Publicerad 13 augusti 2021

Samverkan och kunskapslyft underlättar digitalisering i Västerbotten

Region Västerbotten har haft siktet inställt på digitalisering sedan flera gemensamma bredbandsprojekt i början av 2000-talet. Nu handlar det om digital transformation. Tack vare flera externt finansierade projekt har regionen och länets kommuner kommit en bra bit på väg. Ökad kunskap, tillit och samverkan är några framgångsfaktorer.

För att öka kompetensen har regionen bland annat genomfört utbildningen Att leda digital förändring med kommunernas ledningsgrupper. Något som väckte ett behov av liknande utbildning för såväl första linjens chefer som administrativ personal.

Efter tjugo års strategiskt arbete är digitaliseringen starkt förankrad i kommunernas verksamhet. Regionens årliga arrangemang Mötesplats Digitala Västerbotten är Norrlands största konferens om digitalisering och lockade drygt 400 deltagare i december 2020.

År 2019 och 2020 deltog SKR med aktiviteter inom projektet Kompetenslyft för ökad digital kompetens hos ledning i kommuner och regioner.

Positiva slutsatser

  • Digital transformation kräver kunskapslyft på alla nivåer – inte minst inom ledningen.
  • En bred utbildning – från högsta ledning till administrativ personal – har lett till gemensam förförståelse och ökat insikten om värdet av samarbete.
  • För mindre kommuner är digitalisering ett sätt att klara verksamheten.
  • Arbetet är förankrat långt ut i verksamheten och Mötesplats Digitala Västerbotten är Norrlands största konferens om digitalisering.
  • En politiskt förankrad Regional digital agenda och utvecklingsstrategin Digitala Västerbotten har bidragit till att regionen har kunnat söka och få externa projektmedel.

Bakgrund

Region Västerbotten omfattar 15 kommuner varav många är små med begränsade resurser. Insikten om digitaliseringens möjligheter började gro i och med projektet IT Västerbotten som inleddes år 1999. Då handlade det om att samverka kring utbyggnaden av bredband.

Efter ett projekt riktat till IT-chefer insåg regionens ansvariga att det var svårt att ”få fart på arbetet”. Det ledde till ett tvåårigt samlingsprojekt – eVästerbotten – med start 2013 och finansiering av kommunerna. Målet var att producera e-tjänster men projektet innehöll även andra aktiviteter. Bland annat besökte projektledaren Lars Eriksson och IT-strategen Magnus Rudhäll kommuner för att prata med ledningen om digitaliseringens möjligheter – och svara på frågor.

– Besöken ledde till insikten att vi behövde jobba mer strukturerat och mer tillsammans, säger Lars Eriksson, före detta IT-chef i Vindelns kommun och sedan 2013 anställd som e-samordnare i Region Västerbotten.

I ett projekt finansierat av regionala 1:1-medel formulerades en Regional digital agenda 2020+ som antogs av regionfullmäktige år 2014. Två år senare kom den första utvecklingsstrategin – Digitala Västerbotten – som i dag sträcker sig över perioden 2019–2023.

Genomförande

Region Västerbotten förde tidigt in ordet digitalisering i sina strategidokument. Något som, enligt projektledaren Lars Eriksson, har underlättat möjligheterna att söka regionala 1:1-medel för att digitalisera verksamheten. En annan framgångsfaktor är att regionens dokument hänger väl samman med nationell strategi och europeiska styrdokument.

Under arbetet med den regionala agendan blev det tydligt att en digital transformering krävde ett rejält kunskapslyft hos såväl politisk som administrativ ledning.

Brist på kunskap begränsar

Förutom Lars Eriksson arbetar ytterligare åtta medarbetare med digitalisering på hel- eller deltid. En av dem är samordnaren Andreas Skog. Han har tidigare arbetat med skolutveckling och poängterar särskilt betydelsen av kunskap och kompetens.

Digital delaktighet och kompetens är också ett av sju delområden i regionens utvecklingsstrategi.

– En verklig förändring kräver att de som beslutar om verksamheten förstår digitaliseringens möjligheter, säger Andreas Skog.

