Medborgarpanel hjälper politiker i Piteå att pejla läget

PiteåPanelens drygt 330 deltagare ger kommunens politiker möjlighet att snabbt få en fingervisning om invånarnas åsikt. Enligt Helena Stenberg, kommunstyrelsens ordförande, är dialogen med medborgarna A och O i det politiska arbetet. – PiteåPanelen är viktig eftersom bland annat tekniken gör det möjligt att snabbt stämma av opinionen i en fråga, säger hon.

Piteå kommun startade sin medborgarpanel – PiteåPanelen – år 2009. Syftet var att ge politikerna bättre underlag för såväl planering som beslut. Ett annat syfte var att öka medborgarnas möjlighet att delta i en demokratisk process. Målet var från början att PiteåPanelen skulle ha 200 deltagare och förnyas vartannat år. I dag rekryteras nya deltagare inför varje mandatperiod och panelen har fått fler deltagare i takt med medborgarnas ökade intresse. I januari 2021 deltog 336 pitebor. Under panelens elva första verksamhetsår har deltagarna totalt svarat på 36 frågor och deltagit i 6–7 större fokusdialoger. Några exempel på frågor som engagerat är Kvinnors och flickors hälsa, Översiktsplanen och kommunens flyktingmottagande, bostadsförsörjning och framtida stöd och omsorg.

Med åren har intresset för panelen ökat även bland nämnderna. Vilka frågor som ska ställas beslutas dock av Kommunstyrelsen som ”äger” panelen.

Positiva slutsatser

• Politikerna har fått bättre underlag för planering och beslut.
• Allt fler medborgare vill delta vilket tyder på ett ökat intresse för samhällsfrågor och politik.
• Att panelen har reell betydelse garanteras genom att den bjuds in tidigt, då det fortfarande är möjligt att påverka.
• Alla frågor som ställs till panelen ska vara möjliga att påverka.
• Nämndernas intresse för att ställa frågor har ökat med tiden.
  
• PiteåPanelens svar är ett av många underlag inför politiska beslut.
• Genom panelen får förtroendevalda synpunkter från medborgare som inte brukar dyka upp på träffar.

Bakgrund – utgångspunkt, syfte och mål

Piteåpanelen skapades år 2009 för att på ett enkelt sätt ge kommunens förtroendevalda tillgång till medborgarnas åsikter. Genom att ställa frågor till panelen kan de snabbt och enkelt, i ett tidigt skede, ta reda på vad medborgarna tycker i ett visst ärende. Panelens resultat är ett av många underlag inför ett politiskt beslut.

Panelen är inte bara ett sätt att ta tillvara medborgarnas engagemang. På lång sikt är syftet att skapa och öka invånarnas intresse för samhällsfrågor och politik. Genom kontakten med förtroendevalda har deltagarna i panelen också möjlighet väcka nya frågor.

Helena Stenberg är ordförande i kommunstyrelsen som ”äger” PiteåPanelen och en av dem som bestämmer vilka frågor som ska skickas dit.

Principen är att politikerna frågar, tar hand om svaren och verkställer.

– PiteåPanelen är en del i en stor palett av olika medborgardialoger, säger hon och betonar samtidigt värdet av det personliga mötet med medborgarna och att varje parti måste ha egna medborgardialoger i sina respektive organisationer.

Genomförande

Medborgardialogen i PiteåPanelen kan delas upp i fyra delar:

• information
• konsultation
• delaktighet
• medbestämmande

Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig och beslutar vilka frågor som ska ställas till panelen. Styrelsen kan både ta egna initiativ och hämta förslag från kommunens nämnder. Det vilar också på kommunstyrelsen att sammanställa och rapportera resultaten från dialogen.

För det praktiska arbetet finns ett administrativt stöd i form av en processledare som arbetar med medborgardialog på heltid vid kommunledningskontorets utvecklingsenhet. Sedan 2015 har Anette Christofferson denna tjänst.

Under åren har hon sett hur frågorna har ändrat karaktär, vilket kommunalrådet Helena Stenberg håller med om. Hon minns bland annat ”hur vi i början formulerade frågor i kommunstyrelsen arbetsutskott”.

