Vilken typ av personuppgifter bör respektive bör inte användas i planhandlingar?

Personuppgifter får användas om behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som gäller enligt lag, annan författning, följer av kollektivavtal eller följer av beslut som meddelats med stöd av lag. (2 kap 1§)

Personuppgifter får också användas om behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse som följer av lag eller annan författning, av kollektivavtal eller av beslut som har meddelats med stöd av lag eller annan författning, eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning enligt lag eller annan författning. (2 kap 2§)

Att behandlingen är nödvändig betyder i det här fallet att behandlingen är ändamålsenlig, effektiv och proportionerlig.

Det finns alltså inget hinder för kommunen att i en planhandling använda sig av de personuppgifter som behövs för kommunens myndighetsutövning. I myndighetsutövningen vid planläggning ingår exempelvis att på ett tydligt sätt redogöra för konsekvenserna av ett planförslag eller att återge och bemöta inkomna synpunkter. Det som är viktigt att tänka på vid planläggning är alltså att inte använda personuppgifter i större omfattning än vad som behövs för att fullgöra kraven enligt PBL. I många fall bör det räcka med att ange exempelvis fastighetsbeteckning för att en planhandling ska bli tydlig och begriplig, medan personnamn på fastighetsägare eller andra som lämnat synpunkter inte har betydelse för förståelsen av planen, och därför kan utelämnas.