Nuläge och gapanalys

När problemdefinitionen är klar och teamets medlemmar är överens att man behöver ett beskriva utgångsläget: vad är nuläget egentligen?

Teamet börjar med att förfina den processkartläggning som redan finns, för att ytterligare beskriva hur nuläget verkligen ser ut. Facilitatorn leder arbetet med processkartläggningen med post-it-lappar där teamet skriver ner de aktivitet som sker. Post-it-lapparna läggs i kronologisk ordning och även i fördjupning, om övergripande process är alltför övergripande. I takt med att teammedlemmarna beskriver sina aktiviteter föds fler förbättringsidéer. Dessa får en egen post-it-färg. Teamets medlemmar börjar också fundera över vilken information som behövs för att förstå processen ytterligare.

Exempel:

• Hur många patienter kommer det i snitt per vecka?
• Hur lång är medelvårdtiden för patienterna?
• Vad är det som gör att det tar tid att få en anestesibedömning inför operation?
• Hur sker kommunikationen i processen?

Teamets medlemmar tar på sig att utifrån sin verksamhet studera och hämta in mer information till nästa möte för att färdigställa nuläget. Facilitatorn tar på sig att försöka sammanställa den data som finns i verksamhetssystemet, det vill säga att mäta tiden det tar från röntgen till operation per patient. Teamet är överens om att den data som ges i uppföljningen är för övergripande. Hur ser det ut per patient? Finns det variation? Facilitatorn tar ut data, tid mellan röntgen till operation per patient, från de senaste 69 patienterna. Det första steget är att visualisera hur data fördelar sig i ett histogram. Histogrammet visar att det finns en fördelning som är lite sned. Det finns patienter som väntar alldeles för länge och det finns patienter som ser ut att få operation snabbare än 24 timmar. Det finns alltså en variation som är betydande.

Histogrammet behöver kompletteras med en tidsserie där man kan se de enskilda patienternas fördelning runt ett medelvärde. Detta görs genom ett så kallat styrdiagram. Styrdiagrammet visar visuellt hur utfall varierar över tid. Tanken med styrdiagrammet är att urskilja mönster som är slumpmässiga eller om det finns mönster vid observationerna. Styrdiagrammet anger också en övre och undre kontrollgräns vilken anger +/- tre standardavvikelser från medellinjen. Faller de datapunkterna utanför linjerna eller att de bildar mönster kan det finns systematisk variation som också går att påverka.

När teamet analyserar styrdiagrammet ser de att tiden till operation både rör sig inom kontrollintervallerna och visar på att det finns några patienter som väntar extremt länge. Att minska dessa extrema tider kommer att förbättra både för patienterna men också för helheten. Med god kännedom av verksamheten startar också diskussion om det funnits mätproblem i data. Är det verkligen så att patienter som väntar över 60 timmar är patienter som kan opereras? Kanske stod patienten på flera läkemedel eller var för skör för operation? Genom strukturerad journalgranskning kan mer information ges.