Publicerad 13 augusti 2021

Digital delaktighet gör kommunen smartare

En åldrande befolkning och många säsongsboende medför utmaningar för Värmdö kommun som behöver jobba hårt för att bibehålla kvalitet och service. Nu är tanken att ett nytt arbetssätt, ökad digitalisering och en högre grad av samarbete ska leda fram till ett "Smartare Värmdö – med stolta och nöjda medborgare genom motiverade och sunda medarbetare".

Digitalisering, nytt arbetssätt och ökat samarbete mellan enheter gör att Värmdö kommun minskar rutinmässig handpåläggning och frigör resurser för medarbetarnas kreativa lösningar. Ett smartare arbetssätt med fokus på lärande och görande. Två nycklar är digitalisering av tjänster och mer internt samarbete.

Med allt äldre invånare och många säsongsboende har Värmdö en demografisk struktur som gör att kommunen behöver jobba hårt för att bibehålla kvalitet och service.

Kommunens nya arbetssätt och de förväntade förbättringarna för både anställda och kommunens invånare sammanfattas i devisen ”Smartare Värmdö – med stolta och nöjda medborgare genom motiverade och sunda medarbetare”.

Verktyget är ett nytt och decentraliserat sätt att planera och utföra jobbet effektivare – och uppnå extraordinära resultat, EOR.

Under 2021 ska det nya arbetssättet sjösättas i hela organisationen. En tillfällig enhet, ”hubben”, har skapats för att leda arbetet med att utveckla den grundläggande digitala infrastrukturen, hand i hand med verksamhetsutveckling och nya arbetssätt, ett arbete som beräknas pågå till 2023.

Slutsatser

  • Konkreta färdplaner och mätbara delmål gör vägen till målet tydligare.
  • Bryt ned processer i konkreta hanterbara delprojekt på verksamhetsnivå.
  • Fokus på görande frigör kreativitet och effektiviserar verksamheten.
  • Mät resultat kontinuerligt för att ta tillvara positiva effekter ­– eller byta spår.
  • ”Stegvis cirkulärt” arbetssätt ger kontinuerlig återkoppling och ökad rörlighet.
  • Tillit och eget ansvar stimulerar medarbetarnas kreativitet och ökar deras delaktighet.
  • Mer dialog mellan enheter skapar möjligheter för samarbetslösningar.
  • Förankra processen genom att kommunicera flitigt, både med personal och medborgare.
  • Utbilda alla, inte bara chefer, så att förändringsarbetet genomsyrar organisationen.

Bakgrund

Värmdö är en skärgårdskommun med 45 000 invånare, men på somrarna mer än fördubblas befolkningen. Många har sommarstuga här men är skrivna på annan ort. Andelen äldre invånare är stor eftersom många flyttar hit efter arbetslivet för en lugn tillvaro i naturskön och lantlig miljö.

Det ställer krav på både kommun och näringsliv, som behöver leverera tjänster och varor i större utsträckning än vad både skattepengar och ordinarie kundunderlag räcker till. Värmdö är en glesbygdskommun – bara ovanligt nära Stockholm.

Fortsätter utvecklingen i samma takt kommer antalet invånare över 80 år att nästan fördubblas till 2027, enligt kommunens egen prognos. Det skulle urholka kassan ännu mer. Politikerna insåg att det inte längre går att jobba som man alltid gjort, utan att det krävs kraftfulla åtgärder för att göra kommunen mer attraktiv för barnfamiljer och vuxna i arbetslivet. De anställde en kommundirektör med visioner.

Genomförande

Att åstadkomma verklig förändring kräver nya arbetssätt och nya sätt att tänka och agera. För att lyckas behövs ett stort och brett engagemang från hela organisationen. Det förklarade Cecilia Lejon när hon intervjuades för jobbet som kommundirektör. Hon hade 17 års erfarenhet som chef inom offentlig sektor, först i Malmö och sedan som förvaltningschef i Trelleborg.

