Planera och införa välfärdsteknik

När kommunen fattat beslut om ett införande är det dags att planera för och införa välfärdstekniken.

Planera

En noggrann planering tar tid och innehåller en plan för införande och förvaltning av både teknik och arbetssätt. En välarbetad plan skapar förutsättningar för att politiker, ledning och verksamhetsnära personal arbetar åt samma håll samt att nya arbetsformer och arbetssätt införs. Avsätt tid för planering innan införandet.

I planeringen ingår att:

• Skapa en nyttorealiseringsplan.
• Klassa informationen som ska hanteras och säkerställ att informationen är skyddad på rätt nivå.
• Fastställa målgrupp och syfte med insatsen och utreda legala förutsättningar för att veta hur tekniken förhåller sig till lagrum, beviljande av insatser och samtycke.
• Kartlägga och utforma arbetsprocesser, arbetssätt och roller.
• Förbered inköpsprocessen.
  

Intressenter förändringsledning, välfärdsteknik

Informationssäkerhet, välfärdsteknik

Nyttorealisering, välfärdsteknik 

Arbetsprocesser

Införande av en ny omsorgstjänst innebär att nuvarande arbetsprocesser förändras och behöver justeras. Inled med att kartlägga de arbetsprocesser som berörs av den nya omsorgstjänsten. Utforma därefter eventuella nya arbetsprocesser.

Exempel på nya arbetsprocesser som kan bli aktuella:

• Hur tekniken säkras, installeras och förvaltas.
• Hur insatsen planeras i genomförandeplanen.
• Reservplan om tjänsten inte fungerar.
• Åtkomst och behörighetstilldelning.
• Avgifter för den enskilde och ersättning till extern utförare.

När arbetsprocesserna är tydliggjorda och har uppdaterats i kommunens ledningssystem behöver ledningssystemets riktlinjer och instruktioner ses över och justeras.

Arbetssätt

En ny digital omsorgstjänst innebär att arbetet behöver utföras på nya sätt. Utforma därför arbetssätt kopplade till omsorgstjänsten och säkerställ att de nya arbetssätten är inkluderade i det systematiska arbetsmiljö-, kvalitet- och informationssäkerhetsarbetet. Börja gärna enkelt och utveckla arbetssätt, teknik och funktioner allt eftersom.

Tjänstedesign och välfärdsteknik

Tjänstedesign är ett arbetssätt som vuxit fram för att bygga och vidareutveckla tjänster som ger bästa möjliga användarupplevelse. Vid införandet av ny välfärdsteknik ska behov styra valet av teknik. I avsnitt 5 av Podden om välfärdsteknik handlar samtalet om hur tjänstedesign kan hjälpa till att skapa nya tjänster och nya sätt att tänka för att lösa framtidens samhällsutmaningar. Avsnittet är 36 minuter.

Om tjänstedesign, innovationsguiden & verktyg för att lösa framtidens utmaningar

Inspirationsseminariet "Låt behoven styra tekniken" handlar om att införa välfärdsteknik med användaren i centrum, med stöd av tjänstedesign. Seminariet ger en inblick i vad tjänstedesign är, tips på användbara verktyg och metoder samt inspiration från kommuner som använt dessa metoder. Medverkade: Elisabeth Kjellin, projektledare SKRs Kompetenscenter välfärdsteknik, Sandra West, projektledare Lunds kommun samt Ann-Sofie Mårtensson, expert digital hälsa RISE. Längd 1 timme och 3 minuter.

Det finns flera metodbeskrivningar och mallar för att lära känna målgruppen. Innovationsguiden och Dialogguiden har beskrivningar och stöd för detta.

Lär känna era användare, Innovationsguiden

Genomför fokusgrupp, Dialogguiden

Roller

För att veta vem som gör vad i arbetsprocesserna tydliggör roller och ansvar för introduktion, uppföljning, dokument- och informationshantering, i enlighet med ledningssystemet. Därefter, upprätta ett systematiskt och strukturerat samarbete mellan berörda yrkesgrupper och planera kompetensutvecklingen för de olika rollerna. Exempel på roller och ansvar som ska tydliggöras:

• personer i verksamheten som ska ansvara för tjänsten
• superanvändare
• egen larmorganisation, exempelvis en teknikgrupp som är specialiserad på att installera välfärdsteknik, som ansvarar för all installation, service och avinstallation
• IT-stöd, dataskyddsombud och säkerhetssamordnare.

Inköpsprocessen

Planering, kartläggning och analys är en viktig del av inköpsprocessen. Involvera upphandlingsavdelning eller motsvarande så tidigt som möjligt. Läs mer på Förbered upphandling.

Självskattningsverktyg KLASSA

Förbered upphandling, välfärdsteknik

Lärande exempel: Gemensamma sakfrågor sammanförde kommuner

Införa

Välfärdsteknik införs ofta i form av projekt. Under införandet behövs kompetensutveckling, dialog och kommunikation om den specifika välfärdstekniken. Inkludera de blivande användarna i dialogen.

Det är vanligt att nya frågor uppstår under införandet och planeringen kan därför behöva korrigeras efter hand. Det kan exempelvis handla om arbetssätt som det har planerats för men som inte fungerar i praktiken. Börja därför införandet i mindre skala, men med målet att breddinföra.