Publicerad 22 november 2022

Dokument, bifogade filer

Riktlinjer för hantering av dokument för nedladdning.

I de flesta fall kan innehållet i ett dokument istället göras som en eller flera webbsidor. Webbsidor är alltid att föredra eftersom de är enklare att hålla uppdaterade och lättare för våra målgrupper att ta del av. Webbsidor uppfyller även DOS-lagen utan behov av särskilda åtgärder.

Dokument för nedladdning ska så långt det är möjligt vara i PDF-format.

Riktlinjer

Namngivning av dokument, filnamn

Använd bara a-z, 0-9, och (bindestreck) i filnamnet.
Använd inte mellanslag i filnamnet.
Filnamnet ska beskriva vad filen innehåller.

Versionshantering av dokument

Det är alltid den senaste versionen av dokumentet som ska finnas på webbsidan.
Versionsnummer och utgåvor av dokument ska anges inne i dokumentet.
- Versionsnummer och utgåvor av dokument anges vanligen inte i filnamnet.
- Om ett dokument byts ut regelbundet på en sida som i övrigt inte ändras ofta kan versionsnummer behöva anges även i filnamnet.

Därför är filnamnet viktigt

De som använder vanliga datorer för att ladda ner och läsa dokument fyller snabbt sin hårddisk med väldigt många filer. Då gäller det att filnamnet beskriver vad filen innehåller för att det ska gå att återfinna det vid behov.

Genom att undvika svenska tecken, mellanslag och specialtecken i filnamnet minimerar du risken att filen inte går att öppna hos mottagaren – förutsatt att läsaren har programvara som kan öppna filen.

Använd alltid PDF som format om det är möjligt.

Korrekta filnamn, exempel

Delegationslista-PBL-20141218.pdf

TN4-Forelaggande-om-komplettering-feb-2015.pdf

Avtal-kliniska-provningar-studier-20090301.pdf

Dokumentformat

Var tydlig med hur man ska använda dokumentet när du beskriver det i texten. Är det en mall, så skriver du det. Är dokumentet enbart för läsning, så skriver du det.
Dokument som publiceras för nedladdning ska så långt som möjligt vara i PDF-format, oavsett originalformatet (Word, Excel. PowerPoint och så vidare).

Dokument för vidare bearbetning

När ett dokument ska användas som mall eller på något sätt bearbetas av besökaren, kan andra format än PDF kan vara aktuellt.
- Formatet måste alltid anges i länktexten eller i direkt anslutning till dokumentlänken.
- Det måste framgå tydligt att det är ett arbetsdokument och att SKR därför inte kan garantera kvaliteten, till exempel att det är tillgängligt utformat.
- Publicera gärna två versioner av malldokument: en i originalformat (för vidare bearbetning av besökaren) och en i PDF-format (för läsning).

Tillgängliga dokument

Dokument på SKR:s webbplatser ska vara tillgängliga. Det innebär att dokumentet ska kunna läsas av alla, även personer som använder läshjälpmedel som till exempel skärmläsare.

Använd formatmallarna i Word när du skapar ett dokument. Spara sedan som PDF.
Publicera aldrig ett skannat dokument på webben; läshjälpmedel kan inte tolka det.
Behöver dokumentet en skriftlig namnteckning kan du skanna in namnteckningen och lägga in det som en bild. Spara sedan dokumentet som PDF.

Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service

Den 1 januari 2019 trädde lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen) i kraft. För dokument innebär lagen i korthet:

Dokument som är publicerade på webbplatsen efter den 23 september 2018 ska vara tillgängliga.
Dokument som varit publicerade på webbplatsen sedan innan den 23 september 2018 är undantagna från lagen.

Om tillgängliga dokument, SKR:s intranät

Länktexter

Riktlinjer för länktexter gäller även bifogade filer och dokument.

Länkar, länktexter

Tänk på

Många dokumentformat kräver programvara som kostar pengar för den som ska öppna dokumentet. Se därför så långt som möjligt till att använda filformat som kan öppnas med gratisprogram. Detta är en av anledningarna till att PDF är det format som alltid ska användas.