– Många av de frågorna var i början också kopplade till kommunens ekonomi och årsredovisning. Idag tar panelen ställning i aktuella och konkreta frågor som är viktiga för piteborna, säger Anette Christoffersson.

Hon tillägger också att panelen numera är väl inarbetad och att det finns ett stort tryck från nämnderna att få ställa frågor.

Nyrekrytering inför varje mandatperiod

Från början var målet att PiteåPanelen skulle omfatta 200 pitebor från 16 år och uppåt. Deltagarna skulle rekryteras via två urval;

• Statistiskt urval av 100 medborgare som fick en särskild inbjudan.
• Öppen rekrytering av ytterligare medborgare genom en kampanj med affischer och annonser i dagspress, på bussar, via digitala skärmar på stan, kommunens tidning Värt att veta om din kommun, lokal-TV och via Facebook

Sedan dess har rekrytering via sociala medier blivit allt vanligare och intresset har ökat. I november 2020 hade panelen 336 deltagare. Från att i början byta ut delar av panelen vartannat år, sker den öppna rekryteringen numera inför varje ny mandatperiod.

– Senaste gången valde vi att låta alla som ville delta. Det är frivilligt för panelens deltagare att svara och eftersom alla inte svarar på allt är det bara bra att vara många, säger Anette Christoffersson.

Den som vill kan också anmäla sig i efterhand eftersom några alltid slutar på grund av att de flyttar eller tappar intresset. Alla deltagare svarar inte heller på alla frågor.

Trots förändrad rekrytering har Piteå valt att fortsatt följa ett antal bakgrundsfaktorer för dem som svarar för att på så sätt beskriva representativitet. Kön och åldersgruppering redovisas alltid och ibland även kommundelar.

Media skapar uppmärksamhet

Enligt Anette Christoffersson varierar svarsfrekvensen beroende på frågan, från 60–70 procent till 40–45 procent.

– Intresset beror på hur aktuell frågan är och hur synlig den har varit i media. Det är ju naturligt att ämnet skola oftare lockar föräldrar till skolbarn.

Sedan PiteåPanelen startade har kommunstyrelse inte haft några problem att hitta frågor. Tvärtom. Nämnderna har en uppsjö av frågor, inte minst samhällsbyggnadsnämnden som gärna använder panelen.

Näst på tur står en fördjupad översiktsplan för ett område i staden då deltagarna i panelen kommer att få ge sin syn på serviceboende och grönområden, etcetera.

Eftersom högst fem frågeställningar (oftast 2–4) släpps fram per år är det många som inte når panelen.

– Eftersom vi tar människors fritid i anspråk har vi blivit allt mer noga med vilka frågor vi ställer, säger Anette Christoffersson och tillägger att det inte får bli för ofta eller för mycket,

Medborgare ska också kunna delta på ett enkelt och smidigt sätt och metoderna varierar från att svara på enkäter via mejl eller brev till att delta i särskilda möten och workshops.

När hon nyligen gick igenom förslag som inte släppts upp till panelen konstaterade hon att orsaken oftast var att frågeställaren bara ville kolla läget eller ställde frågan för sent i processen.

– Varje fråga till panelen ska vara möjlig att påverka och medborgarna ska in så tidigt i processen att det finns utrymme att göra det, säger hon och tillägger att panelen aldrig får bli ”pynt”.

Panelen saknar unga och invandrare

Trots ett omfattande rekryteringsarbete är PiteåPanelen inte helt representativ för invånarna i Piteå. Framför allt saknas unga och människor som har flyttat hit från andra länder. Även det faktum att alla deltagare själva har valt att vara med skapar obalans, menar Anette Christoffersson.

När det gäller unga vet hon genom andra dialogformer – "Unga tycker", "Unga frågar", "Unga granskar", "Studenter tycker" och "Unga kommunutvecklare" – att det inte är så stora skillnader mellan ungas och panelens åsikter.

