Karlskrona: Omställning med tjänstedesign

Maximal medverkan för alla medarbetare var en framgångsfaktor när Karlskrona på kort tid ställde om sin socialtjänst. Nu är metoden tjänstedesign integrerad i socialförvaltningens ledningssystem.

När 2018 var till ända hade socialnämnden i Karlskrona gjort av med 75 miljoner kronor mer än planerat. Det motsvarade nästan en tredjedel av budgeten det året. Den huvudsakliga förklaringen var det stora antalet placeringar. En revisionsrapport pekade dessutom på brister i ledning, styrning, organisering och kultur på förvaltningen.

Det blev startskottet för ett omvälvande utvecklingsarbete. I slutet av 2019 beslutade socialnämnden om en tvåårig strategi (som kom att bli treårig) för att ställa om från placeringar och myndighetsutövning till öppenvård i egen regi, förebyggande arbete och tidiga insatser.

Två avdelningar blev tre verksamheter

I januari 2022 sjösattes den nya organisationen. Två självständiga avdelningar blev tre verksamhetsområden: gemensam mottagning för barn, unga och vuxna, gemensam myndighet och administration, samt gemensamma insatser. En enhet för stöd, analys och utveckling bidrar till att hålla ihop och stödja förvaltningen.

Ledordet genom omställningen har varit delaktighet för chefer, medarbetare och medborgare. Genom metoden tjänstedesign har förvaltningen säkerställt att användarna fått vara med och utforma slutprodukten, oavsett om det gällt organisation och processer eller stödet till barn, unga eller vuxna.

Alla medarbetare deltog i arbetsgrupper

Strategin omsattes i 26 uppdrag till förvaltningen, som processades av alla medarbetare i lika många arbetsgrupper.

– Det har varit helt fantastiskt, det har varit så hoppingivande och roligt att jobba i de här grupperna och prata gemensamt om hur vi kan höja kvaliteten på allt vi gör, säger verksamhetssamordnaren Johanna Andersson.

Inom förvaltningen fanns tidigare en historia av beslut som inte följdes upp och planer som inte genomfördes, bland medarbetarna kallat ”Karlskronamodellen”.

– Men den här gången har det varit ett annat tonläge, alla har känt att nu är det på riktigt.

Inspel från arbetsgrupperna i diger lunta

En bidragande orsak har varit politikernas närvaro i omställningen. Ledamöterna i nämnden har deltagit i alla utbildningar för medarbetare och chefer. På det sättet har den politiska ledningen och förvaltningsledningen haft ett gemensamt språk för att driva omställningen framåt.

– Det ger ett starkt signalvärde när ordföranden och förvaltningschefen står sida vid sida på förvaltningsdagarna och ger samma budskap, säger Johanna Andersson.

De 26 uppdragen omfattade alla delar av verksamheten, från styrning och ledning, resursutnyttjande och personal, till utformningen av stöd och insatser.

Några axplock: föreslå hur medarbetare ska bli mer delaktiga i målarbetet, hitta former för en brukarstyrd omställning från myndighetsutövning till öppenvård genom tidiga insatser, utveckla fungerande rutiner för att följa och stärka placerade barns skolgång, ändra tänkesätt så vi låter enskilda bli experter på sin egen situation.

Inspelen från de 26 arbetsgrupperna blev en diger lunta på över 400 sidor.

– Ett helt fantastiskt bidrag, med utmärkta, självkritiska, väl genomtänkta förslag och idéer. Jag använder det fortfarande som underlag, säger socialchefen Cecilia Grefve Lang.

Samsyn i chefsledet

Delaktigheten gällde även cheferna. De ha lagt mycket tid på att skapa samsyn kring olika frågor för att gemensamt kunna ställa sig bakom alla beslut, säger Andreas Sjöstrand, verksamhetschef för den gemensamma mottagningen.

– Så var det inte alltid tidigare när vi hade två ganska självgående avdelningar. Nu har vi gått från två avdelningar till tre verksamheter, men det är en organisation som vuxit fram ur de behov som vi sett, vi började inte med att rita rutor.

Socialnämndens strategi sa ingenting om hur arbetet ska organiseras, det har verkligen vuxit fram underifrån, betonar verksamhetsutvecklaren Anneli Lundqvist.

– Det blev tydligt när alla grupper redovisade sina diskussioner att det behövs nya arbetssätt. Utifrån respektive uppdrag har alla sett behov av en annan organisation.

Intervjuer med klienter och medborgare

Inte bara medarbetarna utan även medborgarna fick vara med och tycka till. En arbetsgrupp intervjuade ett tjugotal barn och vuxna, med och utan egen erfarenhet av socialtjänsten.

– Vi fick väldigt bra inspel om bemötande och tillgänglighet, om stöd för verksamhet inom service, alltså icke biståndsprövade insatser.

En del var känt sedan tidigare, till exempel behovet av att kunna möta socialtjänsten utanför kontorstid. Men många visade också starkt motstånd mot att bli ett ärende på socialtjänsten.

– Ja, det fanns en misstro mot hur vi hanterar känsliga uppgifter, särskilt vuxna med beroendeproblematik var rädda att bli registrerade. Det talar ju för att vi måste öppna upp oss mera så att vi inte blir betraktade som något slags byråkratisk skrämmande koloss, konstaterar Andreas Sjöstrand.

Användardrivet ledningssystem

När förvaltningen utvecklar ett nytt användardrivet ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete hämtar man också inspiration från metoden tjänstedesign, berättar Anneli Lundqvist.

– I samband med att vi kartlägger våra processer intervjuar vi brukarna och tar tillvara deras synpunkter och inspel. Deras perspektiv hjälper oss att inte fastna i ett stuprörstänk.

Ett exempel är processen ungdomstjänst där två ungdomar blev intervjuade. De tyckte att det hade gått väldigt lång tid från att de begick sina brott, tills de fick sin dom och slutligen genomgick ungdomstjänsten. En av killarna hade dessutom varit rädd att han skulle bli placerad.

– Det visar att vi måste bli snabbare och tydligare i den delen av processen som socialtjänsten ansvarar för, och att vi behöver utveckla vår information så de vet vad de kan förvänta sig.

Starkt politiskt stöd för omställningen

Cecilia Grefve Lang betonar vikten av politiskt stöd för omställningen.

– Vi har haft modiga politiker som vågat hålla i, fast underskottet växte under en övergångsperiod när vi både hade det gamla kvar och hade börjat jobbat med det nya.

Hur har det då gått med nämndens budget? Ja, än är man inte i balans, men 2023 har underskottet krympt till l0 miljoner kronor.

– Men det som är särskilt roligt med vårt omställningsarbete är att vi förbättrat oss stort i brukarundersökningen, det tycker jag är det bästa kvittot på att vi är på rätt väg.

Tid att stanna upp och reflektera

Efter några hektiska år med stora förändringar för alla medarbetare behöver man stanna upp en tid, ge utrymme för reflektion och tillbakablick, menar Cecilia Grefve Lang. En viktig insikt är hur svårt det vara att lämna det som är gammalt och invant för att kunna släppa in det nya.

– Det har varit jobbigt för många och det kräver faktiskt en del mod. Samtidigt ger det ju en aha-upplevelse: vi ger stöd till människor för att de ska förändra sina liv, men när vi ska förändra vår egen verksamhet, då tar det emot.

Så arbetar Karlskrona med tjänstedesign, Adda

Tjänstedesign – utbildning, coachning och nätverk, Adda