Tankesmedja i Fyrbodal – för att leda och styra digitalisering självständigt och i samverkan

Att leda och styra digitalisering är en komplex utmaning som ingen kan lösa ensam. Fyrbodals kommunalförbund, ICare4 Fyrbodal, anordnade därför – i samarbete med SKR – en serie tankesmedjor där flera kommuner kunde mötas, lära sig mer och diskutera digital transformation.

Tio kommuner plus kommunalförbundet Icare4 Fyrbodal genomförde under år 2020 tre tankesmedjor/workshops för förtroendevalda och tjänstepersoner. Arbetet leddes gemensamt av iCare4Fyrboda (Uddevalla kommun) och SKR.

Tankesmedjorna var ett pilotprojekt inom ramen för SKR:s digitala kompetenslyft 2018-2020. Totalt deltog 88 personer ur målgruppen.

Varje träff inleddes med att deltagarna fick gemensam inspiration i form av föreläsning. Därefter fick de reflektera, dela erfarenheter och utmaningar i mixade grupper. Sista momentet var en gemensam reflektion inom den egna kommunen för att säkra användbara resultat på hemmaplan.

På grund av pandemin genomfördes de två sista träffarna digitalt.

Bland de tjänstepersoner som deltog fanns kommundirektör, strateger, digitaliseringsansvariga, IT chefer, HR/Ekonomichefer och verksamhetsutvecklare.

Resultatet av tankesmedjorna är svårt att mäta, men deltagarna vittnar om att både dialogen inom den egna kommunen – och mellan kommunerna – var viktig.

Slutsatser

• Digital transformation är en överlevnadsfråga för välfärdsleveransen.
• Digitalisering handlar i första hand om att ställa om arbetssätt och tankesätt – inte om tekniska ”prylar” och infrastruktur.
• Ansvariga behöver reflektera över vilka styrande idéer som finns bakom ledarskap, modeller och metoder. Olika verksamheter behöver olika styrning.
• Förtroendevalda behöver bli mer uppmärksamma på och ta en aktiv roll i strategisk styrning och ledning av digitalisering.

Bakgrund

Att leda och styra digitalisering är en komplex utmaning som ingen kan lösa ensam bakom ett skrivbord – eller genom att tillsätta en expertfunktion. Digitalisering är inget självändamål, utan verksamhetsutveckling som svar på en samhällsutmaning och det finns många olika perspektiv att ta del av, fördjupa och agera utifrån. Dåligt genomtänkta investeringar i digital teknik har kostat verksamheter många miljarder kronor utan att genera motsvarande nytta.

Detta var några anledningar till att Fyrbodals kommunalförbund – ICare4 Fyrbodal – i samarbete med SKR erbjöd ett fördjupat delregionalt kompetenslyft. Arbetet var ett pilotprojekt inom SKR:s Kompetenslyft för att stärka ledningens kraft att styra digital transformation för en smartare välfärd i kommuner och regioner.

En sådan utmaning förutsätter kunskap för att kunna skapa gemensamma bilder och ett gemensamt språk för att beskriva, problematisera och skapa gemensamma lösningar. Tankesmedjorna har varit viktiga arenor för sådana samtal mellan såväl ledande tjänstepersoner och politiker inom som utanför den egna kommunens gränser. Formatet “tankesmedja” gjorde det möjligt att skapa gemensamma bilder som deltagarna kunde reflektera över: "Vad betyder digitalisering i vår kommun? För oss tillsammans?".

Genomförande

• Hur kan vi tillsammans leda en digital smartare vardag och transformation?
• Vilka grundläggande förutsättningar krävs?
• Kan vi samverka med andra för att göra varandra bättre?

Med dessa frågor i fokus genomförde SKR i samarbetade med ICare4 Fyrbodal tre tankesmedjor/workshops under 2020. Tack vare ett aktivt arbete av koordinatorn Angelica Hafström och ett stort lokalt nätverk deltog totalt 88 förtroendevalda och ledande tjänstepersoner från kommunerna Lysekil, Dalsed, Munkedal, Mellerud, Bengtsfors, Tanum, Åmål, Uddevalla, Vänersborg, Trollhättan plus kommunalförbundet Icare4Fyrbodal. Bland tjänstepersonerna fanns kommundirektör, strateger, digitaliseringsansvariga, IT chefer, HR/Ekonomichefer och verksamhetsutvecklare.

SKR bidrog till arbetet genom att hålla i planering, kontraktera forskare och avancerade praktiker som föreläsare och ta fram inspirerande exempel från andra kommuner. Processen faciliterades av konsult Martin Sande, Dialogues.

Tre heldagar för inspiration och stöd

Samtliga tankesmedjor omfattande ett heldagsprogram för att inspirera, hjälpa och stödja ledande tjänstepersoner och politiker utifrån huvudfrågan “Hur kan vi leda för en smartare digital vardag och transformation?”. Planen var att ha tre fysiska träffar med mellan 50-90 deltagare under våren 2020. Det första träffen genomfördes som planerat, men på grund av pandemin genomfördes övriga två träffar digitalt i september respektive oktober 2020.