För att få in fler perspektiv i en fråga är panelen ofta ett komplement till andra dialogformer – som workshops och dialogmöten. Vid sådana tillfällen bjuder kommunstyrelsen in personer som representerar den fråga som ska diskuteras.

När det handlar om komplexa frågor genomförs ofta en större Fokusdialog där panelen blir en av flera metoder. Ett sådant exempel är flyktingfrågan. Andra är kommunens framtida stöd och omsorg, bostadsförsörjning, översiktsplanen samt flickors och kvinnors hälsa.

I dialogen om Framtidens stöd och omsorg tillsattes en mindre panel med 15–20 utvalda deltagare. Eftersom många saknade erfarenheter träffades deltagarna tre gånger för att:

• Gå igenom nuläget.
• Formulera utmaningar.
• Titta på möjliga lösningar.

När det gällde frågan om flyktingmottagande rekryterades deltagare från SFI men huvuddelen av dialogen genomfördes i form av möten med grannar och företag som var bosatta och verksamma i de områden där vi öppnade hem för ensamkommande flyktingbarn. I frågan om framtida stöd och omsorg rekryterades deltagare bland annat genom enheten för försörjningsstöd.

Andra kanaler för medborgardialog är medborgarförslag, Synpunkten och kommunens tidning Värt att veta.

Återkoppling via webb och nyhetsbrev

Resultatet av en genomförd panel återkopplas via en särskild sida på kommunens webbplats som är tillgänglig för alla. Varje deltagare i panelen får också ett personligt nyhetsbrev.

– Det innehåller i stort sett samma information som på webben men vi försöker ge det en mer personlig touch, säger Anette Christoffersson och tillägger att nyhetsbrevet behöver ett omtag eftersom det har varit eftersatt det senaste året.

När det gäller frågor om samhällsbyggnadsfrågor finns planer på att återkoppla genom att bjuda in panelen till möte med bland andra stadsarkitekten och politiker.

I slutet av varje frågeställning sker en uppföljning av såväl metod som arbetssätt. Varje deltagare kan ange om hen är intresserad av fortsatt information i frågan. Varje enkät avslutas med kontaktuppgifter till ansvariga politiker, vilken gör det enkelt för deltagarna i panelen att initiera nya frågor.

Alla deltagare i PiteåPanelen får också kontinuerlig information om aktuella frågor i kommunen.

Detta har arbetet lett fram till – resultat

Som i alla dialoger är det svårt att se något exakt resultat.

– Eftersom panelen kommer in så tidigt i processen är det omöjligt att veta hur mycket deltagarnas åsikter har påverkat de politiska besluten. Ingen vet ju exakt vad man tar med sig, men jag är säker på att panelen har påverkat vilka frågor som är viktiga att jobba med, avslutar Anette Christiansson.

Helena Stenberg håller med och refererar till en fråga som kom upp i dialogen Unga Granskar:

– För att få oss att förstå deras vardag i skolan gjorde de en dans som visade problemen med dålig uppkoppling för datorer. Något som väckte oss och så småningom ledde till att alla elever på högstadiet och gymnasiet har en egen dator i dag.

Pandemiåret 2020 har också visat att kommunen måste bli bättre på att nyttja de digitala dialogmetoder som finns.

Framgångsfaktorer

• Ta tillvara medborgarnas engagemang genom att vara flexibel när det gäller antalet deltagare i panelen.
• Fokusera och tänk noga igenom vilka frågor som ska upp till panelen.
• Välj bara att lyfta frågor som verkligen går att påverka.
• Bjud in medborgarpanelen tidigt i processen så att deras röst kan få genomslag.
• Anpassa dialogmetoder utifrån frågans karaktär.
• Komplettera panelen genom att att bjuda grupper som påverkas av frågan.
• Använd fokusdialogerna i mer komplexa frågor.

Fördjupning

Piteåpanelen, Piteå kommun

Anette Christoffersson
Processledare
Piteå kommunanette.christoffersson@pitea.se

Helena Stenberg
Kommunstyrelsens ordförande
Piteå kommunhelena.stenberg@pitea.se