Digitala inköp

Kommunen behöver inte upphandla ett avtal om digitala inköp med särskilda butiker om den enskilda själv kan bestämma över vilken eller vilka butiker som inköpen ska göras ifrån och själv betalar för varorna och transporten. Hanteringen kan likställas med att den enskilda själv skulle gå till en butik och handla.

Om kommunen bestämmer att den enskilda ska göra sina inköp från en viss butik finns det risk att kommunen begränsar den fria konkurrensen mellan livsmedelsbutiker och då behöver ett sådant avtal konkurrensutsättas genom en upphandling.

Detsamma gäller transporter av inköpta varor till den enskilda.

Vad är viktigt att tänka på för en kommun som väljer att upphandla en särskild butik?

En kommun som väljer att upphandla ett avtal om digitala inköp med en eller flera butiker måste vid beräkningen av avtalsvärdet inkludera all ersättning som butiken eller butikerna får genom det upphandlade avtalet, inklusive all ersättning som kommer från de enskilda. När avtalsvärdet ska beräknas för att exempelvis avgöra om upphandlingen överstiger direktupphandlingsgränsen eller EU:s tröskelvärden, är det avtalets totala värde ur leverantörernas perspektiv som är det centrala. I avtalsvärdet ska man också komma ihåg att räkna in alla varor och tjänster som leder till en ersättning för leverantören.

Vad är det första vi som kommun ska göra när vi funderar på att införa digitala inköp?

Vid planering och införande av digitala inköp i kommunen är den lokala bevakningen särskilt viktig. Kontakt bör tas med både kommunens näringslivsansvarig och den lokala marknaden för att informera om det nya tillvägagångssättet. Hur tjänsten utformas beror på hur de lokala förutsättningarna i kommunen ser ut kring geografi, antal tätorter och dess storlek, leverantörsmarknad, strategier kring landsbygdsutveckling och önskad utveckling av socialtjänstens insatser.

Hur kan kommunen stödja den enskilde i att hantera lösenord och inloggningsuppgifter för att kunna beställa varor?

Uppgifter ska förvaras på ett säkert sätt hos den enskilde. Personal ska inte ha åtkomst till mobilt bank-id eller andra koder/lösenord till enskildas betal- och kreditkort.

Ska vi som kommun ta ut avgift för digitala inköp?

Om kommunen tidigare inte tagit ut en avgift för arbetsinsatsen inköp och/eller hemtransport av livsmedlen bör detta åtgärdas. Detta för att kommunala tjänster via subventioner inte får konkurrera med privat bedriven verksamhet. Hur och när avgifter kan tas ut av kommunen i samband med insatser och vid kommunal hälso- och sjukvård regleras i socialtjänstlagen (SoL) 8 kap och hälso- och sjukvårdslagen (HSL) 17 kap § 8 samt genom kompletterande föreskrifter i socialtjänstförordning, 6 kap.

Vad händer om den enskilde inte kan inte ta emot sina varor och eller packa upp dem?

Enskilda som själv inte kan ta emot sina varor kan beviljas den insatsen. Ett annat alternativ är att personal hämtar varor i butik eller skåp och att kommunen då tar ut en avgift för den hemtransporten. Det finns leverantörer som även erbjuder uppackning av varorna. Om så är fallet kan den enskilde välja att beställa och betala även den tjänsten.

Behöver den enskilde en egen e-postadress?

För digital inköp krävs oftast en e-postadress för kommunikation mellan leverantör och den enskilde, exempelvis för att kunna skicka faktura. Det är frivilligt att skapa e-postadress. Om den enskilde inte har en e-postadress kan anhörig eller personal från hemtjänsten assistera i att skapa ett e-postkonto. Den enskilde väljer fritt leverantör av e-postkonto. Den enskilde ansvarar då för lösenord och övriga uppgifter.

Om den enskilde inte förstår varför e-post behövs då kontaktar personalen anhöriga eller legal ställföreträdare för att skapa e-postkonto.

Vad ska kommunen göra om den enskilde inte har en egen dator, surfplatta eller mobiltelefon?

Kommunen behöver besluta om hur det ska hanteras. En lösningen är att personalen har med sig en surfplatta som tillhör kommunen.

Hur kan kommunen stödja den enskilde i att hantera lösenord och inloggningsuppgifter för att kunna beställa varor?

Uppgifter ska förvaras på ett säkert sätt hos den enskilde. Personal ska inte ha åtkomst till mobilt bank-id eller andra koder/lösenord till enskildas betal- och kreditkort.

Kan anhörig stödja sin närstående med digitala inköp, tex att skapa e-postkonto eller konto hos butik?

Ja, anhöriga kan stödja närstående vid digitala inköp. Anhöriga kan ha olika roller och mandat beroende på vad företrädarskapet medger. Det vill säga om det är reglerat i en framtidsfullmakt (Lag om framtidsfullmakt 2017:310) eller anhörigbehörighet (17 kapitlet Föräldrabalken).

Hur kan en kommun lösa hemtransport av dagligvaror?

Om det inte är möjligt för marknaden att leverera inköpen till den enskilde så kan kommunen svara för transporterna (i egen eller upphandlad regi) och ta betalt för dem. Det finns även exempel där leveranskedjan delas upp genom att skåp används vid butiken eller bostaden för att hämta eller lämna varorna.

Vad behöver vi som kommun tänka på gällande informationssäkerheten?

Kommunen behöver hantera informationssäkerheten på olika sätt beroende på om kommunen upphandlar leverantör eller om den enskilde på egen hand väljer butik.

Informationssäkerhet vid digitalt inköp via upphandling

Då det är kommunen som väljer leverantör riskerar kommunen att anses som personuppgiftsansvarig, ensam eller tillsammans med leverantören eftersom det är kommunen som har valt ändamål och medel för matinköpet. Kommunen blir även juridiskt ansvarig för behandlingen av personuppgifter. Vidare har kommunen en skyldighet att informera brukaren om personuppgiftsbehandlingen (i rollen som personuppgiftsansvarig) och om eventuella risker, t.ex. tredjelandsöverföring.

Kommunen kommer även röja information om att brukaren har behov av stödinsatser till den upphandlade leverantören.

Informationssäkerhet vid digitalt inköp utan upphandling

Då brukaren själv har möjlighet att välja butik så är kommunen inte juridiskt ansvarig för behandlingen av personuppgifter. Om brukaren dessutom är butiksmedlem sedan tidigare, krävs ingen ytterligare information från kommunen om leverantörens personuppgiftsbehandling och om eventuella risker, t.ex. tredjelandsöverföring. Butiken är även de som har personuppgiftsansvaret.

Inköpet sker som en kund till butiken och ingen information om att personen har behov av stödinsatser från kommunen kommer att röjas.

Finns det mallar och goda exempel för digitala inköp?

Ja, Inera och Kompetenscenter välfärdsteknik har tagit fram en förenklad mall för att uppskatta storleken på nyttor och kostnader i just er kommun.

Förenklad mall nyttor, Inera