Att leda digital förändring

Inom projektet Digitala Västerbotten genomförde Region Västerbotten därför utbildningen Att leda digital förändring då man bjöd in ledningen i kommun efter kommun för att under fyra halvdagar informera om digitaliseringens möjligheter och samtidigt erbjuda tillfällen att diskutera utmaningarna i att leda digital förändring.

– För många var det första gången hela ledningsgruppen pratade tillsammans om visioner och om ”hur de jobbade” – istället för om ”tekniska prylar”, säger Andreas Skog.

Den första utbildningen hölls i Skellefteå och innan hela satsningen avslutades 2018 utbildades drygt 20 olika ledningsgrupper i 14 kommuner.

I dag är utbildningen obligatorisk för alla förvaltningsledningar i Örnsköldsviks kommun.

Skellefteå har utbildat 200 chefer

Skellefteå har på egen hand utbildat ytterligare 200 chefer inom olika förvaltningar. Ett självklart beslut för kommunchefen Kristina Sundin Jonsson:

– Digitalisering är sedan länge en prioriterad fråga och det räcker inte att arbetet drivs bara av kommunens högsta ledning. För att skapa den medvetenhet som krävs för en verklig utveckling måste alla få möjlighet att medverka. Det rimmar också väl med våra värderingar och vår önskan att vara en attraktiv arbetsgivare.

Fler chefer och medarbetare involveras

Förutom att skapa gemensam förförståelse insåg flera kommuner behovet av att öka kompetensen ute i kärnverksamheten. Något som ledde till utbildningssatsningar i projekten Att leda digital förändring (DIGAD) och projektet (DIGILO).

DIGAD vänder sig till medarbetare inom administration och första linjens chefer i 15 mindre kommuner. Våren 2021 har cirka 800 deltagit i utbildningen.

Projektet DIGILO inleddes i mars 2021 för att öka den digitala kompetensen hos administrativ personal och stödfunktioner i fyra större kommuner samt Region Västerbotten.

Det gemensamma syftet för både utbildning och projekt är att fler personer ska kunna delta i kommunernas digitala transformation.

Kommunchefsberedning och strategiskt råd

Sedan Region Västerbotten bildades år 2019 utgör kommuncheferna en beredning till regionfullmäktige. Våren 2021 inrättas också ett strategiskt råd som i praktiken blir en länk mellan kommunchefsberedningen och den operativa ledningen av den gemensamma plattformen Samverkan Digitalisering.

Enligt direktivet ska rådet “verka för helhetssyn, enkelhet, produktivitet, kvalitet och nytta”. Lars Eriksson menar att det är upp till varje kommun hur den vill organisera sig internt, men Region Västerbotten förordar digitaliseringsgrupper med mandat från ledningen.

Fyra regionala nätverk

Utöver det finns fyra regionala nätverk för kommunala tjänstepersoner; koordinatorer, IT-chefer samt personer med uppdrag att jobba med dels digital transformation, dels e-hälsa.

Något som regionen hoppas ska leda till tydligare beställningar från verksamheten.

– Vi måste prata mer om vad vi behöver leverera för att kommunerna ska få det de behöver, säger han och tillägger att kommunerna har lättare att ta till sig nya lösningar om de är med och formulerar kraven, säger Lars Eriksson.

– Lägger vi ut en e-tjänst måste vi ha en plan för hur vi ska jobba med den internt för att kunna dra nytta av den, säger Lars Eriksson.

Skellefteå driver utveckling av e-tjänster

Utvecklingen av e-tjänster drivs och samordnas av Skellefteå kommun och finansieras genom att andra kommuner har tecknat avtal och betalar för att de tjänster de använder.

– Det är vårt sätt att bidra, menar kommunchef Kristina Sundin Jonsson och betonar styrkan i att arbeta tillsammans.

Hon värdesätter samarbetet med såväl regionen som övriga kommuner och menar att det får ”alla att höja sig”:

– Det är ett givande och tagande men vi kompletterar varandra och alla är måna om att arbeta gemensamt, säger hon och tillägger att det är en utmaning att kommunerna kommit olika långt i sin digitala mognad.

