Praktiska tips
Stäm gärna av upphandlingsdokumenten mot följande tips som grundas på praktisk tillämpning av e-handel.
Tidplan för avtalets startpunkt efter tilldelningsbeslut
Ta om möjligt höjd i tidplanen för leverantörens uppsättningsarbete, till exempel för att utforma en anpassad produktkatalog eller en avgränsad webbutik. Ta också hänsyn till att ni själva kan ha interna ledtider för kontroller och uppsättning i systemstödet för e-handel.
Leverantörernas erfarenhet av avgränsade webbutiker och Punch Out
Leverantörer kan ha olika erfarenhet av att utforma avgränsade webbutiker och Punch Out. Därför kan det vara bra att göra en avstämning av hur det ser ut på den aktuella marknaden samt ge tillräcklig tid för leverantörernas uppsättningsarbete. Undersök gärna om, och i sådana fall hur länge, det är möjligt att parkera en varukorg i webbutiken i väntan på en order.
Registrering i Peppols adressregister.
Enligt SFTI:s förslag på krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster ska den leverantör som skickar eller tar emot Peppolmeddelanden alltid göra det via Peppolnätverket. Det innebär att leverantörerna har rätt att förvänta sig att den upphandlande organisationen också kan ta emot och/eller skicka meddelanden via Peppolnätverket. Båda parter måste således vara registrerade i Peppols adressregister SMP för att ta emot aktuella meddelandetyper, till exempel katalog, order, ordersvar, leveransavisering och faktura.
Referenser
Stäm gärna av att leverantörerna använder referenser på fakturan på ett sätt som passar ert flöde. SFTI har en verifieringstjänst där det är möjligt att verifiera aktuella Peppolmeddelanden, till exempel kontrollera att leverantören anger referenser på rätt ställe i Peppolfakturan.
Ordersvar och leverans
Mot bakgrund av den aktuella upphandlingen är det viktigt att fundera över hur och när leverantören ska svara på en order. Det kan också vara bra att precisera minimikraven på innehållet i ordersvaret, men att inte ställa för höga krav. Utformningen av ordersvaret kan också ske i dialog med den tilldelade leverantören.
Den standardiserade Peppolordern omfattar ett ordersvarsmeddelande som returneras till systemstödet för e-handel. Den leverantör som tar emot en order via en leverantörsportal kan också skicka ett ordersvar via den. Om leverantören får en order via e-post behöver svaret skickas på något annat sätt. Ett förslag är att svaret i dessa fall ska skickas via e-post till beställaren.
Ett ordersvar kan exempelvis innehålla information om att ordern är mottagen och hanteras hos leverantören. Om något i ordern inte finns i lager och inte kommer att kunna levereras kan ordersvarsmeddelande skickas med struken artikel. Vikter kan uppdateras till den faktiska vikt som kommer att levereras, exempelvis beställd kvantitet 7 kg, och uppvägd vid leverans 7,1 kg. Detta kan underlätta vid fakturamatchning.
Leverantören kan eventuellt behöva uppdatera sitt ordersvar. Vid en väldigt kort svarstid, om upphandlande organisation snabbt vill få information om att ordern är mottagen och hanteras, kan det finnas skäl för att ge leverantören möjlighet att skicka ytterligare ett eller flera ordersvar med kompletterande uppgifter.
Fundera också över vilken information som behövs i samband med leveransen, hur den ska kommuniceras samt hur mottagarna kommer att stämma av mot ordern. Det finns ett standardiserat meddelande för leveransavisering, men detta är sannolikt inte aktuellt att skicka för den leverantör som har fått en order via e-post.
Vid varuleveranser kan det behövas information på en följesedel, till exempel order- eller beställarreferens, för att kunna återfinna uppgifterna i systemstödet för e-handel. Ställ vid behov krav på att en följesedel ska innehålla [upphandlande organisation] ordernummer och/eller beställarreferens enligt [upphandlande organisationens] anvisningar.
Prisjusteringar
Stäm av att eventuella villkor och rutiner för prisjusteringar fungerar med den aktuella utformningen av e-handeln. Orsaken är att systemstöd för e-handel kan göra automatiska kontroller genom att matcha nettopriser i order som skickas till leverantören med de priser som leverantören sedan anger fakturan. För att minska antalet matchningsavvikelser är det viktigt att produktkataloger och avgränsade webbutiker är uppdaterade när prisjusteringarna träder i kraft, att de hela tiden innehåller aktuella priser.
Om en beställningsprocess hos köparen inleddes precis före en avtalad prisjustering, och därför omfattade de gamla priserna, kan leverantören ha rätt att fakturera det avtalade pris som gällde när ordern togs emot. Därför kan det ändå uppstå avvikelser som beror på att det vanligtvis är två personer inblandade hos köparen innan leverantören får ordern - en person som skapar beställningen och en annan som attesterar den. Om de priser som var aktuella vid beställningen uppdateras innan den hinner attesteras kan avvikelser uppstå vid matchningen.
Felhantering
De villkor i upphandlingen som hanterar eventuella fel och brister i leveransen bör även omfatta e-handel. Överväg behovet av specifika viten till exempel för förseningar vid uppsättningen av e-handel.