Införa och använda välfärdsteknik

För att lyckas med införande av välfärdsteknik och digitala lösningar behöver organisationen ta ett helhetsgrepp.

Att arbeta metodiskt och låta områdena försörjningsstrategi, nytta, inköp, omställning och informationssäkerhet samverka med varandra i processen för införande av välfärdsteknik är viktigt. Utöver det metodiska arbetssättet finns det även strategiska områden som behöver finnas på plats i organisationen. Det handlar om digitalt först, prioritering, volym, samverkan och kommunikation. De strategiska områdena är ledningens ansvar för att ge de rätta förutsättningarna för ett lyckat införande av välfärdsteknik.

Ledningens ansvar

De strategiska områden som är ledningens ansvar presenteras nedan.

Digitalt först

Att arbeta utifrån digitalt först innebär att digital teknik alltid ska övervägas som det första alternativet när det är till nytta för senioren. De kommuner som lyckas med digitalt först är de som lyckas förankra arbetssättet och applicera riktningen i praktiken. Involvering och dialog med berörda målgrupper i ett tidigt stadie är en av de centrala framgångsfaktorerna.

Prioritera

Våga satsa på ett område av välfärdsteknik och digitala lösningar åt gången. Det är en framgångsfaktor att satsa på ett område istället för att pilota flera samtidigt. När fokus läggs på ett område kan både tekniken och omställningen testas på ett metodiskt sätt. Erfarenheter och lärdomar kan appliceras vid nästa förändring.

Volym

När en välfärdsteknik och digitala lösningar prioriteras åt gången, ökar potentialen att nå större volymer. Det är volymerna som ger effekter för kommunen. Genom att arbeta utifrån digitalt först och våga prioritera en välfärdsteknik åt gången kommer resultera i större volymer.

Samverka

Att samverka är viktigt för att kunna ta del av andras erfarenheter och kompetens, det gäller såväl externt som internt. Vid införande och förvaltning av välfärdsteknik och digitala lösningar är det av stor vikt att veta vilka kompetenser, roller och funktioner som behövs samt att det finns rätt förutsättningar i organisationen för en bra samverkan mellan dessa.

Kommunikation

Att införa välfärdsteknik och digitala lösningar är stora kommunikationsprojekt där det är viktigt att förankra med målgrupperna och organisationen.. För att lyckas behöver organisationen nå ”in” med budskapet om förändringen och inte bara nå ”ut”. Vid förändringar berörs målgrupper på olika sätt och därför behöver nyttorna till den specifika målgruppen nå ut på ett bra sätt. Till exempel genom att sprida goda exempel och låta målgrupperna prata med varandra.

Processen som är det metodiska verktyget

Nedan presenteras de olika faserna i det metodiska arbetet och hur de kan samverka med varandra.

Förbereda

I förberedelsefasen tar organisationen fram beslutsunderlag och fattar beslut om vilken välfärdsteknik och digitala lösningar som ska införas kommande år. Ett sätt att ta fram beslutsunderlag för att prioritera rätt teknik är att göra en försörjningsstrategi för välfärdsteknik och digitala lösningar. Försörjningsstrategin beskriver vilka resurser kommunen behöver för att utföra sitt uppdrag. I det här fallet beskriver den vilka välfärdstekniker som kommunen behöver de kommande åren för att långsiktigt klara sitt uppdrag.

Försörjningsstrategi

Planera

I planeringsfasen planerar organisationen för ett kommande införande. Det är viktigt att få med alla delar redan från start. Det handlar om nyttor, inköp, omställning och informationssäkerhet. Utöver det behöver organisationen ha en välarbetad plan som är förankrad med politiker, ledning, verksamhetsnära personal och brukare. Det skapar goda förutsättningar för att alla ska arbeta mot samma mål. Arbetet med att ta fram en nyttokalkyl genomförs utifrån. Inera har tagit fram en modell för nyttokalkyl.

Ineras modell för nyttokalkyl

Det som framkommer i nyttoanalysen och nyttokalkylen är viktig information att ta med sig in i omställningsarbetet. Både fördelar med förändringen och risker och hinder som framkommer vid arbetet med nyttokalkyl är bra information inför omställningsarbetet. Ju mer som lyfts fram desto mer kan omhändertas i omställningsarbetet. För att arbeta metodiskt med organisationens omställningsarbete.

Film: Förändringsledning - hur gör man?

Upphandla

Inköp av välfärdsteknik och digitala lösningar kan ske på olika sätt och arbetet inför upphandlingen bör ske i planeringsfasen. Noggranna förberedelser lägger grunden till en god upphandling med förutsättningar för en bra affär och leverans. För ett lyckat upphandlingsresultat och ett kommande införande är det viktigt att kommunen har koll på sitt nuläge, sina behov och marknaden inför upphandlingen.

Upphandling

Skriv ner förutsättningar och behov som framkommit under planeringsfasen i upphandlingsdokumenten. Genom att leverantören blir medveten om förväntade nyttor, omställningsarbete och krav på informationssäkerhet ökar möjligheten för en bra leverans och ett bra avtal för både kommun och leverantör.

Implementera

Många organisationer lägger det största arbetet vid implementation och framförallt på projektledare som ska implementera tekniken. Det är viktigt att tänka bredare och lägga tid på både implementation av teknik och omställning. Om inte tillräckligt mycket tid av arbetet lagts på de tidigare faserna blir det jobbigt under implementationen.

Utöver implementation av tekniken och omställningen kan även informationssäkerhetsarbetet med KLASSA och dataskyddskonsekvensbedömningar göras klart. Informationssäkerhetsarbetet hamnar ofta som ett sidospår till det övriga arbete som sker under införandet men det är viktigt att det blir integrerat i det övriga arbetet för att få en bra helhet.

Informationssäkerhet

Förvalta

Vid förvaltning är det dags att realisera nyttorna, förvalta avtal samt hålla i och hålla ut det omställningsarbete som är påbörjat. Utöver det ska ett löpande informationssäkerhetsarbete genomföras genom att tillämpa de framtagna dokumenten. Den förvaltningsplan som många organisationer tar fram ska både innefatta förvaltning av tekniken, den omställning som krävs för att realisera nyttorna, och arbetet för att upprätthålla en bra informationssäkerhet.