Strategisk upphandling, försörjningsstrategi

Strategisk styrning och ledning i kommuner och regioner är en förutsättning för att uppnå god kvalitet och effektivt resursutnyttjande. Upphandling och inköp är en del i den strategiska styrningen. Strategier för försörjning av varor, tjänster och verksamheter är en del i arbetet.

En försörjningsstrategi innebär bland annat vägval, till exempel egen regi, upphandling eller annan driftform för att säkerställa kommunens eller regionens behov av varor och tjänster.

Det här är strategisk upphandling

En film för dig som har att besluta om upphandlingsfrågor i ditt nämndsarbete. Vilka strategiska inköpsfrågor bör beaktas vid beslut? Hur kan ni i er verksamhet använda upphandling för att nå era mål? Vad finns det för vinster respektive risker med uppföljning av avtal?

Behovsanalys

Hur säkerställer du att det du upphandlar möter framtidens behov och inte gårdagens? Hur får du större träffsäkerhet av resultatet av din upphandling? Genom att tidigt involvera slutanvändaren i upphandlingen säkerställer du att det som köps in motsvarar er verksamhets behov. En omvärldsanalys är viktig att koppla till mål och utmaningar.

Verktyg för att göra en omvärldsbevakning och analys

Upphandlingens mål och inriktning

Upphandlingens mål och inriktning utgår från fullmäktiges beslutade inriktningsbeslut och övergripande mål.
De principer som ska gälla formuleras till exempel i konkurrensplan, upphandlingsplan, upphandlingspolicy och program för uppföljning av privata utförare.

För att kunna arbeta strategiskt med upphandling behöver varje upphandlande myndighet sätta upp mål för vad de vill uppnå med sin upphandling. Formulera både övergripande mål kopplade till verksamhetens strategiska mål och mer konkreta målsättningar för de enskilda avtalen.

Inköp som styrmedel, Upphandlingsmyndigheten

Ledningens stöd

Ledningens stöd och förståelse är en förutsättning för framgångsrika resultat. Detta gäller både den politiska- som tjänstemannaledningen. Den politiska ledningen ger förutsättningarna genom mål och resurser.

Dialogen är en framgångsfaktor

Dialogen är en framgångsfaktor både före och under upphandlingens genomförande, samt under och efter avtalsperioden.

Tidiga dialoger innebär att upphandlande myndigheter träffar möjliga leverantörer, experter och andra aktörer innan upphandlingskraven utformas.

Dialog och innovation, Upphandlingsmyndigheten

Funktionskrav

Om det är möjligt att utforma kraven som funktionskrav ger det utrymme för nytänkande och utveckling. Det möjliggör även utveckling under avtalsperioden. Att ställa onödiga ska krav kan leda till sämre konkurrens och resultat.

Upphandlingsdokument, krav

Uppföljningen är en del i styrningen

Uppföljningen efter upphandlingen blir viktig för att kunna garantera att medborgare och brukare får den verksamhet de har rätt till och att den bedrivs på ett tillfredsställande sätt samt att fel och brister upptäcks.