Kommunal samordnad varudistribution på Södertörn har minskat CO2-utsläppen med 88 procent
Samordnad varudistribution på Södertörn har minskat koldioxidemissionerna med 88 procent sedan start genom att optimera och minimera antalet leveranser till kommunens verksamheter. Detta har möjliggjorts genom upphandling av en transportlösning för kommunernas last-mile leveranser.
Sammanfattning
2013 fattades beslut om införande av Samordnad varudistribution som idag är en del av det klimatmässiga utvecklingsarbetet med målsättningen att minska klimatpåverkan. Att införa samordnad varudistribution i åtta kommuner är en komplex uppgift då stora delar av försörjningskedjan och organisationen påverkades.
Idag distribuerar 25 varuleverantörer sitt gods till kommunernas upphandlade distributionscentral som konsoliderar och levererar godset samlastat på dynamiskt optimerade slingor till kommunens verksamheter.
Idag har kommunernas verksamheter möjlighet att få livsmedelsleverans cirka två gånger per vecka och leverans av övrigt gods en gång per vecka. Detta har lett till minskad klimatpåverkan, högre säkerhet runt känsliga enheter samt kända leveransdagar och tider för mottagande enhet.
Bakgrund – utgångspunkt, syfte, mål
I Södertörnskommunerna (åtta kommuner) finns ett framtaget utvecklingsprogram med visionen att ”Leda omställningen till ett klimateffektivt samhälle”. 2013 fattades beslut om införande av Samordnad varudistribution som idag är en del av det klimatmässiga utvecklingsarbetet.
Innan samordnad varudistribution infördes levererade kommunernas varuleverantörer direkt till beställande enhet. I praktiken innebar det att varje enhet kunde få upp till fem-åtta leveranser med lastbil per dag, på okända tider och för vissa enheter även olämpliga tider.
Målsättningen med samordnad varudistribution var och är att minska klimatpåverkan, optimera och därigenom minimera antalet leveranser till kommunens verksamheter, samt öka trafiksäkerheten kring känsliga verksamheter såsom skolor och förskolor. Genom att upphandla ny transportlösning kunde även skarpare krav ställas på drivmedelstyp.
Idag ingår följande åtta kommuner i samarbetet:
- Botkyrka
- Haninge
- Huddinge
- Nacka
- Nykvarn
- Nynäshamn
- Salem
- Tyresö
Genomförande
Införandet av samordnad varudistribution utfördes i projektform då stora delar av försörjningskedjan och organisationen påverkades av den nya distributionslösningen.
Utöver upphandling och införande av nya distributionslösningen (för lokal distribution inom Södertörn) tog även projektet fram nya processer och underlag för; upphandling av varor (lämpliga för lösningen), leverantörsanslutning, beställning av varor, fakturering, samt uppföljning. Första leveransen med den nya distributionslösningen skedde i mars 2015.
Parallellt med införandet av nya distributionslösningen införde även några av kommunerna e-handelsstöd (inköpssystem) för att förbättra förutsättningarna för informationsutbyte mellan köpare, säljare och transportör.
Taktisk plan medför färre fordon och fler fasta leveransdagar
Idag distribuerar 25 varuleverantörer sitt gods till av kommunen upphandlad distributionscentral (DC). När godset anlänt DC sorteras och konsolideras godset innan leverans sker samordnat och samlastat till kommunernas verksamheter. Leveranserna följer en noggrant framtagen taktisk plan vilken innebär fasta återkommande leveransdagar för respektive kommun och verksamhet. De faktiska leveranserna optimeras dynamiskt utifrån den aktuella leveransdagen för att minimera antalet fordon och tillhörande transportarbete. I samband med att bilen avgår från distributionscentralen skickas en avisering (SMS/mail) till mottagaren som via en spårningslänk kan följa leveransen. Efter att leverans utförts kan mottagaren betygsätta sin leverans.
Minskad klimatpåverkan och högre säkerhet
Idag har kommunernas verksamheter möjlighet att få livsmedelsleverans cirka två gånger per vecka och leverans av övrigt gods en gång per vecka. Detta har lett till minskad klimatpåverkan, högre säkerhet runt känsliga enheter samt kända leveransdagar och tider för mottagande enhet.
Sedan augusti 2017 ingår samordnad varudistribution i den ordinarie förvaltningsorganisationen och en Central förvaltningsorganisation (CFVO) är inrättad. CFVO arbetar kontinuerligt med uppföljning, utveckling och kommunövergripande frågor för alla åtta kommuner. Uppföljning sker på olika nivåer både; dagligen, veckovis, månadsvis och per tertial. I varje kommun finns det en lokal förvaltningsorganisation som ansvarar för frågor av kommunspecifik karaktär.
Det här har arbetet lett fram till
Södertörns samordnade varudistribution har resulterat i en 88-procentig minskning av koldioxidemissioner och en dryg halvering av antalet lastbilar som trafikerar verksamheterna.
Nästan samtliga fordon drivs med förnybara bränslen
2019 gjordes en ny upphandling av transportlösningen. Det nya avtalet trädde i kraft 2020 och styr mot fortsatt förbättring genom en incitamentsmodell vilken premierar minskning av koldioxidutsläpp, hög kundupplevd service och god leveransprecision. Idag körs mer än 99% av fordonen på förnybara bränslen (HVO + biogas).
Samordnad varudistribution möjliggör också att kommunernas upphandlingsstrategi är än mer förenlig med kommunernas hållbarhetsstrategi. Denna applicering resulterar i fler avtal, vilket ofta leder till flera varuleverantörer, som utan samordnad varudistribution hade medfört flera leveranser och ökat transportarbete.
Minskade felleveranser
Det går också att konstatera att kommunerna idag har ett bättre och mer sammanhållet register över befintliga och aktuella verksamheter då lösningen kräver noggrann uppdatering av korrekta leveransadresser och kontaktuppgifter. Likaså uppdateras varuleverantörernas register kontinuerligt. Detta leder i sin tur till färre onödiga felleveranser.
I och med en bättre koll på verksamheterna, vart de ligger, vilka tider de har öppet och kontaktvägar finns också större möjlighet att styra leveranserna till tider då färre säkerhetsrisker kan uppstå. Detta gäller främst runt skolor och förskolor men även andra verksamheter.
Medskick till den som tar del av exemplet
- Att införa samordnad varudistribution i åtta kommuner av olika storlek med olika förutsättningar är en komplex uppgift som kräver en kompetent och driven projektorganisation vilket varit en av framgångsfaktorerna. Efter genomförandet konstaterades dock att det skulle varit en fördel om man hade kunnat delat upp projekt i flera mindre delar. Fördelen med det hade varit att varje projektdel lättare kunnat knyta rätt kompetens för den specifika delen av projektet.
- Förstudien måste ta hänsyn till geografiskt område och omfattning (dvs yta, invånare, glesbygd, stad osv). De är också viktigt att se till att förstudien innehåller bra och jämförbara tal för att kunna jämföra innan och efter införandet.
- En nyckelfaktor har varit tydlig kommunikation i ett tidigt skede och genom alla faser av projektet. Projektet var politiskt beslutat och kommunernas ledningsgrupper var de som till en början fick kommunicera och representera projektet. Det blev tydligt vid införandet och vid första leveranserna att de kommuner som avsatte för lite tid på kommunikation generellt hade en större uppförsbacke än de som aktivt hade löpande kommunikation om projektets olika faser.
Kontaktpersoner
Therese Tibell
CFVO samordnad varudistribution på Södertörnlogistik@upphandlingsodertorn.se
Informationsansvarig
-
Victoria Kalén
Handläggare