E-handel i offentlig sektor

Det finns flera anledningar att e-handla för både offentliga organisationer och leverantörer. Dels finns det lagar och förordningar som säger att vissa delar av den offentliga inköpsprocessen måste vara digital. Dels möjliggör e-handel en förbättrad styrning och effektivtet hos de inköpsorganisationer där det införts.

E-handel omfattar de delar i den offentliga inköpsprocessen som kommer efter kontraktstilldelningen: beställning och order, leverans och fakturahantering. Med e-handel utbyter köpare och leverantörer av varor och tjänster elektroniska meddelanden mellan sina respektive systemstöd. Utbytet sker i enlighet med en i förväg överenskommen affärsprocess.

Vissa delar av inköpsprocessen i offentlig sektor är obligatoriska enligt lagar och förordningar, för såväl offentliga organisationer som för leverantörer. Det är enligt ”Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling” (e-fakturalagen) obligatoriskt att utfärda elektroniska fakturor för de köp som baseras på de upphandlingslagar som nämns i lagen och där upphandlingen påbörjats från och med den 1 april 2019. E-fakturalagen innefattar även direktupphandlingar. Dessutom ska de flesta statliga myndigheter enligt föreskrifter även hantera beställningar och order elektroniskt.

Effektivare inköp med hjälp av e-handel

SFTI har tagit fram en informationsfilm som beskriver fördelarna med e-handel, som offentliga organisationer kan använda för att utbilda medarbetare och chefer.

FILM FILM FILM FILM FILM

Fördelar för offentlig sektor

Syftet med e-handel är att bidra till en effektiv inköpsprocess som bidrar till en förbättrad styrning av inköp mot de befintliga upphandlade ramavtal som offentliga organisationer ska följa. Framför allt bidrar e-handel till att offentlig sektor

• använder upphandlade ramavtal och ökar sin avtalstrohet
• får kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt och att det blir enklare att göra priskontroller
• kan göra tidsbesparingar genom att effektivisera sina beställningar och sin fakturahantering, vilket även leder till färre fel
• kan öka resurserna för själva kärnverksamheten
• kan öka sin kvalitet och service genom att förbättra sin interna styrning och kontroll samt möjligheten till uppföljning
• får ökad rättssäkerhet
  kan göra miljövinster

Många systemstöd för e-handel kan också ge stöd för att automatisera interna processer. Oftast godkänner ansvarig person en beställning i systemet redan innan en order går iväg till leverantören. Det innebär att fakturan kan attesteras automatiskt när mottagna varor eller tjänster i systemet är leveransgodkända i systemet – om fakturan överensstämmer med den godkända beställningen.

Fördelar för leverantörer till offentlig sektor

För leverantörer innebär e-handel en möjlighet att effektivisera leveransprocessen. När leverantören får in en elektronisk order går det att koppla den till egna order-, lager- och faktureringssystem. En annan fördel är att fakturering med e-faktura ofta innebär att fakturaprocessen blir effektivare, och att leverantören snabbare kan få betalt för sin leverans.
E-handel bidrar även till att anställda på offentliga organisationer gör fler beställningar från upphandlade ramavtal, då de finns inlagda i inköpssystemet. Det leder till ökad avtalstrohet
Många offentliga organisationer ställer också krav på e-handel och e-faktura i sina upphandlingar av varor och tjänster. Det betyder att leverantörer måste kunna e-handla för att vinna en sådan upphandling.

Leverantörsportal är ett alternativ till systemstöd för e-handel

Offentliga organisationer kan erbjuda en leverantörsportal till sina leverantörer. Det är ett webbaserat gränssnitt för leverantörer som inte har något eget systemstöd för e-handel. I leverantörsportalen kan man hantera produktkataloger, beställningar och fakturor. Det går även att kombinera olika lösningar och använda en leverantörsportal för till exempel produktkataloger, men skicka e-fakturor med ett eget systemstöd.

Nackdelen med leverantörsportal är att det blir en del manuellt arbete för dig som leverantör. Därför är det inte en lösning som passar för leverantörer som har omfattande affärsflöden med offentlig sektor.

Läs vidare

Digg:s information om lag, förordning och föreskrifter på e-handelsområdet

Digg:s information om att komma igång med e-handel

Digg:s information om krav på e-handel för statliga myndigheter

Digg:s uppföljning av statliga myndigheters e-handel

SKR:s enkät om e-handel, e-fakturering och e-upphandling i kommuner och regioner

LÄNK LÄNK LÄNK nya sidor om krav på e-handel i upphandling LÄNK LÄNK LÄNK