikationer
Läs vidare
Informationsansvarig
-
Karin Peedu
Upphandlingsstrateg