Marknadsanalys vid upphandling av välfärdsteknik

Vid en marknadsanalys kartläggs vilka leverantörer, produkter och tjänster som finns på marknaden för aktuell välfärdsteknik. Syftet är bland annat att kommunen ska få information för att kunna utforma krav som är väl avvägda mellan verksamhetens behov och marknadens förutsättningar samt för att kunna välja rätt upphandlingsförfarande. Marknadsanalysen bör synkroniseras med behovsanalysen.

Vid en marknadskartläggning är det lätt att fokusera på de varor och tjänster som olika företag erbjuder. Glöm inte att även kartlägga leverantörerna som erbjuder dessa produkter genom att tex kartlägga deras ekonomi, erfarenhet och andra parametrar som kan påverka urval och framtida krav i upphandlingsdokumenten.

Kartläggning av marknaden kan genomföras på olika sätt. Skriftliga RFI:er (Request for information), fördjupad leverantörsdialog, intervjuer med andra kommuner som genomfört upphandling nyligen av aktuell välfärdsteknik är olika metoder för att kartlägga marknaden.

Inledande kartläggning och analys av marknaden

Ett exempel på hur kommunen kan påbörja kartläggning av marknaden för den välfärdsteknik som ska köpas in är att genomföra en skriftlig RFI (Request for information), vilket annonseras i ett publikt upphandlingsverktyg/upphandlingsdatabas eller motsvarande.

Fördelar med att annonsera en RFI skriftligt i ett publikt annonseringsverktyg är att annonsen når ut till de flesta leverantörer på marknaden. Dessutom får samtliga leverantörer en lika och transparant behandling och kommunen får svar från de leverantörer som är intresserade att leverera till din kommun. En RFI ger också en bra helhetsbild av hur marknaden för aktuell välfärdsteknik ser ut och kan användas till att testa idéer om exempelvis upplägg och vilket behov kommunen har.

Ibland kan vara svårt för leverantörerna att hinna med att svara på RFI:er. Ett tips är att göra RFI:er som är lätta att läsa och svara på och inte ha för många frågor. Om det finns leverantörer som kommunen vill få svar från, informera dem om RFI:n.

Förslag på RFI-mall inför upphandling av välfärdsteknik

Kompetenscenter välfärdsteknik har tagit fram en mall inför upphandling av välfärdsteknik. I mallen finns förslag och exempel som kan hjälpa kommuner att ta fram en RFI.

Mall RFI inför upphandling av aktuell välfärdsteknik/behov (Word) Word, 87 kB.

Mall RFI inför upphandling av aktuell välfärdsteknik/behov (PDF) Pdf, 111 kB.

Ibland räcker det inte med en skriftlig RFI, då kan dialogsamtal med lämpliga leverantörer vara ett alternativ för att få mer information. Det går då bra att komplettera materialet vid ett senare skede.

Tidiga dialog, Upphandlingsmyndigheten

Marknadsanalys inför upphandling, Upphandlingsmyndigheten