– Vi beslutade att jobba utifrån en modell som bygger på principen THE, The human element, och som används inom idrottspsykologi och industriell produktion. Vi använder den som en metamodell, fylld med väldiga mängder Värmdökompetens. Den går ut på förflyttning i såväl den yttre organisationen – arbetssätt och tekniska lösningar med mera – som i medarbetarnas kompetens, deras vilja och vår gemensamma kultur, säger hon

Tankesättet samlades under devisen ”Vårt smartare Värmdö – ett nytt sätt att vara kommun”. En tillfällig enhet, ”hubben”, skapades för att leda arbetet fram till 2023. Det är navet för att utveckla den grundläggande digitala infrastrukturen, hand i hand med verksamhetsutveckling och nya arbetssätt.

Chef för hubben är Mona Ekesryd, som jobbat med främst IT-frågor under 30 år inom offentlig sektor. Hon är statsvetare i botten och har även bland annat jobbat inom Stockholms stadsmission.

– För mig är det viktigaste hur vi kan bidra till att hjälpa människor, det är min drivkraft, säger hon.

Parallellt med att hubben byggdes upp deltog förvaltningsledningen under 2020 i ett ”träningsläger” för att lära sig det nya tanke- och arbetssättet. Testet permanentades till Akademin, där nu medarbetare på alla kontor – inte bara chefer – utbildas på samma sätt.

Under 2021 ska det nya arbetssättet sjösättas i hela organisationen.

Extraordinärt resultat

Nyckeln i arbetssättet kallas EOR – extraordinärt resultat. Det är ett högt mål, med den ungefärliga innebörden ”ett framtida resultat med avgörande skillnad mot i dag”.

Syftet är att kraftigt minska den tid som läggs på administration där det inte behövs någon handpåläggning, genom fyra typer av insatser:

  • Automatisera arbetsmoment.
  • Förenkla eller förädla arbetsmoment.
  • Sluta att göra arbetsmoment som inte är nödvändiga.
  • Förändra grundläggande förutsättningar som leder till effektivisering inom andra områden, som till exempel informationshantering.

På så sätt används resurserna effektivare vilket ger medarbetarna mer tid att hjälpa invånarna där det personliga mötet och kontakten är viktig. ”Mer pang för pengarna”, som Mona Ekesryd uttrycker det.

EOR-modellen centreras kring en fyrklöver av frågor:

  • Varför genomförs förändringen?
  • Vilket värde vill vi åstadkomma?
  • När ska förändringen genomföras?
  • Hur ska effekterna/värdet mätas?

Helautomatisk helpdesk

Ett exempel på extraordinärt resultat är ett av hubbens egna mål: att skapa en helautomatiserad helpdesk som stöd för arbetet med att minska den administrativa tiden. Det har frigjort resurser så att it-supportens personal kan ägna sig åt mer komplexa ärenden som inte en chattbot kan hantera. En del av personalen har samtidigt kunnat föras över till andra enheter.

– Jag stöttar medarbetare med nyfikna frågor, som ”Hur har du tänkt?” och försöker hjälpa dem att komma ned till det konkreta, det lilla. Att komma in i görandet. Effekten av det du utför är det viktiga, inte att du har en treårig plan, säger Mona Ekesryd.

Stegvis cirkulärt

Arbetssättet läggs om steg för steg, där förbättringar genomförs kontinuerligt utifrån de erfarenheter som görs.

Berörda kontor tar fram en färdplan med slutpunkt för den förändring som ska ske. Från den räknar man bakåt och sätter upp milstolpar. Sedan mäts framåtskridandet, ofta med digitala träffar ungefär en gång i veckan. Varje medarbetare ska lägga 20 procent av sin tid på förändringsarbetet.

– När du jobbar linjärt riskerar alla stora saker att bli en tumme för att man inte orkar hålla ut. Halvvägs kan man inte överblicka vad som hänt på vägen. Ser man i stället på avgränsade delar, stegvis cirkulärt, kan man justera eller lägga om kursen om planerna inte håller, säger Mona Ekesryd.

Förutom henne innehåller hubben digitala strateger, verksamhetsutvecklare, tekniker, en affärsstrateg, en controller och en kommunikatör. Kompetens som saknas eller bara behövs under en kortare tid kan hyras in, men bara tills befintlig personal kompetensutvecklats. Det gäller alla kontor.

Hubbens nyckelroll i förnyelsearbetet finansieras med 25 miljoner kronor under vardera 2021 och 2022. Det sista året, 2023, finansieras med 10 miljoner kronor.