Varje tankesmedja hade ett tema:

• UTBLICK Digitalisering & demokrati
• INBLICK Digitalisering & arbetssättsinnovation
• TILLSAMMANS Digitalisering & samverkan

Reflektion över kommungränser

Varje träff inleddes med gemensam inspiration för att sedan reflektera, dela erfarenheter och utmaningar med varandra i mixade grupper. Varje träff avslutade med kommunvis reflektion.

Flera kommuner hade sedan tidigare upparbetade samarbeten att utgå ifrån och berätta om. Andra fick upp ögonen för olika alternativa och tänkbara gemensamma vägar för att möta lokala utmaningar.

Redan efter det första mötet i februari 2020 uttryckte deltagarna värdet att kunna ses och tänka tillsammans över gränser. De menade också att de efter träffen tydligare såg digitalisering som stöd för verksamhetsutveckling än som ett mål i sig.

Följeforskning på plats

Arbetet följdes av universitetslektor Elisabeth Frisk vid Handelshögskolan i Göteborg som samlade in uppgifter från deltagarna via enkäter i anslutning till samtliga möten. Två citat från hennes studie fångar tonläget:

”Denna dag har satt igång en process som förflyttar sig från tekniska lösningar till strategiska”

och:

”Vi måste börja med att ha detta högst upp på agendan och några nyckelpersoner i detta”.

Deltagarna har i intervjuer och genom sina enkätsvar tydliggjort att det finns behov av kunskap, nytt ledarskap samt förändringsförmåga.

Coachande ledarskap och stegvis beslutsprocess

Under samtal och i sina enkätsvar lyfte de några viktiga punkter för att möjliggöra digital transformation:

• Det behövs kunskap som skapar förutsättningar till att genomföra digital transformation. Hur bedriva ledarskap i informationseran, hur skapa arbetssätt som möjliggör samarbete och samverkan, hur bedriva förändringsarbete där tänkande och handlande hänger ihop, samt hur bedriva projekt och projektfortfolio.
• Ett coachande ledarskap som använder styrmodeller med helhetstänk och interaktivitet. Exempelvis, tydliggör verksamhetens strategi, målsättningar etc. Inför interaktiv styrning som ger ökad samverkan och samarbete, en lärande organisation, och förutsättningar för innovation.
• En beslutsprocess som hanterar komplexitet skapar förutsättningar för att kunna hantera komplexa beslut ändamålsenligt bör beslutsprocessen innehålla flera steg; öka insikten genom kunskap och säkerställ att rätt saker görs, skaffa ytterligare kunskap, designa lösningar som motsvarar behöv, testa och välj en lösning som sedan följs upp.

Framgångsfaktorer

Resultatet av de tre tankesmedjorna är svårt att mäta i siffror. Uppföljningen visar att deltagarna uppfattade dialogen och relationsbyggandet inom den egna och mellan kommunerna som viktig.

En ledande förtroendevald menade att digital transformation är ”en överlevnadsfråga för välfärdsleveransen. Vi har tagit alltför lätt på den strategiska styrningen och behöver vässa vår beställarkompetens”.

Samma person menade också att tankesmedjorna tveklöst har varit till nytta: ”Vi har börjat kunna prata samma språk hur vi kan rusta oss tillsammans”.

En hög tjänsteperson som deltog på samtliga träffar menade att ”tankesmedjorna skulle gjort mer nytta för oss tjänstepersoner om vi hade gått djupare och fokuserat mera på praktisk samverkan mellan oss mindre kommuner”.

Samma person framhöll också värdet av att de förtroendevalda ”kliver in på banan och ser sin roll i strategisk styrning och ledning av digitalisering”. Det handlar om att ställa om arbetssätt och tankesätt och att leda förändring kräver rätt sorts resurser.

Ett urval av deltagarnas insikter och resultat:

Vad krävs av ledningen?

• Vi behöver arbeta mer strategiskt och samverka mer.
• Det behövs ett helhetsperspektiv, digitalisering är dyrt.
• Det behövs både en nationell plan – och samverkan inom Fyrbodal.

Hur kan nyttorealisering underlätta?

• Det behövs en verktygslåda med metoder för olika typer av beslut.
• Det finns en övertro på metoder – törs vi tänka själva?
• Förändring är svårt och många vill inte ändra sitt arbetssätt.
• Vi måste komma vidare efter våra pilotprojekt.

Hur kan vi samverka i Fyrbodal?

• Det behövs politiska beslut med finansiering.
• Alla behöver inte uppfinna hjulet, vi måste lära av varandra.

Fördjupning

Hur kan vi leda för digital transformation? Från traditionellt ledarskap till samarbete, av Elisabeth Frisk, universitetslektor vid Handelshögskolan i Göteborg, 2021.

Martin Sande
Konsult
Dialogues martin.sande@dialogues.se

Angelica Hafström
Innovationsutvecklare
Uddevalla kommun
angelica.hafstrom@uddevalla.se