Detaljstyrning ökar den administrativa bördan

Det är många som pratar om att administrationen behöver minska, och mer tid frigöras för att lägga på patienter, elever, brukare, kommuninvånare. Men det blir inte mer än bara prat om vi inte på allvar tittar på vad som ligger bakom den växande administrativa bördan.

Det finns mycket som gör att de administrativa uppgifterna ökar i stället för att minska. Vi påverkas allt mer av riskerna för cyberhot, dataattacker, penningtvätt, välfärdsbrottslighet. Vi ska ha koll på taxonomi, tillgänglighet, GDPR - ja listan kan göras väldigt lång.

Allt fler regelverk ställer alltså krav på mer administrativa uppgifter, mer kontroller, mer uppföljning och mer dokumentation. Det pågår också flera statliga utredningar, inte minst inom socialtjänstområdet, som kommer att öka uppgifterna ännu mer.

Myndigheter håller fast vi riktade statsbidrag

Riktade statsbidrag är en fråga som många kommuner och regioner anger skapar mycket merarbete. Några av de kommuner som är tänkta att ingå som försökskommuner har en stor förhoppning om att få de riktade bidragen automatiskt samlade i en klump. Tyvärr svarar några av de statliga remissinstanserna, bland annat Socialstyrelsen, häpnadsväckande nog ”att samla statsbidragen skulle försvåra myndighetens administration, kommunikation och uppföljning.”

Uppgiftslämnarbördan blir allt större

Många kommuner och regioner uppger också att uppgiftslämnarbördan till staten är stor. Ett exempel är den kostnadsinsamling som Skolverket har fått i uppdrag att göra per skola. Visserligen samlar SCB in kostnaderna för skolorna i räkenskapssammandraget, men nu ska kostnaderna rapporteras på en annan ledd.

Vid insamling vill statliga myndigheter ofta ha detaljerade svar på mycket specifika frågor. Mest fel blir det om den myndighet som behöver uppgifterna har dålig kunskap om hur verksamheten fungerar, och risken för fel ökar ju mer detaljerade frågeställningarna är. Ett skäl till att det blir fel är att kommuner ofta är organiserade på olika sätt och utför uppgifter på olika sätt – och därför kommer frågorna tolkas olika. Bäst blir det om man tar sig tid att intervjua personer som är insatta i sakfrågorna.

Många mål ökar bördan lokalt

En hel del av den en ökade administrationen skapas också av kommuner och regioner. Det beror ofta på att politikerna har olika mål för verksamheterna som inte främst handlar om kärnverksamheten. Det kan vara nog så befogade mål, som miljömål, jämställdhetsmål, kvalitetsmål, samverkansmål och elevhälsomål. När uppdragen landar på region- och kommunledningskontoren kan ansvariga tjänstepersoner vara väldigt ambitiösa och sätta stora delar av verksamheterna i arbete för att se till att de mål som satts upp genomförs på ett ibland ganska tungrott sätt.

Datasystem som inte pratar med varandra

Något som tar mycket administrativ tid i anspråk är krångliga datasystem som många anställda på olika nivåer måste logga in och arbeta i. För personer som är ovana vid systemen kan det ta extremt mycket tid i anspråk och skapa frustration att logga in i ett flertal olika system som alla har sin egen logik, bara för att göra en liten uppgift i varje system. Bättre och färre ingångar i olika datasystem och att systemens gränssnitt bygger på samma logik och kan hämta data från varandra kommer förhoppningsvis kraftigt att kunna minska den administrativa bördan.

Kan man lösa nya uppgifter med befintlig data?

Många pratar om att välfärden ska bli mer datadriven och att bättre beslut kan fattas med bättre underlag. Det bästa vore om dataunderlagen inte behöver kräva mer specialrapportering utan att man på olika sätt kan använda befintlig data på andra sätt än i dag. Som SCB till exempel. De ser över om det går att få ut sysselsättningssiffror med hjälp av arbetsgivarnas rapportering till Skatteverket, i stället för att ringa runt och fråga folk om de har jobb. Ett annat exempel, under pandemin började prognosmakare följa hushållens konsumtion genom att titta på kortanvändning i stället för att samla in uppgifter från exempelvis handeln.

Många pekar på AI som räddaren

Från många håll finns förhoppningar om att AI ska vara lösningen. Många är vi nog som kommer ihåg den rapport McKinsey skrev 2016 om att digitaliseringen skulle minska kostnaderna för sjukvården i Sverige med 25 procent (med 180 miljarder per år) från och med 2025. Digitalisering skulle också innebära bättre vårdkvalitet och kortare vårdköer enligt McKinsey.

Jag kommer ihåg att jag 2016 inte alls hade samma tro på de mirakel digitalisering skulle medföra. Nu pratar många om AI på samma sätt. Jag är ganska säker på att de flesta av oss om några år kommer att använda AI som hjälpreda dagligdags i vårt arbete. Däremot tror jag inte att AI kommer att lösa bristen på arbetskraft och minska den administrativa bördan väsentligt på väldigt många år (om ens någonsin). Med AI kommer nya yrken och nya uppgifter att skapas, och det kommer att vara till stor nytta. Men min bedömning är att administrationsbördan kommer att bestå och risken är att den till och med ökar.

Det låter kanske lite hopplöst, det är det inte. Men vi behöver vara medvetna om att det inte löser sig av sig självt. Ju mer detaljstyrning, desto mer administration. Det gäller på alla nivåer.

Tillit bygger en välfärd att lita på

Förenklad och effektivare administration