Stöd för digitala nämndmöten och styrelsemöten

Karlstads kommun har under april 2020 genomfört samtliga sina nämndmöten och styrelsemöten digitalt. Fokus har varit att säkerställa att politiska möten har kunnat genomföras med människan i fokus. Därför har vi tagit fram stödmaterial i form av talmanus, användarinstruktioner mm och tolkat juridik, utvärderat olika tekniska lösningar och leverantörer samt utbildat och anpassat informationsmaterial gällande hur ett digitalt möte skiljer sig från ett fysiskt möte.

Bakgrund

Coronapandemin har skapat behov av att upprätthålla de demokratiska processerna på distans.

Digitala möten är i sig ingen nyhet, utan utmaningen har varit, hur ett politiskt möte på distans genomförs, där rådande lagstiftning efterlevs samtidigt som det skapar en positiv upplevelsen för mötesdeltagaren. I rådande situation har även tidsfaktorn varit en avgörande parameter där Karlstads kommun har gått från beslut på införande på två och en halv vecka.

Utöver de juridiska förutsättningarna har Karlstads kommun tagit utgångspunkt i grundläggande mänskliga behov där upplevelsen av god arbetsmiljö, professionalism och trygghet har varit viktiga parametrar. Karlstads kommun har därmed inte bara köpt in en ny teknisk lösning utan förankrat och skapa förutsättningar för ett nytt arbetssätt för förtroendevalda samt administrativa personal.

Ett digitalt möte skiljer sig från ett fysiskt möte vilket har inneburit ett förändrat arbetssätt som i sin tur har innebär utmaningar för de människor som har varit del av förändringen. Karlstads kommun har utgått från att människorna ska få rätt förutsättningar och stöd för att kunna genomföra uppdraget och säkerställa den demokratiska processen.

Nya arbetssätt kräver nya instruktioner och utbildningar och i viss mån även ny teknik. Genom att testa genom att göra, engagera och samverka har flera olika delar av organisationen fått djupa kunskaper i hur ett politiskt möte går till. Karlstads kommun har skapat trygghet i den nya situationen och åstadkommit ett förändrat beteende som idag upplevs som mycket positivt av användarna själva.

Genomförande

Med hänsyn till Folkhälsomyndighetens allmänna råd har Karlstads kommun tagit ett tidigt beslut att politiska möten som huvudregel kan genomföras på distans. Karlstads kommuns rekommendation är att ordförande, direktör och sekreterare sitter på samma plats, övriga deltar via länk.

Genom att samtliga deltagare utöver presidiet deltar på distans ökar förutsättningarna för likvärdig hantering av mötesdeltagarna samtidigt som kommunen bidrar till att minska risken för spridningen av coronaviruset.

Genom bred samverkan i kommunen (13 nämnder och 6 bolag) infördes stödet för digitala nämnd- och styrelsemöten. Ett team skapades med kompetenser från juridik, informationssäkerhet, verksamhetsarkitektur, sekreterare, it, kommunikation mm. En riskanalys genomfördes för att identifiera och hantera risker med snabbt införande av distansmöten. Situationen har krävt ett pragmatiskt och lösningsorienterat förhållningsätt utan att göra avkall från säkerhet och juridik.

Stöd för de som genomför mötena har funnits skriftligt, via möten och chatt. De insikter som gruppen fått genom tester, rollspel och utbildningar har gjort att en rad osäkerhetsfaktorer och frågeställningar har kunnat identifierats och hanterats innan distansmöten har påbörjats.

Användarna har fått tydlig vägledning och utbildning i de olika scenarios som kan uppstå i ett politiskt möte på distans. Med förhållningsättet att juridiken är en möjliggörare har stöd i from av anvisningar, instruktioner, talmanus, utbildningar samt teknik varit utformade för att skapa trygghet och att säkerställa att deltagarna kan genomföra möten på distans och samtidigt efterleva de krav som finns på sekretess, politiska förordningar, mötesstruktur och rättsefterlevnad.

Det här har arbetet lett fram till

Karlstad kan numera genomföra nämnd- och styrelsesammanträden med delar av deltagarna på distans. De har möjliggjort att de politiska processerna blir mer motståndskraftiga mot liknande situationer i framtiden.

De viktigaste slutsatserna

• Digitala möten tar mer tid än fysiska möten
• Merparten på länk underlättar en bra möteskvalitet
• Ökad risk för tekniskt strul ju fler som deltar i möte
• Bra med två datorer för sekreteraren
• Ställ krav på kommunadresser för anslutning (säkerhetsfråga)

Exemplet finns att läsa om i portalen Dela digitalt (för offentlig sektor kräver inloggning)