Publicerad 13 augusti 2021

Digitaliseringsrådet håller ihop verksamheten i kommunerna

Kommunerna i Västernorrland har samverkat kring digitaliseringsfrågor i ett drygt decennium. När utvecklingen inte längre kunde bedrivas i projektform bildades Västernorrlands digitaliseringsråd som både gör det lättare för medarbetare att använda digitaliseringens möjligheter samt ökar transperensen och tillgängligheten för medborgare och brukare.

Kommunerna i Västernorrland har samverkat kring digitaliseringsfrågor i ett drygt decennium. När projektet eSamverkan avslutades år 2019 fanns 434 tillgängliga e-tjänster på en kommungemensam plattform. Den 1 januari 2020 bildades Västernorrlands Digitaliseringsråd för att driva och hålla ihop verksamheten.

Våren 2021 driver rådet två stora projekt – Digitaliseringsguiden och Tillgängliga e-tjänster för offentlig sektor. Syftet är att dels göra det lättare för medarbetarna att använda digitaliseringens möjligheter, dels öka transparens och tillgängligheten för medborgare och brukare. Trots pandemins begränsningar följer rådets verksamhet den uppgjorda planen.

Slutsatser

  • Kommunerna i Digitaliseringsrådet har olika ”digitaliseringsmognad”.
  • Kommunernas beredskap avspeglas i politikens förmåga och vilja att lyfta frågan.
  • Alla kommuner behöver vara med för att digitaliseringen ska få genomslag.
  • Små och mindre kommuner behöver mycket stöd för att inte hamna efter.
  • Bra samarbete bygger i första hand på människors vilja, inte på verksamhetsplaner och strategier.
  • Att kommuner växeldrar i olika utvecklingsfrågor är en framgångsfaktor.

Bakgrund

Demografi och kompetensförsörjning är några av de utmaningar som Västernorrlands kommuner står inför. Samtidigt som de måste hantera en alltmer oförutsägbar och komplex omvärld, är budgetunderskott och nedskärningar en del av vardagen. För att klara sitt välfärdsuppdrag behöver kommuner anpassa sig till nya förutsättningar.

Kommunerna i Västernorrland har samverkat kring digitaliseringsfrågor sedan ett drygt decennium. År 2011 gick fem kommuner i Västernorrland samman i projektet Regional Innovativ GIS- och E-tjänst (RIGES) för att ta fram en e-tjänsteplattform. Sedan 2014 har projektet eSamverkan fyllt plattformen med e-tjänster. Yttersta målet var att leverera nytta för medborgarna.

eSamverkan omfattade kommunerna Ånge, Sundsvall, Timrå, Härnösand, Kramfors, Sollefteå, Örnsköldsvik, Hudiksvall samt Nordanstig och efter projektets första etapp fanns cirka 30 kommunspecifika e-tjänster. När andra etappen avslutades år 2019 erbjöd plattformen 434 e-tjänster.

Den styrande principen var att de e-tjänster som utvecklades skulle komma till nytta för så många som möjligt. En lösning med en öppen källkod gjorde det möjligt och våren 2021 används Open ePlattform av närmare 150 svenska kommuner.

När utvecklingen inte längre kunde drivas i projektform föreslog Kommunförbundet Västernorrland ett gemensamt råd som kunde fungera som styrgrupp. Förslaget föll i god jord hos länets kommundirektörer och den 1 januari 2020 bildade de tillsammans med kommunförbundet Västernorrlands Digitaliseringsråd. Rådets uppgift är sedan dess att driva och hålla ihop verksamheten. Våren 2021 består rådet av en representant från varje kommun i Västernorrland plus Nordanstigs kommun.

Genomförande

Jens Danielsson är digitaliseringschef vid kommunledningen i Örnsköldsviks kommun och ordförande i Västernorrlands Digitaliseringsråd.

För att stärka rådets verksamhet har kommunförbundet också inrättat en ny tjänst som samordnare. I samordnaren uppdrag ingår bland annat att stötta kommunerna, samordna och leda utbildningsprocesser, knyta ihop arbetet i nätverk och arbetsgrupper och ha kontakt med akademin och näringsliv.

– Viktiga egenskaper är strategisk kompetens, helikoptersyn och förmåga att se långsiktigt, säger Jens Danielsson som våren 2021 står inför en nyrekrytering.

Rådets kontakter med Inera och SKR sköts naturligt av Peter Carlstedt som, förutom att vara kommundirektör i Kramfors, även sitter i Ineras kommunala beredningsgrupp som bistår ledningen i strategiska vägval utifrån kommunernas behov av verksamhetsutveckling genom digitalisering.

