Planera, införa och förvalta välfärdsteknik

När kommunen fattat beslut om ett införande är det dags att planera för och införa välfärdstekniken samt på sikt förvalta tekniken.

Planera

En noggrann planering tar tid och innehåller en plan för införande och förvaltning av både teknik och arbetssätt. En välarbetad plan skapar förutsättningar för att politiker, ledning och verksamhetsnära personal arbetar åt samma håll samt att nya arbetsformer och arbetssätt införs. Avsätt tid för planering innan införandet.

I planeringen ingår att:

• Skapa en nyttorealiseringsplan.
• Klassa informationen som ska hanteras och säkerställ att informationen är skyddad på rätt nivå.
• Fastställa målgrupp och syfte med insatsen och utreda legala förutsättningar för att veta hur tekniken förhåller sig till lagrum, beviljande av insatser och samtycke.
• Kartlägga och utforma arbetsprocesser, arbetssätt och roller.
• Förbered inköpsprocessen.
  

Intressenter förändringsledning, välfärdsteknik

Informationssäkerhet, välfärdsteknik

Nyttorealisering, välfärdsteknik 

Arbetsprocesser

Införande av en ny omsorgstjänst innebär att nuvarande arbetsprocesser förändras och behöver justeras. Inled med att kartlägga de arbetsprocesser som berörs av den nya omsorgstjänsten. Utforma därefter eventuella nya arbetsprocesser.

Exempel på nya arbetsprocesser som kan bli aktuella:

• Hur tekniken säkras, installeras och förvaltas.
• Hur insatsen planeras i genomförandeplanen.
• Reservplan om tjänsten inte fungerar.
• Åtkomst och behörighetstilldelning.
• Avgifter för den enskilde och ersättning till extern utförare.

När arbetsprocesserna är tydliggjorda och har uppdaterats i kommunens ledningssystem behöver ledningssystemets riktlinjer och instruktioner ses över och justeras.

Arbetssätt

En ny digital omsorgstjänst innebär att arbetet behöver utföras på nya sätt. Utforma därför arbetssätt kopplade till omsorgstjänsten och säkerställ att de nya arbetssätten är inkluderade i det systematiska arbetsmiljö-, kvalitet- och informationssäkerhetsarbetet. Börja gärna enkelt och utveckla arbetssätt, teknik och funktioner allt eftersom.

Roller

För att veta vem som gör vad i arbetsprocesserna tydliggör roller och ansvar för introduktion, uppföljning, dokument- och informationshantering, i enlighet med ledningssystemet. Därefter, upprätta ett systematiskt och strukturerat samarbete mellan berörda yrkesgrupper och planera kompetensutvecklingen för de olika rollerna. Exempel på roller och ansvar som ska tydliggöras:

• personer i verksamheten som ska ansvara för tjänsten
• superanvändare
• egen larmorganisation, exempelvis en teknikgrupp som är specialiserad på att installera välfärdsteknik, som ansvarar för all installation, service och avinstallation
• IT-stöd, dataskyddsombud och säkerhetssamordnare.

Inköpsprocessen

Planering, kartläggning och analys är en viktig del av inköpsprocessen. Involvera upphandlingsavdelning eller motsvarande så tidigt som möjligt. Läs mer på Förbered upphandling.

Självskattningsverktyg KLASSA

Förebered upphandling, välfärdsteknik

Lärande exempel: Gemensamma sakfrågor sammanförde kommuner

Införa

Välfärdsteknik införs ofta i form av projekt. Under införandet behövs kompetensutveckling, dialog och kommunikation om den specifika välfärdstekniken. Inkludera de blivande användarna i dialogen.

Det är vanligt att nya frågor uppstår under införandet och planeringen kan därför behöva korrigeras efter hand. Det kan exempelvis handla om arbetssätt som det har planerats för men som inte fungerar i praktiken. Börja därför införandet i mindre skala, men med målet att breddinföra.

