Publicerad 5 mars 2021

Dokument, bifogade filer

Riktlinjer för dokument och bifogade filer.

Namngivning av dokument

  • Använd bara a-z, 0-9, och (bindestreck) i filnamnet.
  • Använd inte mellanslag i filnamnet.
  • Filnamnet ska beskriva vad filen innehåller.

Versionshantering av dokument

  • Det är alltid den senaste versionen av dokumentet som ska finnas på webbsidan.
  • Versionsnummer och utgåvor av dokument ska anges inne i dokumentet.
    • Versionsnummer och utgåvor av dokument anges vanligen inte i filnamnet.
    • Om ett dokument byts ut regelbundet på en sida som i övrigt inte ändras ofta kan versionsnummer behöva anges även i filnamnet.

Därför är filnamnet viktigt

De som använder vanliga datorer för att ladda ner och läsa dokument fyller snabbt sin hårddisk med väldigt många filer. Då gäller det att filnamnet beskriver vad filen innehåller för att det ska gå att återfinna det vid behov.

Genom att inte använda svenska tecken, mellanslag eller specialtecken i filnamnet minimerar du risken att filen inte går att öppna hos mottagaren - förutsatt att läsaren har programvara som kan öppna filen. Använd alltid PDF som format om det är möjligt.

Exempel på korrekta filnamn

Delegationslista-PBL-20141218.pdf

TN4-Forelaggande-om-komplettering-feb-2015.pdf

Avtal-kliniska-provningar-studier-20090301.pdf

Dokumentformat

  • Var tydlig med hur man ska använda dokumentet när du beskriver det i texten. Är det en mall, så skriver du det. Är dokumentet enbart för läsning, så skriver du det.
  • Dokument som publiceras för nedladdning ska så långt som möjligt vara i PDF-format, oavsett originalformatet (Word, Excel. PowerPoint och så vidare).
    • Undantag är dokument som ska användas som mall eller för annan bearbetning av besökaren. Dessa kan vara i ett annat filformat än PDF, men formatet måste alltid anges i länktexten eller i direkt anslutning till dokumentlänken.
    • Publicera gärna två versioner av malldokument: en i originalformat (som man alltså kan jobba vidare i på egen hand) och en i PDF-format (som bara går att läsa).

Tänk på

Många dokumentformat kräver programvara som kostar pengar för den som ska öppna dokumentet. Se därför så långt som möjligt till att använda filformat som kan öppnas med gratisprogram. Det är en av anledningarna till att PDF är det format som alltid ska användas.

Tillgängliga dokument

Dokument på SKR:s webbplatser ska vara tillgängliga. Det innebär att dokumentet ska kunna läsas av alla, även personer som använder läshjälpmedel som till exempel skärmläsare.

  • Använd formatmallarna i Word när du skapar ett dokument. Spara sedan som PDF.
  • Publicera aldrig ett skannat dokument på webben; läshjälpmedel kan inte tolka det.
  • Behöver dokumentet en skriftlig namnteckning kan du skanna in namnteckningen och lägga in det som en bild. Spara sedan dokumentet som PDF.

Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service

Den 1 januari 2019 trädde lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen) i kraft. För dokument innebär lagen i korthet:

  • Dokument som är publicerade på webbplatsen efter den 23 september 2018 ska vara tillgängliga.
  • Dokument som varit publicerade på webbplatsen sedan innan den 23 september 2018 är undantagna från lagen.

Tips

I de flesta fall kan innehållet i ett dokument istället göras som en eller flera webbsidor. Detta är alltid att föredra eftersom det är enklare att uppdatera en webbsida, gör det lättare för våra målgrupper att ta del av innehållet och uppfyller DOS-lagen utan behov av särskilda åtgärder.

Läs vidare