Prenumerationsutskick, notifiering
Riktlinjer för prenumerationsutskick (notifiering).
På skr.se finns en funktion för att prenumerera på information om nytt och ändrat innehåll på webbplatsen. Prenumeranten väljer själv typ av innehåll, ämnesområde och hur ofta hen vill ha automatiska utskick (notifiering) om ändringar på webbplatsen.
Gör så här (kräver minst behörighet Webbredaktör)
För att ett utskick ska göras till en prenumerant måste du aktivt välja att lägga till sidan i prenumerationens så kallade utskicksköer. En utskickskö är med den frekvens utskick görs från webbplatsen. Prenumeranten väljer själv med vilken frekvens (= utskickskö) hen vill ha utskick från skr.se.
Det är bara sidor och artiklar som tillhör en Innehållstyp som går att lägga i en utskickskö. Tänk på att innehållstypen måste matcha sidans innehåll och syfte. Till exempel får innehållstypen Nyhet bara användas för just nyhetsartiklar som ligger i ett Sitevision-arkiv.
Vem lägger till sidan i utskicksköer?
Det är bara personer som kan publicera sidor utan att behöva använda publiceringsflödet som kan lägga till sidor i köerna. Övriga måste ange eventuella ändringar i rubrik och ingress i kommentaren till publiceringsflödet. Se nedan under rubriken "Tänk på" hur du bör tänka kring ändringar i texten som följer med utskicket.
Lägg till sida för prenumerationsutskick
Så här gör du för att lägga en sida i utskicksköerna:
- När du redigerat klart sidan, klickar du på knappen Ej i kö för utskick, längst ner till höger. Se illustration A.
- Om sidan redan ligger i utskickskön lyder knapptexten I kö för utskick. Du behöver då inte göra något.
- Rutan Köhantering visas. Där står information om sidans status i utskickskön, vilken rubrik och ingress som kommer att visas i e-postutskicket och knapp för att lägga sidan i kön. Se illustration B.
- Kontrollera att rubrik och ingress för utskicket är som du önskar. Skriv direkt i respektive ruta för att ändra texten vid behov.
- Lämnar du fälten tomma kommer sidans ursprungliga rubrik och ingress att läggas i in e-postutskicket.
- Klicka på knappen Lägg in sida i samtliga köer.
- Om sidan är en artikel står det "artikel" på knappen.
- När sidan är lagd i kön stängs rutan automatiskt.
Förtydliga vilken produkt det handlar om i rubriken
För att göra prenumerationsutskicket tydligare för mottagaren skriver vi ut vilken produkt det handlar om i rubrikfältet, innan rubriken.
Exempel: "Vårdbloggen: INLÄGGETS RUBRIK".
Följande produkter förtydligas enligt följande:
- Bloggnamn:
- Publikation: (gäller allt som skickas från ingången Rapporter och skrifter)
- Evenemang: (gäller allt som skickas från ingången Evenemang)
- Cirkulär:
- Poddnamn:
- Lärande exempel:
Illustrationer
A) Knapp för att öppna ruta där du lägger till sidan i utskickskön
B) Ruta med redigerbar info om rubrik och ingress, samt knapp om att lägga sida i kön
Ta bort sida ur utskickskön (köhantering)
Om du ångrar dig och vill ta bort sidan ur en eller flera utskicksköer gör du så här:
- I redigeringsläget, klicka på knappen I kö för utskick längst ner till höger. Se illustration C.
- Rutan Köhantering visas. Där ser du i vilka köer sidan är tillagd och knappar för att ta bort sidan ur en kö. Se illustration D.
- Klicka på ikonen som ser ut som en papperskorg för att ta bort sidan ur den utskickskön.
- När du har tagit bort sidan ur en eller flera köer klickar du på krysset uppe till höger för att stänga rutan.
- Om du ångrar en borttagning klickar du på knappen Lägg in sida i samtliga köer så återställs utskicksköerna, rutan stängs och du kan börja om igen.
- Om sidan är en artikel står det "artikel" på knappen.
Illustrationer
C) Knapp för att ändra köhanteringen
D) Knappar för att ta bort sidan ur en eller flera köer
Tänk på
- Om mottagarna får alltför många utskick från SKR urholkas värdet av prenumerationstjänsten. Var därför återhållsam och utnyttja bara funktionen när du har gjort stora och viktiga ändringar på skr.se.
- Varje utskick kostar pengar för SKR. Om prenumerationslösningen missbrukas kan vi tvingas att dra ner på hur ofta utskicken kan göras.
- Du får bara lägga publicerade sidor i kö. Om opublicerade sidor hamnar i kön kommer prenumeranterna att få felmeddelande om att sidan inte finns när de klickar på länken.
- Rubrik och ingress behöver locka till klick i e-postutskicket om prenumerationstjänsten ska skapa någon nytta. Se därför alltid till att texterna i utskicken blir så säljande som möjligt.
- Rubrik och ingress får inte skilja sig alltför mycket åt från utskick och sida/artikel. Mottagaren av e-postutskicket måste känna igen sig när hen har klickat på länken till en sida.
- Personer med rollen Redigerare anger vid behov ändringar i rubrik och ingress för utskicken i kommentaren till publiceringsflödet.
- Rubrik och ingress får inte skilja sig alltför mycket åt från utskick och sida/artikel. Mottagaren av e-postutskicket måste känna igen sig när hen har klickat på länken till en sida.
Om prenumerationsfunktionen
Prenumerationslösningen fungerar på samma sätt som ett nyhetsbrev:
- Prenumeranten väljer vilket eller vilka ämnen hen vill prenumerera på.
- Prenumeranten väljer hur ofta hen vill ha utskick från webbplatsen.
- Prenumeranten får ett utskick med länkar till nya eller ändrade sidor som handlar om det eller de ämnen hen är intresserad av.
En sida kan ligga var som helst på skr.se, men måste vara taggad med en kategori och/eller ett verksamhetsområde för att den ska kunna notifieras till prenumeranterna.
Utskickskö
Lösningen skannar vid fasta klockslag av webbplatsen efter sidor som ligger i en så kallad utskickskö och skickar ett mejl till de e-postmottagare vars prenumerationsval matchar sidorna i kön.
En utskickskö motsvarar en frekvens med vilken utskick kan ske. Det vill säga frekvensen Timvis är en kö och frekvensen Dagligen en annan kö. En sida måste alltså finnas i till exempel kön Dagligen för att den ska hittas av prenumerationsfunktionen – och därmed finnas med i de utskick som görs dagligen till de som valt den frekvensen för sin prenumeration.
Frekvens
Frekvensen styr hur ofta utskick kan göras från den motsvarande utskickskön. Utskickskön för Dagligen kan alltså som mest göra ett utskick per dag.
Olika webbplatsprenumerationer har olika val vad gäller frekvens. På skr.se är Timvis och Dagligen de vanligast förekommande frekvenserna. Webbplatsprenumerationerna "Pressrummet" (Presstjänstens nyheter och debattartiklar) och "Cirkulär" har även frekvensen Direkt eftersom det innehållet behöver kunna nå mottagarna så snabbt som möjligt. Dock innebär även Direkt en viss fördröjning på några minuter innan utskicken kan göras av systemet.
Direktutskick innebär en stor belastning på systemet (och ökar risken för att SKR ska svartlistas hos mottagarnas respektive e-postsystem). Därför är frekvensen bara tillgänglig för viss typ av information.