Skellefteå kommun automatiserar med hjälp av RPA

Skellefteå kommun har fyra automatiserade processer som tillsammans frigör tid motsvarande minst 3,5 heltidsarbetande årstjänster.

Bakgrund– utgångspunkt, syfte, mål

Målet var att bygga ett antal automatiserade processer med RPA-teknik och samtidigt utvärdera teknisk plattform, arbetssätt och möjlighet att bedriva utveckling i egen regi.

Genomförande

Den första processen byggdes av leverantör, andra, tredje och fjärde i egen regi med stöd från leverantör.

Den första delen riggades som ett projekt och genomfördes under 2018. Projektet överlämnades sedan till utvecklingsavdelningen som fick ansvar för att driva arbetet vidare i ordinarie utvecklingsprocess.

Det här ledde arbetet/projektet fram till

• Fyra RPA-processer som tillsammans frigör tid motsvarande minst 3,5 heltidsarbetande tjänster exklusive kostnaden för it och roboten. Processerna är: Registrering av schema, ansökan om arbetsgivarintyg, bokning av vikarier och en process för att göra uppehåll i sin avfallshantering.
• Ett etablerat arbetssätt.
• Samarbete mellan verksamhet, utvecklingsavdelning och IT-avdelning.
• Kostnadsmodell för förvaltning av en RPA-process.

De viktigaste slutsatserna

• RPA är en digital medarbetare och utvecklingsprocessen är i första hand ett verksamhetsutvecklingsprojekt i verksamheten där RPA-roboten ”är anställd”. För ett framgångsrikt långsiktigt arbete behöver roboten och verksamheten utvecklas parallellt.
• Om RPA drivs i egen regi behöver roboten ha arbetsuppgifter dygnet runt för att vara maximalt effektiv. Med andra ord kanske en robot rymmer tio processer och behöver fyllas upp för att vara kostnadseffektiv.
• Kunskapsnivån kring automation i kommunen är generellt låg. Det är viktigt att förklara skillnaden på en robot och klassiska systemintegrationer. Integration innebär att det går att flytta data från en plats till en annan. Det är en uppgift som roboten kan utföra men den kan även handlägga ett ärende.
• För Skellefteå kommun har det varit viktigt att kommunicera syftet med utvecklingen. Att det kommit in en robot i verksamheten handlar inte om att personal fått sparken utan om att frigöra tid i första hand. Men det kan innebära att pensionsavgångar inte återbemannas.