3. Katalog med varor eller tjänster
E-handel med stöd av katalog (elektronisk produktkatalog) är lämpligt för varor eller tjänster som kan beställas i form av artiklar med unika artikelnummer. Artiklar i en katalog kan bland annat kopplas till beskrivningar, sökord, bildlänkar samt länkar till information och koder för miljömärkningar och andra certifieringar.
E-handel med katalog inleds med att leverantören skickar en elektronisk produktkatalog till köparens systemstöd för e-handel. En katalog bör endast innehålla upphandlat sortiment och avtalade priser. En upphandlare eller en avtalsförvaltare hos köparen godkänner katalogen innan den publiceras och blir beställningsbar. Beställaren kan sedan skapa en varukorg med artiklar i katalogen. Varukorgen konteras och attesteras av behöriga personer i köparens systemstöd för e-handel, innan den skickas till leverantören som en order.
Redan vid upphandlingen kan det vara lämpligt att tänka igenom hur eventuella uppdaterade kataloger ska godkännas under avtalstiden. Se över processen för att godkänna kataloger i det egna systemstödet för e-handel och hur kommunikationen till leverantören sker i samband med att en ny katalog ska börja gälla.
I den katalogstandard som SFTI rekommenderar finns både uppgifter som är obligatoriska och uppgifter som är valbara men som kan vara bra att ha med för att e-handeln ska fungera optimalt. Exempelvis är inte sökord eller bilder på artiklar obligatoriska, men dessa uppgifter kan underlätta väsentligt vid beställningar. Precisera gärna den önskade artikelinformationen redan vid upphandlingen.
SFTI rekommenderar
Som tekniskt format för katalog rekommenderar SFTI Peppol BIS Catalogue without response.
SFTI Cellstrukturerad mall för katalog
SFTI har tagit fram en cellstrukturerad mall som underlag för att skapa en katalog enligt standarden Peppol BIS Catalogue without response. Mallen kan användas av leverantörer som saknar eget systemstöd för katalogstandarden. Leverantören fyller i katalogmallen och läser in den in i en webbtjänst som skapar standardformatet Peppol BIS Catalogue without response. Därefter kan katalogen skickas till köparens systemstöd för e-handel via Peppolnätverket, alternativt via en leverantörsportal. Katalogen kan även hanteras helt eller delvis av köparen.
Det underlättar för leverantörer om de kan använda samma typ av katalogmall till flera kunder, även om kunderna har olika systemstöd för e-handel. SFTI Cellstrukturerad mall för katalog innebär också fördelar för köpare eftersom hanteringen kan automatiseras.
Systemberoende katalogmallar
Systemstöd för e-handel omfattar ofta enkla mallar för cellstrukturerade kataloger som kan underlätta e-handel. Dock skiljer sig mallarnas utseende åt mellan olika system. Det innebär att leverantörer kan behöva använda ett antal olika mallar. Hanteringen av de ifyllda mallarna skiljer sig också åt mellan systemstöden.
SFTI föreslår att upphandlande organisationer i första hand använder SFTI:s cellstrukturerade katalogmall.
Leverantörsportal
Vissa köpare tillhandahåller ett webbgränssnitt (leverantörsportal) för att mata in eller ladda upp kataloger. För köparen är e-handelsprocessen med en leverantörsportal fortfarande helt digital, men leverantören får en viss manuell hantering.
Kravställning vid upphandling
Villkoren i denna tabell bör ingå om utformningen av e-handeln innebär att leverantören ska ta fram en elektronisk produktkatalog (katalog) som görs beställningsbar i systemstödet för e-handel.
[Text inom hakparenteser] behöver ersättas med aktuella uppgifter för den upphandlande organisationen. Villkoren kan publiceras i löptext i upphandlingsdokumentet.
Förslag på villkor för e-handel | Kommentarer (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|
Leverantören ska senast [vid kontraktets ikraftträdande/inom X efter kontraktets tecknande] kunna skapa och skicka elektronisk produktkatalog (sortiments- och prislista). enligt minst ett (1) av följande alternativ:
| Läs mer om alternativ 1 här, Peppol BIS Catalogue without response. Läs mer om alternativ 2 här, SFTI:s cellstrukturerad mall för katalog. Alternativ 3 kan anges om den upphandlande organisationen tillhandahåller en leverantörsportal med stöd för katalog. Alternativ 4 bör om möjligt undvikas i syfte att generellt underlätta för leverantörer genom att de endast behöver förhålla sig till en enda typ av cellstrukturerad katalogmall. |
Produktkatalogen ska endast innehålla sortiment som omfattas av upphandlingen och visa de avtalade nettopriserna. | Katalogen bör anpassas till det specifika avtalet. |
På begäran av [upphandlande organisation] ska artiklar i produktkatalogen markeras med leverantörens aktuella rangordning. | Villkoret kan vid behov används vid rangordnade avtal. Undersök vilka möjligheter som finns att ange rangordning vid inläsning i systemstödet för e-handel. |
Vid avtalade prisjusteringar ska leverantören skicka en ny produktkatalog senast [x] innan de nya priserna börjar gälla. Leverantören ska vid uppdatering av produktkatalogen säkerställa att priser och övrig information överensstämmer med avtalet. | Ange den tid ni behöver för att internt hantera produktkatalogen. Fundera även över hanteringen av eventuella felaktigheter i katalogen. |
[Ytterligare villkor] | Läs mer under Kompletterande villkor. |