Stöd för att göra planering, uppföljning, analys och åtgärder

Ett styr- och ledningssystem ska stödja verksamheterna att leverera tjänster som uppfyller medborgarnas behov med de resurser som finns. För att nå resultat måste kommunen eller regionen säkerställa samspelet mellan planering, uppföljning och analys samt åtgärder.

SKR har utvecklat en modell som på en övergripande nivå beskriver planering, uppföljning, analys och åtgärder. Vi kallar den även för Styrsnurran.

Modellen beskriver tre olika delar som kommuner och regioner behöver i ett styr- och ledningssystem. Till varje del finns det olika aktiviteter.

Stöd för planering, uppföljning, analys och åtgärder

Planering

De förtroendevalda bestämmer vilka mål kommunen eller regionen ska uppnå. Målen ska vara tydliga och visa vad medborgarna kan förvänta sig. Det ska gå att följa upp målen, till exempel genom att mäta resultat eller på annat sätt kontrollera att de uppnåtts. De förtroendevalda beslutar också hur mycket resurser som ska användas för att nå målen.

Tjänstepersonerna planerar sedan hur målen ska genomföras. De skriver verksamhetsplaner som beskriver vilka aktiviteter som ska göras och vem som ansvarar för vad. Planeringen innehåller stegen:

• Beskriv uppdrag
• Sätt mål
• Fördela resurser
• Planera aktiviteter

Analys och uppföljning

Det finns många orsaker till att göra en analys. Några vanliga anledningar är:

• utmaningar i verksamheten eller ekonomin
• behov av att följa upp mål
• att beskriva nuvarande läge
• att ta fram underlag för budget, satsningar eller beslut.

En analys görs ofta på uppdrag av en beställare.

Det är ofta beställarna som ger uppdraget till tjänstepersonerna att göra en analys.

Planera arbetet i förväg

Första steget är att göra en plan. I planen ska det stå:

• vem som är beställare
• vem som ska ta emot analysen
• vad som ska analyseras
• varför analysen behövs.

Om arbetet är stort är det bra att också beskriva:

• vilka delar som ingår
• vilka personer eller funktioner som ska vara med
• hur lång tid arbetet kan ta
• vilka resurser som finns.

En tydlig plan hjälper alla att förstå vad som ska göras. Den gör det lättare att samarbeta och minskar risken för missförstånd. Planen visar också hur resultatet ska presenteras.

Ta med flera perspektiv

Oavsett hur stort uppdraget är behöver du ta med olika personer med olika kunskaper och erfarenheter i arbetet. Då blir analysen mer heltäckande.

Analys och uppföljning innehåller stegen:

• Samla information
• Fokusera
• Sök orsaker
• Dra slutsatser
• Föreslå åtgärder

Åtgärder

Åtgärder är nästa steg i Styrsnurran. Det handlar inte om att genomföra åtgärderna, utan om att fatta beslut om dem.

De slutsatser och förslag som du har tagit fram under uppföljning och analys ligger till grund för beslutet. Övergången från analys till beslut om åtgärder kan vara utmanande. Därför är det viktigt med en tydlig och fungerande process mellan dessa steg.

I analysarbetet ingår flera delar beroende på uppdraget. När du går vidare till att fatta beslut om åtgärder är det viktigt att tydligt beskriva:

• Vem som gör konsekvensbeskrivningen och hur den görs?
• Vem som prioriterar åtgärderna och hur det går till?
• Vad som ska ingå i beslutsunderlaget och vem som tar fram det?
• Vem som fattar beslutet om åtgärd?

Beslut om åtgärder kan fattas på olika nivåer, till exempel inom en verksamhet, av högsta ledningen eller av politiker. Det beror på vilken typ av åtgärd det gäller och vem som är berörd.

Oavsett nivå ska underlaget för beslut tydligt beskriva vilka åtgärder som föreslås. Det bör också innehålla en bedömning av vilka konsekvenser åtgärderna kan få och hur viktiga de är i förhållande till varandra.

När ett beslut är fattat är det viktigt att informera den eller de som har ansvarar för att åtgärden ska genomföras. Det gäller både om åtgärden ska genomföras – eller inte. Att kommunikationen fungerar är viktigt oavsett beslutets innehåll.

Verkstad – att få saker att hända!

Hur når du ett resultat?

Styrsnurran består av tre steg, men det är viktigt att se helheten – verksamheten är det fjärde steget. För att nå resultat måste du arbeta med alla steg tillsammans. Planering, uppföljning, analys och åtgärder behöver hänga ihop. Det måste också vara tydligt när du går från ett steg till nästa. Erfarenheter från olika projekt och nätverk visar vad som är viktigt för att lyckas, till exempel:

• Dialog: Ledning och verksamhet behöver prata med varandra i alla steg.
• Gemensamt engagemang: Alla ska förstå sin roll och sitt ansvar i processen. Varje nivå följer upp och analyserar sitt eget arbete och ger återkoppling till nästa nivå. Verksamheten behöver vara aktiv i alla steg för att skapa delaktighet och hitta de bästa förbättringarna.
• Tydlighet: Alla måste vara överens om vad vi har kommit fram till i varje steg – och veta hur de går vidare. Om det är otydligt riskerar arbetet att stanna upp.

Öppna jämförelser: jämför information om kvalitet, resultat , kostnader inom viss verksamhet