Viktiga begrepp

Här förklaras och definieras vissa begrepp som förekommer i Mall A, till exempel ärendetyp, komplexitetsnivå, tidsuppskattning och handläggningsmoment.

Ärendetyper

Enligt 12 kap 10 § PBL får en avgift enligt 12 kap 8 eller 9 §§ samma lag inte överstiga kommunens genomsnittliga kostnad för den typ av besked, beslut eller hand­läggning som avgiften avser.

Underlaget ger ett förslag på en indelning i ärendetyper för lov, anmälan och teknisk kontroll. Indelningen följer i möjligaste mån de formuleringar som finns i PBL. När det gäller begreppen nybyggnad, tillbyggnad och ändring avses den definition som respektive begrepp har i 1 kap 4 § PBL.

Ärendetyperna återfinns i taxetabellerna, och i den tidsuppskattning som görs under respektive flik 1–21 i Mall A.

Komplexitetsnivåer

Det är kommunens genomsnittliga kostnad för en typ av besked, beslut eller handläggning som enligt PBL ska återspeglas i avgiften för ärendetypen. I detta underlag bety­der det att storleken på byggnaden eller objektet som den enskilda ansökan avser inte blir avgörande för avgiftens storlek.

Utgångspunkten är i stället att det finns andra faktorer än objektets storlek som påverkar hur komplext ett ärende är att handlägga. I underlaget finns därför inom respektive ärendetyp olika komplexitetsnivåer som bedöms påverka kommunens handläggningstid.

De komplexitetsnivåer som oftast förekommer i underlaget är om åtgärden är planenlig, om den avviker från detaljplan eller om den ska vidtas utanför planlagt område.

Begreppen definieras på följande sätt:

• Planenligt. Den föreslagna åtgärden överensstämmer med gällande detaljplan, gällande områdesbestämmelser, givet förhandsbesked eller sådana äldre planer som ska jämställas med områdesbestämmelser eller detaljplan.
• Avviker från detaljplan. Den föreslagna åtgärden innebär en avvikelse från gällande detaljplan, gällande områdesbestämmelser eller en äldre plan som ska jämställas med områdesbestämmelser eller detaljplan.
• Utanför planlagt område. Den föreslagna åtgärden ligger utanför område med detaljplan, områdesbestämmelser eller sådana äldre planer som ska jämställas med områdesbestämmelser eller detaljplan, och omfattas heller inte av ett tidigare givet förhandsbesked.

Tidsuppskattningar

Enligt 12 kap 10 § PBL får en avgift enligt 12 kap 8 eller 9 §§ samma lag inte överstiga kommunens genomsnittliga kostnad för den typ av besked, beslut eller hand­läggning som avgiften avser.

Kommunens genomsnittliga kostnad för en typ av besked, beslut eller hand­läggning består inom lov, anmälan och teknisk kontroll till allra största delen av nedlagd tid. Den genomsnittliga tiden för olika ärendetyper anges i tidsuppskattningen. Den genomsnittliga tiden för en ärendetyp multipliceras sedan med handläggningskostnaden per timme för att leda fram till avgiften för ärendetypen.

Tidsuppskattningen är också det underlag som kan hänvisas till vid frågor om vad som ligger till grund för avgifterna i taxan.

Det är viktigt att hela tiden vara medveten om att uppgifterna i taxeunderlaget avser genomsnittlig tidsåtgång. Tidsåtgången i det enskilda ärendet har därmed inte någon betydelse för vilken avgift som kommer att tas ut, utan det är genom­snittet för ärendetypen som lägger grunden till hur många timmar handlägg­ningen tar och därmed hur stor avgiften blir.

Tidsuppskattningen är avsedd att kunna göras på erfarenhetsbasis i kommunen. Taxeunderlagets konstruktion förutsätter inte att kommunen har ett system för tidrapportering, men kommunen måste på ett eller annat sätt se till att underla­get bygger på relevanta uppgifter. Har man ingen tidsredovisning, kan exem­pelvis en kortare, koncentrerad studie av nedlagd tid vara till hjälp.