Små kommuner behöver mycket stöd

Eftersom kommunerna har kommit olika långt i sin ”digitaliseringsmognad” poängterar Jens Danielsson en tidig lärdom att små och mindre kommuner måste få mycket stöd för att inte hamna efter.

– Utan att ha dem med är det svårt att rulla ut stora gemensamma lösningar.

Under rådet finns ett e-förvaltningsråd där mycket av ”verkstaden” sker. De har ”örat mot rälsen”, tar fram utvecklingsbehov och äskar externa medel.

Politikens vilja påverkar beredskapen

Under rådets första år har Jens Danielsson rapporterat till kommundirektörerna men vid kommunförbundets senaste årsmöte presenterade han rådets verksamhet även för politikerna.

– Kommunernas olika beredskap avspeglas i politikens mognad och mod att lägga frågan på bordet.

Enligt honom drar organisationen i hans egen kommun – Örnsköldsvik – mot samma mål. Någon han tror kan bero på att man valt att komplettera ledningskontoret med en -+digitaliseringschef.

Kulturen i Digitaliseringsrådet är gynnsam och prestigelös

Som ordförande i Digitaliseringsrådet känner Jens Danielsson stort stöd från kommundirektörerna – även när han tvingas rapportera om problem eller oväntade utmaningar.

– Alla är lyhörda och det gemensamma arbetet är inspirerande och prestigelöst, säger han och tillägger att samverkan i första hand handlar om människorna, inte om verksamhetsplaner och strategier.

Andreaz Strömgren, kommunchef i Timrå, tror på formen och tycker att samarbetet mellan regionala och lokala nivån börjar ”arta sig”.

– Mycket tack vare att vi har tagit fram en intern färdplan som är direkt synkad med den regionala planen.

Ett ekosystem av närhet

Digitaliseringsrådet samarbetar med såväl Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, som Mittuniversitetet och Västernorrlands IT-kluster och innovationshubben Bron där över 90 privata och offentliga aktörer samverkar för mer digital innovation.

Jens Danielsson refererar till ”ett ekosystem av närhet” och menar att samtligas närvaro i Sundvall kortar vägen mellan tanke och handling.

– Digitaliseringsrådet kan lätt bjuda in någon från akademin för att diskutera det senaste inom artificiell Intelligens (AI) och vi kan erbjuda våra kommuner som testbädd när DIGG ska pröva nya nationella lösningar

Två egna stora projekt

Våren 2021 driver rådet två stora projekt: Digitaliseringsguiden och Tillgängliga e-tjänster för offentlig sektor (TEO). Syftet är att öka användningen av de tjänster som finns och att skapa transparens i ärendehantering.

Digitaliseringsguiden

Digitaliseringsguiden ger medarbetare inom offentlig sektor konkret råd om hur de kan använda digitaliseringens möjligheter. Projektet omfattar också träffar med kommunernas verksamheter för att samla in utmaningar och diskutera olika förslag på lösning. Genom seminarier och workshops stärks medarbetarnas förmåga att konkretisera verksamhetens utvecklingsbehov. Digitaliseringsguiden omfattar åtta behov och utmaningar varav Digital utanförskap, Digital skolstart och API strategi är några. Efter projektets slut ska guiden vara en ledande samverkansplattform mellan näringsliv, akademi och tjänstepersoner för verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering. Projektet pågår mellan 2020-01-01 och 2022-02-28 och har en separat projektorganisation och budget med Digitaliseringsrådet som styrgrupp.

Tillgängliga e-tjänster för offentlig sektor (TEO)

TEO ska bidra till att kommunerna i högre grad kan växla upp verksamheten och erbjuda samhällsservice i form av trygga och pålitliga digitala tjänster. Målet är att öka tillgängligheten och digital inkludering så att ingen hamnar utanför. Att det blir så enkelt som möjligt för medborgare och företag att använda och nå den kommunala servicen. Enligt studier av bland andra RISE finns det en stor potentiell besparing i att medborgare kan följa ett ärendeflöde hela vägen. Projektet har en total budget på sex miljoner kronor och pågår fram till 2023-02-28. Hälften av budgeten finansieras av medel ur den Europeiska regionala utvecklingsfonden.

Enligt Jens Danielsson levererar både Digitaliseringsguiden och TEO enligt målen i rådets omfattande verksamhetsplan. Trots pandemins begränsningar lyser det mesta grönt vilket är ett bra betyg.

Pandemin tvingar kommunerna att ställa om

Eftersom pandemin inleddes två månader efter rådets start har rådets medlemmar inte träffats fysiskt på över ett år. Verksamheten har ändå löpt på genom

Digitala möten en gång i månaden plus lunchmöten för reflektion och inspiration. Därtill kommer separata möten med projektgrupperna varannan vecka.