I hubben har varje kontor sin egen verksamhetsstrateg, som stöttar arbetet med de förändringar man vill göra. Tid som frigörs genom effektivisering behöver inte nödvändigtvis användas inom egna enheten, den kan till exempel föras över från skola till omsorg eller tvärtom.

Business case

För att få igång utvecklingsarbetet i de olika kontoren har vart och ett av dem fått i uppdrag att ta fram ett ”business case”. Det är något moment i verksamheten, en tjänst eller administrativ rutin, som kan effektiviseras genom att man gör på något annat sätt än i dag.

– Vi ska skapa ett värde både för medborgare och anställda, genom att hela tiden följa upp det vi gör. Vi ska förenkla, förenkla, förenkla! Det är det som gör skillnad, inte visioner och strategidokument. Vi fokuserar på görandet, det är där som panget händer, säger Mona Ekesryd.

Casen har tagits fram i workshops som hubben haft med kontoren för att fånga upp idéer om hur verksamheten kan effektiviseras. Sedan följs de upp kontinuerligt: Är det fortfarande relevant? Går det att göra på annat sätt?

Framåtskridandet måste kunna bekräftas genom mätbara åtgärder.

– Det som vi ska jobba med i år ska vi kunna mäta och genomföra i år. I stället för att göra jättestora långa planer ska vi göra mindre, som går att överblicka och jobba med.

Smarta Värmdös portal

Det nya arbetssättet och de förväntade förbättringarna för både anställda och kommunens invånare sammanfattas i den utökade devisen ”Smartare Värmdö – med stolta och nöjda medborgare genom motiverade och sunda medarbetare”.

För medborgarna innebär det att de ska kunna hitta all information som berör dem på ett ställe, och inte behöva ta kontakt med ett antal olika kontor. Medan det nya arbetssättet och fler digitaliserade tjänster steg för steg införs finns en tillfällig portal, smartarevarmdo.se, där förändringarna åskådliggörs.

– Vi binder ihop medborgarens liv på en plats, med en ingång. Vi vill möta medborgarna där de är, inte tvinga in dem i fyrkantiga strukturer. Vi kommer att behöva omorganisera oss, och det tas förstås inte bara emot positivt av alla. Men vi är övertygade om att detta är vägen framåt, säger Mona Ekesryd.

Portalens innehåll kommer kontinuerligt att integreras i kommunens hemsida varmdo.se. När det är klart kan medborgarna logga in och enkelt kunna överblicka det som berör dem när det gäller skola, omsorg, bygglov och mycket annat.

Attraktiv arbetsplats där alla inkluderas

Devisens ord om ”sunda medarbetare” innebär bland annat ett nytt ledarskap, där man slutar prata om varandra, utan börjar prata med varandra. Målet är att bli en attraktiv arbetsplats där alla bemöts på ett inkluderande sätt. Kontoren ska bli ”självorganiserade team”, som involverar medarbetarna och skapar möjlighet till innovation.

Chefernas viktigaste uppgift blir att fånga upp vad medarbetarna vill: ”Har du en idé? Berätta! Hur vill du att det ska se ut på din enhet?”

Förändringarna handlar inte om att skära ned på personal eller anställa specialister, utan om att ta tillvara förmågor som redan finns i organisationen, framhåller Mona Ekesryd.

– Möts man med respekt och omsorg växer individen. Vi kan inte fortsätta att göra arbete på rutin som ingen värderar. Det gäller att göra rätt saker i rätt tid. Det kan vara på en annan enhet än där det gjorts tidigare, eller i samarbete mellan flera enheter.

En ”smartare” skola

Ett av delprojekten i ”Ett smartare Värmdö” är utbildningskontorets ”En smartare skola”. Under år 2020 har man kartlagt behoven, inventerat resurser och tittat på olika leverantörer på marknaden. Bland annat har det visat sig att kontoret använder ett stort antal system som inte kommunicerar sinsemellan.

– En morgon klockan nio hade jag redan varit inne på 13 olika system. Vi behöver system som pratar med varandra. Men samtidigt vill vi inte bygga en oöverskådlig egen plattform som den i Stockholm. Vi kommer att titta på olika lösningar som finns på marknaden, säger utbildningschefen Peter Bergström.