Förvalta

Förvaltning av välfärdsteknik handlar om att vidmakthålla och vidareutveckla tjänsten samt ge användarstöd till verksamheten. Syftet är att tjänsten ska fungera säkert, effektivt och hålla den kvalitet som kravställts. Det som ska förvaltas är:

• tjänsten
• välfärdstekniken
• IT-systemet/mjukvaran.
  

Inom vård- och omsorg kan exempel på välfärdsteknik som ska förvaltas vara tillsynskameror, mobila trygghetslarm, digitala lås eller läkemedelsautomater. Vid förvaltning av välfärdsteknik krävs ofta samarbeten med andra ansvarsområden som till exempel IT, informationssäkerhet och inköp.
Förvaltning av en specifik välfärdsteknik bygger på att införandet är genomfört och att leverans av tekniken är godkänd samt att tjänsten används i det dagliga arbetet.

Målet med förvaltningen är att se till att välfärdstekniken fungerar så att den genererar nytta. Det uppnås bland annat genom en stabil och tillgänglig tjänst. Viktigt är också att hantera förändringar som stödjer nya behov, lagar eller riktlinjer.

Ofta kan en välfärdsteknik vara sammankopplad med flera andra digitala gränssnitt, annan teknik, integrationer eller system. Vid förvaltning av välfärdsteknik, börja med att identifiera dessa samband.

Så kommer kommuner igång med förvaltning av välfärdsteknik

Det finns många modeller för förvaltning, så kallade systemförvaltnings- eller objektsförvaltningsmodeller. Oavsett om din kommun väljer en specifik modell eller inte så är det bra att redan vid beslut om införande tydliggöra vilka roller, ansvar och aktiviteter som ska ingå i förvaltningen.

För att komma igång med förvaltning av välfärdsteknik:

1. Undersök hur din kommun arbetar med förvaltning i övrigt, kanske finns redan en modell att utgå ifrån.
2. Gör en nulägesanalys för hur kommunen förvaltar aktuell välfärdsteknik idag.
3. Komplettera nulägesanalysen med en behovsanalys genom att till exempel ta stöd av plan för förvaltning av välfärdsteknik.
4. Gör en nyttoanalys för det nya alternativet för förvaltning.
   

Exempel på plan att förvalta välfärdsteknik (Word) Word, 77 kB.

Aktiviteter vid förvaltningen av välfärdsteknik

Förvaltning består av fyra huvudsakliga områden:

Styrning

I styrning beslutas vilka mål som ska uppnås med förvaltningen och vad det får kosta. Det beslutas även i många fall vilka enskilda förändringar som ska ske inom ramen för målen. Exempelvis:

• Prioritera ärenden eller aktiviteter.
• Besluta om plan för förvaltning av specifik välfärdsteknik och budget, i linje med verksamhetsplanen.
• Styra och fördela arbetsuppgifter.
• Planera och se till att leverans- och avtalsuppföljning genomförs.

Användarstöd

Aktiviteter som ökar användarnas kunskap om teknik och produkter. Användare kan vara både personal och omsorgstagare. Exempel på användarstöd:

• Besvara frågor och ta emot felanmälan från användare.
• Uppdatera rutiner och manualer.
• Utbilda användargrupper.
• Utreda och driva felärenden och utvecklingsaktiviteter.

Ändringshantering

Ändringshanteringen består av uppdrag som vidmakthållande, vidareutveckling och nyutveckling. Ändringar görs ofta i samarbete med leverantören. Exempelvis:

• Genomföra kostnads/intäktsanalys för ändringar.
• Genomföra och testa ändringar, t.e.x versionsuppdateringar.
• Analysera och specificera krav.

Daglig drift och underhåll

Daglig drift och underhåll innefattar åtgärder för daglig hantering av tekniken och dess digitala stöd. Exempelvis:

• Installation och avinstallation.
• Lagerhållning.
• Felsökning och problemhantering.
• Ta backup.
• Övervakning.