– Gemensamt för alla våra möten är att de ska vara tajta så att vi snabbt kommer framåt, säger Jens Danielsson.

Han konstaterar också att pandemin tvingade kommunerna att ställa om verksamheten för att över huvud taget klara sitt välfärdsuppdrag. Något som drabbat även Digitaliseringsrådet:

– Vi har tvingats anpassa utvecklingsportföljen efter verkligheten och fått prioritera konkreta lösningar här och nu. Ett sådant exempel är att hitta en lösning för e-signering när många jobbar hemma, säger Jens Danielsson.

Digitaliseringsrådet har också saktat in arbetet med att utveckla AI-lösningar. En teknik som alla i rådet är eniga om kommer att få stor påverkan för kommunal verksamhet framöver. Inte minst inom ärendeflödena

Jens Danielsson önskar att rådet hade kommit längre och tillägger att man har ”krattat manegen inför 2021/2022”.

Alla kommuner bidrar till finansiering

För att finansiera rådets löpande verksamhet bidrar varje kommun med en personell resurs som motsvarar 20 procent av en tjänst för att utveckla verksamheten. Utöver det bidrar varje kommun men en summa som beräknas utifrån kommunens storlek. Totalt blir det drygt 1,5 miljoner kronor för utveckling och lika mycket för drift.

– Målet är att även få nationell finansiering genom till exempel Tillväxtverket, säger

Jens Danielsson och liknar Digitaliseringsrådet vid en värmeväxlare där det som pytsas in kommer ut som något mer.

En annan utmaning under det första året har varit att hitta bra underlag för att köpa in specifika kompetenser som saknas.

– Vi försöker täta till det genom att formulera våra behov skarpare, säger han.

Struktur med ansvarsområden

För att dela på det praktiska arbetet har varje kommun som ingår i Digitaliseringsrådet ett specifikt ansvarsområde. Några exempel är kommunikation och upphandling.

– Strukturen är bra men har inte fungerat fullt ut i praktiken eftersom kommunerna har haft svårt att släppa till extra resurser under pandemin.

Något som kommunchef Andreaz Strömgren i Timrå kan intyga:

– Vi har tvingats prioritera operativt arbete med mötesteknik och att få det politiska arbetet att fungera med digitala lösningar. Det har gjort att vi inte har kunnat bidra som planerat med vårt ansvarsområde – kommunikation.

Att växeldra skyndar på utvecklingen

Enligt Jens Danielsson är det en viktig framgångsfaktor att kommunerna har växeldragit i olika frågor.

– De med störst drivkraft har gått före och banat väg, vilket har möjliggjort en snabbare utvecklingstakt.

I arbetet med att ta fram verksamhetsplanen har representanter från verksamheten bjudits in till dialog och varit remissinstanser.

På pappret ska verksamheten i Västernorrlands Digitaliseringsråd pågå under tre år och därefter utvärderas. Men Jens Danielsson är inte orolig inför rådets framtid.

– Vår uppgift är att vara en bas som ser till så att de tjänster som levereras kommer ut och används i kommunerna. För det krävs mer långtgående strategier än vad som ryms inom ett projekt.

Det har arbetet lett fram till – framgångsfaktorer

  • Varje kommun bidrar med en resurs som motsvarar 20 procent av en tjänst för att utveckla verksamheten.
  • Digitaliseringsrådet har en inspirerande arbetskultur som präglats av lyhörda och prestigelösa deltagare.
  • Digitaliseringsrådet ingår i ”ett ekosystem av närhet” med bland andra Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, Mittuniversitetet och innovationshubben Bron.
  • Alla kommuner i Digitaliseringsrådet har ansvar för specifika områden som till exempel kommunikation och upphandling.

Fördjupning

eSamverkan

Digitaliseringsguiden

Kontaktpersoner

Jens Danielsson
Ordförande i Digitaliseringsrådet och digitaliseringschef i Örnsköldsviks kommun
jens.danielsson@ornskoldsvik.se

Informationsansvarig

  • Anders Nordh
    Utvecklingsledare

Kontakt

Kontakta SKR

Har du en fråga med anledning av det pågående virusutbrottet?

Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Covid-19 och det nya coronaviruset








Om exemplet

Exempel från
Kommun
Tidsperiod
Pågår
Verksamhetsområde
Demokrati, Digitalisering

Lärande exempel

SKR:s lärande exempel ska ge konkret hjälp och bidra till verksamhetsutveckling i kommuner och regioner.

Gå till alla lärande exempel