De idéer på förbättringar som personal och vårdnadshavare framfört har bollats fram och tillbaka och tidsplaner har tagits fram. Det har gjort planerna mer verksamhetsnära. Även vårdnadshavare har bjudits in att delta i workshops kring frågor som ”Vilka behov har vi?” och ”Hur kan vi tillgodose dem?”.

Nya sätt att möta medborgarnas behov

Ett annat resultat av utvecklingsprocessen är att individ- och arbetslivskontoret kommer att delas i två kontor: ett med ansvar för åtgärder riktade mot arbetsmarknaden och ett med ansvar för vård och omsorg. Det är ett led i strävan att hitta nya former för att möta medborgarnas behov, förklarar kontorets chef Birgitta Zaar.

– Vi vill skapa delaktighet bland både medarbetare och brukare. Vi har en livshändelsestyrd organisation som ett mindset för arbetet. Vi har påbörjat den processen med våra kontor – och involverar nu även utbildningskontoret – för att tänka i bredare processer.

En sakfråga som ska skärskådas är ”gränslandet mellan SOL och LSS”, det vill säga personer som har både missbruksproblematik och en diagnos som kräver speciella insatser.

– Där förmår inte vi hitta tillräckligt bra lösningar för att vi organiserat oss i rutor där människor riskerar att falla ned i mellanrummen. Därför ska vi tänka i processer snarare än rutor, säger Birgitta Zaar.

Det har arbetet lett fram till – framgångsfaktorer

Eftersom projektet startades i en förberedande fas under 2020 och införs i hela organisationen år 2021 saknas generella erfarenheter från alla enheter. Arbetet med att uppmuntra till nytänkande bland förvaltningens chefer växlar under 2021 upp till att omfatta alla medarbetare.

  • Något som behöver utvecklas är hur de som känner sig pressade av utmaningarna ska stöttas. Det är en stor fråga för hubben, vars medarbetare ska hitta ett sätt att arbeta så att de på samma gång är såväl utmanande som öppna och inkluderande.
  • En annan viktig erfarenhet är vikten av att lära sig mäta rätt saker. Då kan arbetssättet verkligen utvecklas, så att man gör rätt saker och tar till vara de effekter som skapas. Förändringarna ska ske i verksamheten, inte i policydokument på chefens skrivbord.
  • Den enskilt viktigaste framgångsfaktorn är viljan att alla medarbetare ska vara sedda och delaktiga i förändringsprocessen. Det kräver lyhörda chefer som utan att döma lyssnar på medarbetarnas förslag och idéer. En ny kultur har under 2020 växt fram inom kommunen, som grundar sig på att alla kan göra sin röst hörd.

Flera pilotprojekt startade under det första året, bland annat följande:

  • Ett av utbildningskontorets EOR är att 100 procent av eleverna ska gå ut skolan med godkända betyg. I dag är siffran 80 procent och flera skolor har under 2020 testat nya arbetssätt som ska leda till att målet nås.
  • Vård- och omsorgskontoret driver ett pilotprojekt kring en digital tjänst med taligenkänning där medborgaren berättar muntligt vad den vill i stället för att fylla i en blankett. Tanken är att den på sikt ska kunna användas generiskt inom alla verksamheter.
  • En annan pilot, inom äldreomsorgen, är digitala sensorer som larmar hemtjänsten om någon fallit i sitt hem.

Fördjupning

Vision Värmdö 2030, Värmdö kommun (PDF)

Ett smartare Värmdö (integrerad på sikt i varmdo.se)

Kontaktpersoner

Mona Rydsmark
Chef för HUB Ett smartare Värmdö
mona.rydsmark@varmdo.se

Cecilia Lejon
Kommundirektör Värmdö
cecilia.lejon@varmdo.se

Informationsansvarig

  • Anders Nordh
    Utvecklingsledare

Kontakt

Kontakta SKR

Har du en fråga med anledning av det pågående virusutbrottet?

Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Covid-19 och det nya coronaviruset








Om exemplet

Exempel från
Kommun
Tidsperiod
Pågående
Verksamhetsområde
Demokrati, Digitalisering

Lärande exempel

SKR:s lärande exempel ska ge konkret hjälp och bidra till verksamhetsutveckling i kommuner och regioner.

Gå till alla lärande exempel