Publicerad 10 februari 2023

Innovativ samverkan stärker arbetet med fördjupad kontroll av leverantörer

Genom forskning har samverkan utvecklats. En inarbetad myndighetssamverkan mot organiserad brottslighet har hjälpt Helsingborgs stad att rivstarta ett arbete med fördjupad kontroll av leverantörer och underleverantörer. Av 70 leverantörer begärdes mer information in i 40 procent av fallen. 

Sammanfattning

Efter larm om att en leverantör till Helsingborgs stad utnyttjat välfärdssystemet för ekonomisk vinning drogs 2021 ett arbete i gång för att minska välfärdsbrott vid upphandling av tjänster. Tack vare inarbetad myndighetssamverkan fanns strukturer delvis på plats för att snabbt sjösätta ett arbete med fördjupad granskning av leverantörer och underleverantörer för att upptäcka eventuella välfärdsbrott. Genom att börja i skarpt läge med verkliga kontroller av leverantörer skapas struktur för arbetet parallellt med kunskapsuppbyggnad.

Med samverkan inom stadens förvaltningar och med externa aktörer utvecklas nya arbetssätt för staden som helhet, som ska öka medvetenheten om risker och minska brottslighet. Workshops och löpande avstämningar mellan kollegor i olika förvaltningar sprider kunskap, ger möjlighet till utbyten av erfarenhet och skapar synergier. För att finna nya arbetssätt, i en ständigt föränderlig omvärld, tillämpas forskningsbaserade processer för samverkan.

Positiva slutsatser

  • Forskningsbaserade processer stärker nya arbetssätt för samverkan.
  • Arbetssätt och rutiner tas fram genom ”learning by doing”, vilket säkerställer att man inte skapar en pappersprodukt som brister i mötet med verkligheten.
  • Förvaltningsövergripande workshops om regelverk och lagstöd ökar inte bara kompetensen inom respektive enhet utan visar på synergier som kan tas tillvara.
  • Fortlöpande kontakter med Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten samt andra myndigheter och kommuner ger möjlighet att ta vara på andras erfarenheter.
  • En centralt placerad samordnare som utvecklar stadens myndighetssamverkan säkerställer att det finns en ingång för information och frågor.
  • Medarbetare i flera förvaltningar med uttalat uppdrag att arbeta mot brott och felaktigheter gör kommunen till en bra samverkanspartner till statliga myndigheter.

Bakgrund - utgångspunkt, syfte och mål

Efter larm om att en av stadens leverantörer utnyttjat systemet under åren 2020 och 2021 startade staden ett målmedvetet arbete för att minska ekonomisk brottslighet genom att granska leverantörer och underleverantörer. Granskningen byggs på stommen av en befintlig myndighetssamverkan, internt och externt.

En intern utredning hösten 2021 visade att riskerna var särskilt stora inom upphandling. En handlingsplan togs fram och stadsledningen avsatte medel inom budgeten för stadens trygghetssatsning. Målet är att skapa ett system som säkerställer att stadens leverantörer följer lagar och regler och bidrar till den allmänna välfärden. Det bidrar i sin tur till det övergripande arbetet för ökad trygghet och säkerhet i staden. Samtliga förvaltningar ska arbeta mot målet.

Genomförande

Helsingborgs stad samordnar och deltar sedan år 2017 i lokal myndighetssamverkan mot organiserad brottslighet, med bland andra Skatteverket, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Kronofogden, polis och räddningstjänst. Samverkan gav en god grund för att starta arbetet med att skärpa granskningen av leverantörer till staden, genom utbyte av information.

Inköpsenhetens första steg var att intervjua företrädare för Malmö, Göteborg, Ekobrottsmyndigheten, Skatteverket och SKR för att ta del av deras erfarenheter och strukturer för arbetet mot ekonomisk brottslighet. Kontakterna sker fortlöpande som en viktig del i kunskapsutbytet. Våren 2022 började inköpsenheten inom stadsledningsförvaltningen att skissa på en struktur och ett arbetssätt med rutiner, instruktioner och mallar för skärpt granskning av leverantörer. En halvtidstjänst avsattes 2022 för arbetet, som under 2023 växlas upp med fler personer som arbetar med kontroller kopplade till ekonomisk brottslighet.

