E-handel i offentlig sektor

Det finns flera anledningar att e-handla för både offentliga organisationer och leverantörer. Dels finns det lagar och förordningar som säger att vissa delar av den offentliga inköpsprocessen måste vara digital. E-handel gör det även möjligt att förbättra styrningen och effektivisera arbetet i en inköpsorganisation.

E-handel omfattar de delar i den offentliga inköpsprocessen som kommer efter kontraktstilldelningen: beställning och order, leverans och fakturahantering. Med e-handel utbyter köpare och leverantörer av varor och tjänster elektroniska meddelanden mellan sina respektive systemstöd. Utbytet sker i enlighet med en i förväg överenskommen affärsprocess.

Vissa delar av inköpsprocessen i offentlig sektor är reglerade i lagar och förordningar, för såväl offentliga organisationer som för leverantörer. Det är t.ex. enligt ”Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling” (e-fakturalagen) obligatoriskt att utfärda elektroniska fakturor för de köp som baseras på de upphandlingslagar som nämns i lagen och där upphandlingen påbörjats från och med den 1 april 2019. E-fakturalagen innefattar även direktupphandlingar. Vidare så ska de flesta statliga myndigheter enligt föreskrifter hantera sina beställningar och order elektroniskt.

Effektivare inköp med hjälp av e-handel

SFTI har tagit fram en informationsfilm som beskriver fördelarna med e-handel, som offentliga organisationer kan använda för att utbilda medarbetare och chefer.

Fördelar för offentlig sektor

Syftet med e-handel är att bidra till en effektiv inköpsprocess genom att offentlig sektor

• använder upphandlade ramavtal och ökar sin avtalstrohet,
• får kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt och att det blir enklare att göra priskontroller,
• kan göra tidsbesparingar genom att effektivisera sina beställningar och sin fakturahantering, vilket även leder till färre fel,
• kan öka resurserna för själva kärnverksamheten,
• kan öka sin kvalitet och service genom att förbättra sin interna styrning och kontroll samt möjligheten till uppföljning,
• får ökad rättssäkerhet,
• kan göra miljövinster.

Många systemstöd för e-handel kan också ge stöd för att automatisera interna processer. Oftast godkänner ansvarig person en beställning i systemet redan innan en order går iväg till leverantören. Det innebär att fakturan kan attesteras automatiskt när mottagna varor eller tjänster i systemet är leveransgodkända i systemet – om fakturan överensstämmer med den godkända beställningen.

Fördelar för leverantörer till offentlig sektor

För leverantörer innebär e-handel en möjlighet att effektivisera leveransprocessen. När leverantören får in en elektronisk order går det att koppla den till egna order-, lager- och faktureringssystem. En annan fördel är att fakturering med e-faktura ofta innebär att fakturaprocessen blir effektivare för båda parter.

E-handel bidrar även till att anställda på offentliga organisationer gör fler beställningar från upphandlade ramavtal, då de finns inlagda i inköpssystemet. Detta bidrar till ökad avtalstrohet.

Läs vidare

Digg:s information om lag, förordning och föreskrifter på e-handelsområdet

Digg:s information om att komma igång med e-handel

Digg:s information om krav på e-handel för statliga myndigheter

Digg:s uppföljning av statliga myndigheters e-handel

SKR:s enkät om e-handel, e-fakturering och e-upphandling i kommuner och regioner