3: Vad mer behöver jag veta?

En personuppgift är:

All slags information som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet.

Exempel på personuppgifter

• personnamn
• nummer
• bild
• röstinspelning
• e-postadress
• IP-nummer

Om dessa steg efterföljs får du behandla personuppgifter:

• Det är nödvändigt att samla in personuppgifterna.
• Det finns ett syfte eller ändamål med personuppgifterna.
• Syftet eller ändamålet med personuppgifterna får inte ändras.
• Du får inte spara personuppgifterna längre än nödvändigt.
• Du måste kunna visa upp att dessa principerna följs.

Din organisation ska ha rutiner på hur du ska behandla/hantera personuppgifter och dessa rutiner måste du följa.

Begreppet behandling innefattar:

• Insamling och registrering.
• Organisering, strukturering och lagring.
• Bearbetning och ändring.
• Framtagning och läsning.
• Användning och utlämning.
• Justering och sammanförande.
• Begränsning, radering och förstöring.

En känslig personuppgifter kan vara:

• Ras eller etniskt ursprung.
• Politiska åsikter.
• Religiös eller filosofisk övertygelse.
• Medlemskap i fackförening.
• Personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv.
• Biometriska data, exempelvis fingeravtryck, iris eller röst.

Känsliga personuppgifter och behandling av sådana uppgifter är föremål för strängare regler eftersom det leder till större konsekvenser om de hanteras fel.

Huvudregeln för behandling av känsliga personuppgifter är att det är förbjudet att behandla dessa.

Det finns dock undantag från förbudet, vilket omfattar mycket av den behandling som utförs av offentliga myndigheter.

1. Får du behandla personuppgiften? Se frågan: Hur vet jag när jag får behandla eller hantera en personuppgift?
2. Kontakta din organisations samordnare eller koordinator och berätta att du kommer behandla nya personuppgifter och fråga efter klartecken enligt din organisations riktlinjer.

Om det inte längre finns något syfte eller ändamål för att hantera personuppgiften bör du radera den. Det finns två sätt att ta bort personuppgifter. Du kan antingen avidentifiera eller förstöra uppgifterna:

Avidentifiera

Att avidentifiera personuppgifterna innebär att du avlägsnar alla identifieringsmöjligheter så att uppgifterna inte längre går att kopplas samman med en fysisk person.

Förstöra

Att förstöra personuppgifterna innebär att du ser till att de inte går att återskapas. Det är viktigt att du vet och förstår vad som krävs rent tekniskt för att uppgifterna verkligen ska förstöras. Det är till exempel inte tillräckligt att radera filen med personuppgifterna då filen exempelvis kan ligga kvar i datorns papperskorg.

Eftersom du jobbar inom offentlig verksamhet gäller inte alltid raderingsprincipen och det räcker att du följer dessa steg:

1. Läs igenom din organisation riktlinjer kring radering. Fråga din chef om du inte hittar riktlinjerna.
2. Lämna in önskemålet till samordnaren eller koordinatorn, förslagsvis genom att fylla i en digital blankett.
3. Samordnaren eller koordinatorn tar emot önskemål, följer upp och återkopplar till medborgaren samt återkommer till dig om du ska radera uppgiften.

Alla har rätt att begära ut vad som finns registrerat om hen. Det kallas att man begär ut ett registerutdrag. Att få ut registerutdrag ska vara kostnadsfritt men om den registrerade återkommer, och därmed så att säga missbrukar sin exklusiva rätt, får den personuppgiftsansvarige ta ut en kostnad.

Så här hanterar du begäran om registerutdrag:

1. Följ din organisations riktlinjer kring registerutdrag. Riktlinjerna ska vara enkelt tillgängliga för alla anställda, fråga annars din chef.
2. Lämna in önskemålet till samordnaren/koordinatorn, förslagsvis genom att fylla i en digital blankett. Detta bör ske så snabbt som möjligt!
3. Samordnaren/koordinatorn tar emot önskemålet och återkopplar till den registrerade.

Märker du att organisationen behandlar en personuppgift ovarsamt eller felaktigt måste du anmäla det!

Detta gör du genom att kontakta samordnaren eller koordinatorn enligt din organisations rutiner. Rutinerna ska vara enkelt tillgängliga för alla medarbetare, fråga annars din chef. Samordnaren eller koordinatorn tar sedan ärendet vidare och återkopplar till de som är berörda.