Olika branscher kräver olika kontroller

Utifrån intervjuerna identifierades behovet av olika kontroller beroende på bransch. En grundkontroll görs av alla företag, men denna kompletteras sedan med fördjupad kontroll för riskbranscher och vid varningssignaler i grundkontrollen. Riskbranscher kan exempelvis vara grönyteskötsel, städ, taxi och flyttjänster.

I grundkontrollen granskas uppgifter från bland annat Bolagsverket, Kronofogden, Skatteverket och företagens revisionsberättelser, samt eventuella anmärkningar i revisionsberättelsen.

Fördjupade kontroller

Större kontroller ska fortsättningsvis göras redan innan avtal tecknas, för att därefter följas upp kontinuerligt under avtalstiden.

I den fördjupade kontrollen tittar man även på leverantörernas användning av ID06-kort, om företaget finns med på Svensk handels varningslista. Man tittar också efter relevanta uppgifter hos Arbetsmiljöverket. Även andra myndigheter, som IVO, kan kontaktas för fördjupad kontroll. Skattekontoutdrag kan även begäras ut vid behov.

Kristina Fägerskiöld arbetar med kontrollerna och ta fram rutiner och arbetssätt och berättar att man under första året har kontrollerat ett 70-tal leverantörer och underleverantörer.

– Vi har stoppat två underleverantörer som inte godkändes för en entreprenad, för att de inte lämnade in efterfrågade uppgifter. Ett utländskt företag hade inte betalat in några arbetsgivaravgifter alls. Då begärde vi in A1-intyg.

Möten och workshops

Utvecklingen av rutiner och arbetssätt sker i samarbete med Avdelningen för trygghet och säkerhet, som finns i stadsledningsförvaltningen. Avdelningen har byggt upp kunskap, bland annat genom ett nationellt pilotprojekt, Municipal, som polisen driver för att kartlägga omfattningen av och riskerna för välfärdsbrott.

Avdelningen håller i fortlöpande möten med andra förvaltningar och ordnar workshops för att sprida kunskap om hur välfärdsbrott kan se ut, och därmed öka möjligheten att förhindra dem. Exempelvis kontrollerar vård- och omsorgsförvaltningen assistansbolag och liknande när avtal ska skrivas. Även inom Vård och omsorg arbetar en särskild handläggare mot felaktiga utbetalningar och granskar leverantörer som en del av kontrollen. Enheten för ekonomiskt bistånd har haft en sådan utredare sedan år 2017.

Alla förvaltningar arbetar mot samma mål

Ett mål är att alla förvaltningar ska vara delaktiga i arbetet mot att kommunala medel används fel och att kommunala avtal eller tillstånd kopplas till kriminell verksamhet.

Ett sätt att visa vikten av samverkan var att låta deltagarna i en workshop följa ett ärende från start till mål och lära sig vad man ska uppmärksamma i varje steg – och vad olika lagar ger utrymme för. Det ger möjlighet för olika förvaltningar att se möjligheter till samverkan och synergier, men också en chans att upptäcka brister.

Dessa workshops för deltagare från staden och samverkande myndigheter ger också bra tillfällen att dela information och kunskap utifrån nationella utredningar och annat utvecklingsarbete inom området. Enheten Trygghet och säkerhet är central för att stadens arbete följer omvärldens utveckling med exempelvis brottstrender och lagstiftning.

Följsamt arbetssätt

Workshoparna är viktiga för förvaltningarnas verksamhetsutveckling mot ett förebyggande arbetssätt, snarare än åtgärder i efterhand när välfärdsbrott upptäckts.

