Identifiering och klassificering

Vid elektronisk handel är det en fördel att använda strukturerad information och koder för att öka automatiseringsgraden i processen och minska antalet fel. Här beskriver SFTI de mest centrala sätten för identifiering och klassificering vid elektronisk handel: partsinformation, artikelnummer och produktklassificering.

Vid elektronisk handel är det en fördel att använda strukturerad information och koder för att öka automatiseringsgraden i processen och minska antalet fel. Här beskriver SFTI de mest centrala sätten för identifiering och klassificering vid elektronisk handel: partsinformation, artikelnummer och produktklassificering.

Vid utväxling av elektroniska meddelanden behövs en tydlig struktur av parternas identifiering, inklusive de organisatoriska delar eller funktioner som behöver identifieras vid e-handel. Varje part ska själv avgöra vilka identiteter som passar i den egna organisationen.

Partsinformation och lokaliseringsnummer

Varje part måste minst ha en identitet för att kunna utväxla elektroniska meddelanden. För en organisation med verksamheten samlad till en geografisk plats kan det räcka med att återanvända organisationsnumret. Fördelen är att organisationsnumret administreras av en myndighet och är unikt inom landet.

Många större organisationer har en decentraliserad administration eller geografiskt utspridd verksamhet. Då krävs ofta ett system som kan identifiera enskilda delar inom organisationen. Med ett lokaliseringsnummer kan man på ett entydigt sätt identifiera organisatoriska delar. Det fyller samma funktion som organisationsnummer, men kan även användas för att identifiera organisatoriska funktioner och platser. Genom att använda lokaliseringsnummer minskar riskerna för felkällor när flera parter utbyter elektroniska meddelanden.

Lokaliseringsnummer kan alltså användas till att skilja på olika funktioner i e-handelsflödet, som till exempel:

• företag
• organisatoriska delar, till exempel avdelning, arbetsställen eller institutioner
• leveransplatser och godsmottagare, till exempel central administration av leveransadresser
• fakturaadresser
• abonnenter, till exempel elmätare.

GS1 lokaliseringsnummer (GLN)

GS1:s lokaliseringsnummer Global Location Number (GLN) är vanligt vid e-handel. Det är ett internationellt system som tidigare hette EAN-nummer. Vissa av SFTI:s rekommenderade standarder ställer krav på att GLN används.

Ett GLN består av 13 siffror och byggs upp av GS1 Företagsprefix (73 i Sverige), ett löpnummer samt en kontrollsiffra som beräknas av GS1, till exempel 7300010000001. Ni kan behöva allt ifrån ett enstaka GLN-nummer till en större serie GLN-nummer, beroende på vad ni ska använda GLN till.

GS1 Swedens information om GLN

Artikelnummer

I en prislista ska varje artikel vara unikt identifierbar av ett artikelnummer. Det kan antingen vara leverantörens egna artikelnummer eller ett GTIN (Global Trade Item Number). GTIN är GS1:s benämning på artikelnummer som är uppbyggt enligt GS1:s standard.

GS1 Swedens information om GTIN

Om GTIN anges för en artikel används alltid den unika identiteten för artikeln i hela e-handelsprocessen. Om man även anger leverantörens artikelnummer blir det ett kompletterande artikelnummer.

Ett GTIN är unikt för en artikel/förpackning och kan användas av alla leverantörer av den specifika artikeln (till exempel av tillverkaren själv eller av grossister) oavsett var i välden de finns.

GTIN kan bestå av 8, 12, 13 eller 14 siffror. I databaser lagras alltid numret som 14 siffror med inledande nollor för de nummer som består av färre än 14 siffror. Ett GTIN består vanligen av 13 siffror och 8 och 12 siffror används endast i undantagsfall. För att numrera ytterförpackningar använder man 14 siffror. GTIN representeras ofta på artikeln/förpackningen som en streckkod, för att underlätta avläsning av artikelnumret med streckkodsläsare.

Produktklassificering

Produktklassificering är ett sätt att skapa en hierarkisk struktur i flera nivåer för att sortera olika typer av produkter i olika grupper och undergrupper. Till respektive grupp knyts en kod som identifierar produktgruppen. Produktklassificering finns för både varor och tjänster. Inom vissa branscher finns specialiserade klassificeringssystem, till exempel ATC för läkemedel.

Produktklassificering kan användas för att göra det lättare att

• hitta beställningsbara produkter för köpare
• kontera, genom att sätta upp regelverk för konteringsförslag utifrån produktklassificeringskoden
• följa upp inköp inom olika produktområden
• visa anbudsgivare vad som ska upphandlas

SFTI rekommenderar inget specifikt produktklassificeringssystem, men har tagit fram en rapport som beskriver de vanligaste produktklassificeringssystemen.

System för produktklassificering – en vägledning (PDF, nytt fönster) Pdf, 494 kB.

CPV och UNSPSC är två vanliga klassificeringssystem

Common Procurement Vocabulary (CPV) fastställer ett enda klassificeringssystem för offentlig upphandling. Syftet med systemet är att standardisera de referenser som används av upphandlande myndigheter och enheter för att beskriva föremålet för upphandlingen. CPV-koder används framförallt i annonser vid offentlig upphandling. Koderna består av upp till 9 siffror (en åttasiffrig kod plus en kontrollsiffra).

CPV tillhandahålls av SIMAP, som är ett informationssystem för aktörerna inom offentlig upphandling, framtaget av Generaldirektoratet för den inre marknaden. Det finns översatt till de officiella språken inom EU.

SIMAP:s information om CPV

Vid e-handel används också kodsystemet ”United Nations Standard Products and Services Code” (UNSPSC) för klassificering av produkter och tjänster och används bland annat för att söka produkter/tjänster och för inköpsanalys. UNSPSC är globalt, branschöverskridande och strukturen täcker flertalet branscher och produktområden och används i ett stort antal länder.

Den senaste versionen är 25 (september 2022) och finns att hämta på UNSPSC’s hemsida där man även kan få mer informationen om kodsystemet. Den senaste version som finns översatt till svenska är version 11.

Ladda ned den svenska version 11

UNSPSC V11 1201_allt_commodity_def_SE (XLS, nytt fönster) Excel, 9 MB.

För information om UNSPSC hänvisas till www.unspsc.org