Publicerad 24 februari 2021

Digitalisering i den lilla kommunen - så gjorde Grästorp

Vad krävs för att en liten kommun ska kunna följa med i den förändringsresan som digitaliseringen medför? Det har visat sig att samarbetet med fem grannkommuner har varit absolut nödvändigt för att säkra kompetens och ekonomi i den snabba förändringstakt som digitaliseringen har medfört.

Bakgrund – utgångspunkt, syfte, mål

Det kommer att krävas ett helt nya arbetssätt för att säkra välfärden i den lilla kommunen Grästorp som idag har 5700 invånare. Fram till 2030 kommer antalet medborgare över 80 år att öka med 50%.

Den digitalisering som genomförts de senaste åren i Grästorp har varit inriktade på kvalitetsförbättringar och ökat välbefinnande. För att kunna klara det ökande resursbehovet inom äldreomsorgen och samtidigt bibehålla både personalstyrka och kvalitet behöver fokus ligga på att spara tid och pengar.

Den breda samsyn över partigränserna och omvärldsbevakning gjorde att Grästorps politiker behövde svar på hur den kommunala verksamheten tänkte lösa dessa samhällsutmaningar.

Genomförande

De demografiska utmaningarna i Grästorp orsakade en ökande administrativ börda och en ökad arbetsbelastning som tvingade fram ett helt nytt sätt att tänka och organisera sig. Det gällde från högsta politiker hela vägen ut i verksamheten. Svaret blev en tillitsbaserad styrmodell tillsammans med konceptet Grästorp 5.0.

Grästorp 5.0

Fem principer/ord som tydliggör ett önskat förhållningssätt mellan personal och medborgarna. Avsikten är bland annat att utnyttja personalens kunskap och engagemang för att decentralisera det ständigt pågående förbättringsarbetet. De fem principerna är:

  1. Värdskap
  2. Helhet
  3. Digitalisering
  4. Medledarskap
  5. Innovation

De politiska mötena med verksamheten omformades från att följa procent och antal till att diskutera nivåer och mjuka värden i dialogform. Detta för att minska administrationen i uppföljningsprocesser som sällan ledde till rätt fokus och att sätta fokus på bakomliggande processer och behov.

Samarbete med grannkommuner

När GDPR skulle införas i verksamheten 2018 blev det tydligt att Grästorp inte skulle klara av digitaliseringsbördan på egen hand. Grästorp står inte ensam utan ingår i kommunalförbundet Göliska IT, ett samarbete inom IT-området med fem andra kommuner; Essunga, Götene, Lidköping, Skara och Vara.

Vid årsskiftet 2020/2021 sjösattes det nya verksamhetsstödet som innefattar bland annat kompetens och ansvar kring e-tjänster och automatisering.

Att gå från en ren IT-organisation till mer verksamhetsnära organisation har inte varit självklart och har tagit både tid och energi på många nivåer i organisationen. En gemensam drivkraft har ändå hela tiden funnits hos de inblandade; samarbete är avgörande för att klara av digitaliserings utmaningar oavsett kommunstorlek.

Det här har arbetet lett fram till

Arbetet fortsätter och behöver förstärkas för att få avsedd effekt på lång sikt. Det är inte självklart att tidsbesparingar leder till mindre behov av anställd personal, speciellt inte i en liten kommun. Många eldsjälar har engagerat sig och tagit ansvar, men det är en utmaning att systematiskt ta hand om nya idéer och åstadkomma en varaktig förändring i arbetssättet. Det kräver flera insatser i form av kompetens och konkreta verktyg.

Samarbetet inom Göliska IT har varit en framgångsfaktor, vilket visar sig när sänkningen av driftskostnader redovisas för respektive medlemskommun. Utmaningen framöver blir att minska avståndet mellan, och öka förståelsen för, respektive verksamhet. Det behövs för att åstadkomma lösningar som gör konkreta och påtaglig förbättring.

Det återstår mycket arbete för att anpassa processer, affärsmodeller och organisationer. Då är det viktigt att komma ihåg varför man samarbetar och att det finns tillit inom och mellan kommunerna.

De viktigaste slutsatserna

  • Engagera den yttersta ledningen, politiker och ledande tjänstepersoner, i digitaliseringsarbetet. Det är ett genomgripande förbättringsarbete som kostar både tid och pengar, i betydligt högre grad än man tror.
  • Samarbeta med andra kommuner för att dela på resurser inom exempelvis omvärldsbevakning och juridik. Underskatta inte vikten av att dela goda och dåliga erfarenheter med andra kommuner.
  • Samarbete mellan olika professioner. Tekniker måste förstå verksamhetens behov och tvärtom för att kunna tala samma språk.
  • Ha tålamod.

Fördjupning

I följande filmklipp berättar representanter från Grästorp kommun om hur de ser på vikten av arbetssätt och organisation för att klara utmaningen med digitaliseringen. Filmens längd: 15 minuter. Medverkar gör:

  • Kent Larsson, Kommunstyrelsen ordförande i Grästorp
  • Linda Essseholt-Hermansson, Kommundirektör Grästorp
  • Hans Ekensskär, Verksamhetschef tillika Socialchef Grästorp
  • Linda Björk, enhetschef inom äldreomsorgen Grästorp
  • Viktoria Lehtinen, undersköterska inom äldreomsorgen Grästorp

Kontakt

Tobias Leverin
Projektledare SKR-Modellkommun
Grästorps kommun
0514-58129tobias.leverin@grastorp.se

Kontakt

Kontakta SKR

Har du en fråga med anledning av det pågående virusutbrottet?

Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Covid-19 och det nya coronaviruset








Om exemplet

Ämne
Äldreomsorg
Exempel från
Kommun
Tidsperiod
2018 och gäller tillsvidare.
Verksamhetsområde
Digitalisering, Social omsorg

Lärande exempel

SKR:s lärande exempel ska ge konkret hjälp och bidra till verksamhetsutveckling i kommuner och regioner.

Gå till alla lärande exempel