Arbetet med att uppskatta tidsåtgången är till stor del en engångsinsats. Senare ändringar kan göras med mycket mindre arbete.

Andra kostnader än tid

Fasta kostnader som är förenliga med det arbete som avgifterna för taxan ska täcka, det vill säga exempelvis porto och annonsering, räknas in i handlägg­ningskostnaden per timme.

Handläggningsmoment

För att det ska vara lättare att få en överblick över vilka olika moment som utförs under handläggningen av ett ärende, är tidsuppskattningen indelad i ett antal olika handläggningsmoment.

Stämmer det bättre överens med kommunens arbetssätt att definiera handlägg­ningsmomenten på något annat sätt, kan kommunen förstås göra det. Det är summan av tiden för alla handläggningsmomenten som ger avgiften och därmed är viktig­ast, inte exakt hur det enskilda handläggningsmomentet definieras. När kom­munen fyller i tidsuppskattningen är det viktigaste att man internt är konsekvent när man fördelar tid mellan handläggningsmomenten.

Handläggningsmomenten skiljer sig delvis åt mellan olika ärendetyper. Alla handläggningsmoment ingår inte i alla ärendetyper. Rutor som inte ska fyllas med någon tidsuppskattning fylls i med en nolla.

Handläggningsmomenten kan beskrivas på följande sätt:

• Start av ärende: I detta ingår exempelvis registrering, upprättande av ärende, kontroll av in­komna handlingar, fördelning av ärenden.
• Lovprövning: I detta ingår exempelvis inläsning av material, prövning och beslutsfattande, den genomsnittliga tiden för eventuella platsbesök, att skriva beslut, grannehö­rande, remittering och att skriva fram ärenden till nämnden.
• Expediering och kungörelse: Den genomsnittliga tiden för detta utslaget på alla ärenden av respektive typ. De faktiska kostnaderna kan tas med i beräkningen av handläggningskostnaden per timme.
• Tekniskt samråd: I detta ingår exempelvis för- och efterarbete och det faktiska samrådet.
• Startbesked: I detta ingår exempelvis för- och efterarbete och det faktiska startbeskedet.
• Arbetsplatsbesök: I detta ingår såväl för- som efterarbete som det faktiska arbetsplatsbesöket, samt den genomsnittliga restiden till och från ett arbetsplatsbesök i kommunen.
• Slutsamråd: I detta ingår exempelvis för- och efterarbete och det faktiska slutsamrådet, samt den genom­snittliga restiden till och från en byggarbetsplats i kommunen.
• Slutbesked: I detta ingår exempelvis för- och efterarbete och det faktiska slutbeskedet.
• Avslut av ärende: I detta ingår exempelvis rensning, fakturering och arkivering.

Timdebitering

För vissa ärendetyper föreslås avgifter grundade på timdebitering, det vill säga faktisk tidsåtgång. I de fallen behöver kommunen i det enskilda ärendet kunna beskriva hur många timmar som lagts ned på handläggningen.

Sällan eller aldrig förekommande ärendetyper

Om kommunen sällan eller aldrig får in ärenden av en viss ärendetyp, kan man resonera på några olika sätt när man gör tidsuppskattningen.

Antingen kan kommunen göra en bedömning av tidsåtgången för ärendetypen med erfarenhet från likartade ärendetyper och lägga in det i sin taxa.

Om detta inte är möjligt kan kommunen istället ange timdebitering. Stöd för detta måste finnas i taxebestämmelserna (se taxebestämmelserna under rubriken Timdebitering).

Det bör däremot understrykas att detta tillvägagångssätt bör utnyttjas mycket sparsamt. En taxa vars avgifter i allt för hög grad bygger på timdebitering är sannolikt inte förenlig med PBL:s regler om avgiftssättning.