Mötesplats Digitala Västerbotten

Från att vara namnet på ett utvecklingsprojekt är Digitala Västerbotten numera samlingsnamnet för regionens digitaliseringsarbete. Den årliga konferensen Mötesplats Digitala Västerbotten är Norrlands största mötesplats om digitalisering och verksamhetsutveckling. I december 2020 deltog över 400 politiker, tjänstepersoner och andra intresserade för att ta del av aktuella händelser och utbyta erfarenheter.

– Det stora intresset visar att frågan har markkontakt och ett ordentligt fäste i verksamheten, konstaterar Andreas Skog.

Enligt honom har regionen haft draghjälp av kommunernas gemensamma strävan att ”vara lätta att samarbeta med”.

– Den dagen Inera kommer med en automatiserad lösning – då ska vi vara på banan.

Framtidens utmaningar kräver nya lösningar

Att de flesta kommuner är små och har dålig ekonomi har inte bromsat utvecklingen. Tvärtom ser många digitaliseringen som ett sätt att klara framtidens utmaningar. Ett exempel är kommunchefen Karl-Johan Ottosson i Vilhelmina som ofta säger: Det är tjänstefel att inte vara taggad på digitalisering. Om vi ska göra på nya sätt i morgon måste vi lära oss idag.

En framgångsfaktor är att mindre kommuner vill vara med och att de stora är positiva till att samverka. Men för att samarbetet ska fungera krävs gemensam förförståelse och tillit.

– Att vi har samarbetat länge har skapat förtroende både mellan kommuner och mellan tjänstepersoner och politiker, säger Andreas Skog.

Det är tjänstefel att inte vara taggad på digitalisering. Om vi ska göra på nya sätt i morgon måste vi lära oss idag.

Öppet och prestigelöst arbetsklimat

– Tidigare samarbeten har handlat om till exempel en gemensam televäxel. Digitalisering kräver att vi kan samverka även kring strukturer, vision, policies och ledarskap, säger Lars Eriksson och tillägger att det är betydligt svårare.

För att lyckas krävs ett öppet och prestigelöst klimat som bygger på tillit:

– Vi har vågat göra misstag – och vi kommer säkert att göra det igen.

Lars Eriksson konstaterar också att kommunerna i framtiden kommer att behöva finansiera en stor del av utvecklingen själva. Något som är omöjligt för små och mindre kommuner som saknar förutsättningar att driva frågorna av egen kraft.

Mikael Lindfors (S) är kommunstyrelsens ordförande i Norsjö och håller med:

– Vi är helt beroende av gott samarbete, säger han och tillägger att Skellefteå har tagit ett stort ansvar för att utveckla appar och andra e-tjänster.

Norsjös ekonomiska bidrag per invånare ser han som ”småpengar i förhållande till vad vi får ut”.

Att kommunen ska digitalisera har aldrig varit en politisk fråga även om Mikael Lindfors med tiden har insett att det inte innebär någon besparing för kommunen. Däremot ökad effektivitet och välfärdstjänster som bättre motsvarar invånarnas behov.

– Problemen är att få medarbetarnas tid att räcka eftersom vi har för många system som inte är kompatibla. Målet är att tjänster som är så digitala att det inte behövs någon extra ”handpåläggning”, säger han.

Att införa ett nytt system blir också dyrare för en liten kommun eftersom kostnaden slås ut per invånare.

– Vi blir erbjuda mycket men har bara haft möjlighet och råd att anamma en bråkdel.