– Vi har tagit hjälp av forskare på KTH som arbetar med systeminnovation och social innovation för att hitta gemensamma principer och förhållningssätt för arbetet, snarare än att spika en viss organisation för samverkan. Frågorna ändras och vi som stad och myndigheter behöver då ett följsamt arbetssätt, säger säkerhetsstrateg Erika Duvner och fortsätter:

– Vi som arbetar på en central funktion med ansvar för att utveckla arbetet kan vara ett stöd till förvaltningar och samverkanspartners. Vi kan exempelvis stötta i juridiska frågor eller hänvisa vidare, så att man inte tappar bollen när det är motigt. Vår roll är att snappa upp goda idéer och fortsätta utveckla arbetet för att minska utrymmet att genom brott ta del av stadens medel.

Central samordnare

Formerna för det fortsatta arbetet kommer att utvecklas löpande. En centralt placerad samordnare för utveckling av stadens arbete med myndighetssamverkan säkerställer att det finns en mottagare av information och frågor.

Andra kommuner, till exempel Göteborgs stad – som har både inköps- och riskanalytiker – kan visa på ytterligare steg att ta. Det viktiga är att hitta arbetsformer som genomsyrar alla stadens förvaltningar.

– Vi hoppas att det ska sprida sig att Helsingborgs stad gör kontroller, så att vi får seriösa leverantörer som lämnar anbud, och säkerställer en sund konkurrens, säger Kristina Fägerskiöld.

Detta har arbetet lett fram till – resultat

Det första årets granskningar av 70 leverantörer och underleverantörer ledde i 40 procent av fallen till att mer information begärdes in. Det var allt från förtydligande om antalet anställda till skattekontoutdrag och A1-intyg. Två underleverantörer godkändes inte, och ersattes av andra.

Erfarenheten är att en större grupp behövs för att göra grundkontrollerna. Det gör att kompetensen finns spridd i organisationen och inte enbart hos ett fåtal individer. Om frågor uppstår eller om det gäller en riskbransch kan en djupkontroll göras direkt av en mindre grupp med mer kunskap och erfarenhet av att göra kontroller.

Arbetssättet och kompetensen ska inte bara finnas hos stadens centrala inköpsenhet och stadens förvaltningar, utan även bolagen. Planen är att under våren 2023 hålla en utbildning för att sprida kunskapen i hela koncernen.

Framgångsfaktorer

  • Erfarenheter från projektet Municipal med Polismyndigheten (NOA) ger en god kunskapsbas för arbetet.
  • Inarbetat samarbete med andra myndigheter möjliggör kunskapsutbyte.
  • Kunskap, rutiner och struktur byggs parallellt, vilket gjord att arbetat kunde sättas i gång snabbt.
  • Central funktion sköter omvärldsanalys inom området välfärdsbrott.
  • Förvaltningsövergripande workshops tillsammans med samverkande myndigheter ger erfarenhetsutbyte.
  • Nya former för samverkan tas fram utifrån forskningsrön.

Fördjupning

Systematisk samverkan för att förebygga, upptäcka och utreda brott

Kontaktperson

Kristina Fägerskiöld
Hållbarhetsstrateg,
Inköpsenheten, Stadsledningsförvaltningen, Helsingborgs stad
kristina.fagerskiold@helsingborg.se

Erika Duvner
Säkerhetsstrateg,
Säkerhet och trygghet, Stadsledningsförvaltningen, Helsingborgs stad
erika.duvner@helsingborg.se

Informationsansvarig

  • Christina Kiernan
    Handläggare

Kontakta oss

Kontaktformulär SKR








Verifiering * (obligatorisk)
Vi kontrollerar att du är en människa och inte en robot.

Om exemplet

Ämne
Upphandling, Välfärdsbrottslighet
Exempel från
Kommun
Tidsperiod
Startade 2022. Pågår.
Verksamhetsområde
Ekonomi

Lärande exempel

SKR:s lärande exempel ska ge konkret hjälp och bidra till verksamhetsutveckling i kommuner och regioner.

Gå till alla lärande exempel