E-handel i offentlig sektor

Det finns flera anledningar att e-handla för både offentliga organisationer och leverantörer. Dels finns det lagar och förordningar som säger att vissa delar av den offentliga inköpsprocessen måste vara elektronisk. Dels finns det många fördelar med e-handel. Här hittar du även information om vad man ska tänka på när man väljer affärsprocess för e-handel.

E-handel är ett relativt nytt sätt för att hantera inköp som gör det möjligt att hantera delar av flödet elektroniskt. E-handel omfattar de delar i den offentliga inköpsprocessen som kommer efter kontraktstilldelningen: beställning, leverans och fakturahantering. Med e handel utbyter köpare och leverantörer av varor och tjänster elektroniska meddelanden mellan sina respektive e handelssystem. Utbytet sker i enlighet med en i förväg överenskommen affärsprocess.

Vissa delar av inköpsprocessen i offentlig sektor är obligatoriska enligt lagar och förordningar, för såväl offentliga organisationer som för leverantörer. Det gäller framför allt en ny lag om att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura enligt en ny europeisk standard, från och med den 1 april 2019. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem.

Digg:s information om lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

Digg:s information om krav på e-handel för statliga myndigheter

Fördelar för offentlig sektor

Syftet med e-handel är att bidra till en effektiv inköpsprocess som möjliggör en förbättrad styrning av inköp mot de befintliga upphandlade ramavtal som offentliga organisationer ska följa. Framför allt bidrar e-handel till att offentlig sektor

• följer upphandlade ramavtal och ökar sin avtalstrohet
• får kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt och att det blir enklare att göra priskontroller
• kan göra tidsbesparingar genom att effektivisera sina beställningar och sin fakturahantering, vilket även leder till färre fel
• kan öka resurserna för själva kärnverksamheten
• kan öka sin kvalitet och service genom att förbättra sin interna styrning och kontroll samt möjligheten till uppföljning
• får ökad rättssäkerhet
• kan göra miljövinster

Många inköpssystem kan också ge stöd för att automatisera interna processer. Oftast godkänner ansvarig person en beställning i systemet redan innan en order går iväg till leverantören. Det innebär att fakturan kan attesteras automatiskt när man leveransgodkänt mottagna varor eller tjänster i systemet – om fakturan överensstämmer med den godkända beställningen.

Fördelar för leverantörer till offentlig sektor

För leverantörer innebär e-handel en möjlighet att effektivisera leveransprocessen. När man får in en elektronisk order går det att koppla den till egna order-, lager- och faktureringssystem. En annan fördel är att fakturering med e-faktura ofta innebär att fakturaprocessen blir effektivare, och att leverantören snabbare kan få betalt för sin leverans.

E-handel bidrar även till att anställda på offentliga organisationer gör fler beställningar från upphandlade ramavtal, då de finns inlagda i inköpssystemet. Det leder till ökad avtalstrohet.

Många offentliga organisationer ställer också krav på e-handel och e-faktura i sina upphandlingar av varor och tjänster. Det betyder att leverantörer måste kunna e-handla för att vinna en sådan upphandling.

Leverantörsportal är ett alternativ till systemstöd för e-handel

Offentliga organisationer kan erbjuda en leverantörsportal till sina leverantörer. Det är ett webbaserat gränssnitt för leverantörer som inte har något eget systemstöd för e-handel. I leverantörsportalen kan man hantera produktkataloger, beställningar och fakturor. Det går även att kombinera olika lösningar och använda en leverantörsportal för till exempel produktkataloger, men skicka e-fakturor med ett eget systemstöd.

Nackdelen med leverantörsportal är att det blir en del manuellt arbete för dig som leverantör. Därför är det inte en lösning som passar för leverantörer som har omfattande affärsflöden med offentlig sektor.

Läs vidare

Diggs:s information om de statliga myndigheternas e-handel

SKR:s enkät om e-handel och e-fakturering i kommuner och regioner