Det har arbetet lett fram till – framgångsfaktorer

  • Att skriva in digitalisering i strategin har underlättat att söka och få externa projektmedel.
  • Att regionens digitala agenda – Digitala Västerbotten – hänger samman med såväl nationella som europeiska styrdokument.
  • Regionens tradition av samarbete har skapat tillit och förtroende, vilket är en nödvändig grund för digital transformation.
  • Gemensamma utbildningen – Att leda digital förändring – för hela kommunledningen har skapat gemensam förförstående och ökat efterfrågan på kunskap längre ut i verksamheten.
  • Regionens stora kommuner är positiva till att samverka och de små och mindre vill vara med.
  • Projektet Vägledande principer för e-tjänster och verksamhetsutveckling hjälper ansvariga att utveckla nya tjänster och ta fram digitala strateger.
  • Ett Regionalt strategiråd och Lokala digitaliseringsråd bildas för att utveckla nya tjänster och ta fram digitala strateger.
  • Mötesplats Digitala Västerbotten, Norrlands största konferens om digitalisering, bidrar till lärande, inspiration och acceleration i utvecklingen.

Fördjupning

Regional digitalisering i Västerbotten, Region Västerbotten

Mötesplats Digitala Västerbotten

Lärresurser i projektet DIGAD

Vägledande principer för e-tjänsteutveckling

Filmer från Digitala Västerbotten, Youtube

Region Västerbottens digitaliseringsprojekt

DIGAD

Att leda digital förändring – utbildning för att höja den digitala kompetensen hos personal som arbetar med administration och första linjens chefer i 13 mindre kommuner i Västerbotten samt Arjeplog, Arvidsjaur och Örnsköldsvik. Syftet är att öka deras möjligheter att delta aktivt i den digitala transformationen. Totalt har drygt 800 personer deltagit. Projektet startade 19-01-01 och avslutas 21-07-01.

DIGILO

Projektet ska öka den digitala kompetensen hos administrativ personal och stödfunktioner i kommunerna Umeå, Sundsvall, Örnsköldsvik, Piteå samt Region Västerbotten så att de kan delta aktivt i arbetsplatsens digitala transformation – och framtidens arbetsliv. Projekttid 2021-03-01-2023-02-28.

DIHS – data i det hållbara samhället

Projektet har samlat in aktuell forskning och nya tekniker för öka myndigheters och företags förförståelse för datadriven innovation och Artificiell Intelligens (AI). Projektet genomförde aktiviteter i Umeå och Skellefteå. Projekttid december 2018–oktober 2020.

RegInera

En gemensam regional resurs som i nära samarbete med kommunerna ska säkerställa att Inera erbjuder en tjänsteportfölj som motsvarar kommunernas krav. Målet är både att Inera ska upplevas som en resurs och att kommunerna ska bli bättre beställare. Ett tredje mål är att kommunerna och Region Västerbotten ska öka sin samverkan kring digitala tjänster.

Vägledande principer för e-tjänster och verksamhetsutveckling

Projektet syftar till att förenkla vardagen för medborgares och företags kontakter med regionens myndigheter. Fokus ligger på ett förtroendefullt bemötande och leverans av efterfrågade e-tjänster. Den primära målgruppen är kommunernas ledning, HR/personal och verksamhetsansvariga för publicerade e-tjänster. Sekundär målgrupp är medborgare och företagare.

Bredband 2020+

Syftet med projektet är att minska de vita fläckar som fortfarande finns när det gäller bredband. Målet är att öka antalet möjliga anslutningar för företag och hushåll genom att varje deltagande kommun på lika villkor ges möjlighet att bygga minst ett ortssammanhängande nät längs prioriterade sträckor. Projektet inleddes 2020-03-01 och förväntas avslutas 2023-04-30.

Kontaktpersoner

Lars Eriksson
e-samordnare/Projektledarelars.eriksson@regionvasterbotten.se

Andreas Skog
Samordnare digitaliseringandreas.skog@regionvasterbotten.se

Informationsansvarig

  • Anders Nordh
    Utvecklingsledare

Kontakt

Kontakta SKR

Har du en fråga med anledning av det pågående virusutbrottet?

Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Covid-19 och det nya coronaviruset








Om exemplet

Exempel från
Region
Tidsperiod
Inleddes i början av 2000-talet. Pågår fortfarande.
Verksamhetsområde
Digitalisering

Lärande exempel

SKR:s lärande exempel ska ge konkret hjälp och bidra till verksamhetsutveckling i kommuner och regioner.

Gå till alla lärande exempel