Digital signering av hälso- och sjukvårdsåtgärder

Innan kommunen beslutar att införa digital signering av hälso- och sjukvårdsåtgärder är det viktigt att göra en behovs- och nyttoanalys samt marknads- och informationssäkerhetsanalyser.

Att gå från pappershantering och ett analogt arbetssätt till app och ett digitalt arbetssätt är en omställning som påverkar flera professioner i verksamheten. Involvera därför medarbetare tidigt i processen och skapa delaktighet i förändringsarbetet. Utgå från förändringsledning välfärdsteknik för ett strukturerat och framgångsrikt införande.

Involvera intressenter

Informera och involvera alla berörda intressenter i ett tidigt skede. Dels bidrar det till ett bättre beslutsunderlag, dels underlättas det kommande införandet av att ha haft med alla berörda under hela processen.

Exempel på intressenter är:

• Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)
• Medicinskt ansvarig rehab (MAR)
• Sjuksköterskor
• Arbetsterapeuter/fysioterapeuter
• Personal i hemtjänsten
• Enhetschefer för berörd personal
• Förvaltningsledning
• Systemförvaltare
• Fackliga representanter
• Skyddsombud/arbetsplatsombud
• Patienter och anhöriga
  

Dessutom behöver specialistkompetenser inom till exempel IT, informationssäkerhet, juridik, kommunikation och upphandling involveras utifrån sina kompetenser.

Flera kommuner berättar att ett införande leder till både en ekonomisk och verksamhetsmässig nytta. Däremot finns ett antal saker som kan vara bra att ta ställning till inför beslut om införande:

1. Ska digital signering införas både i ordinärt och särskilt boende? Starta i så fall med ordinärt boende där effekterna är som störst.
2. Vilken typ av stark autentisering ska användas för inloggning i appen/telefonen? Tänk samtidigt till kring andra eventuella system som används/kommer användas på sikt.
3. Finns stark autentisering tillgänglig i kommunen eller måste en införandeprocess genomföras?
4. I behovsanalysen omvärldsbevaka och genomför en marknadsdialog. Finns funktionen att avropa som modul från leverantör av verksamhetssystem eller krävs upphandling?
5. I marknadsanalysen, analysera om det finns eventuella fördelar med att funktionen finns inom befintligt verksamhetssystem eller om andra leverantörer erbjuder andra funktioner som kan ge andra mervärden.

Inför beslut om införande av välfärdsteknik

Nyttoanalys

Digital signering är en vanligt förekommande och beprövad tjänst i kommunerna. Det innebär att det inte finns anledning att genomföra en pilot för att utvärdera om de ska införas. Däremot är det klokt att göra ett stegvis införande där en första begränsad fas är till för att utveckla arbetssätt och rutiner inför ett breddinförande.

Ta stöd av andra kommuners befintliga nyttoanalyser och gör en egen där så många nyttor som möjligt kvantifieras utifrån kommunens förutsättningar. Det behövs både för att motivera ett införande och för att möjliggöra en bra uppföljning. Fokusera inte bara på ekonomiska nyttor, utan använd även andra konstaterade mervärden som exempelvis ökad kvalitet och patientsäkerhet, genom att minimera antal avvikelser och eventuella vårdskador. 

Se vidare under fliken Mallar och goda exempel längre ner.

Planera, upphandla och införa digital signering

Råd kring förändringsledning, informationssäkerhet och tekniska förutsättningar för digital signering. Börja med att läsa den generella informationen och därefter specifikt om digital signering.

Planera, införa och förvalta välfärdsteknik

Förändringsledning

Kommuner som lyckats bra med sitt införande av digital signering understryker alla vikten av att engagera all berörd personal i ett tidigt skede och ge dem tydlig och begriplig information om vad införandet kommer att innebära för dem. De betonar också vikten av att hitta arbetssätt som skapar motivation för alla personalgrupper och kommunicera ut detta tydligt.

Förändringsledning välfärdsteknik

Motivationsfaktorer för olika yrkesgrupper

Den enskilde

• Ökad patientsäkerhet.
• Ökad kvalitet.
• Minskad risk för felmedicinering då listorna alltid är uppdaterade i realtid.
• Reducerar risk att känsliga personuppgifter tappas bort vid transport av signeringslistor till/från den enskilde.

Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), Medicinskt ansvarig rehab (MAR)

• Ökad patientsäkerhet genom färre avvikelser och ökad följsamhet till ordinerade åtgärder
• Systemet har en funktion som innebär att personal utan delegering ej kan signera vilket innebär minskad risk att personal utan delegering både utför och signerar åtgärden.
• Minskar risk för felmedicinering då signeringslistorna alltid är uppdaterade i realtid.
• Antalet avvikelser minimeras då systemet varnar för fel innan de bli avvikelser.
• Förbättrar möjlighet till systematisk uppföljning.

Sjuksköterskor/arbetsterapeuter/fysioterapeuter

• Samma som för MAS och MAR.
• Ändringar i ordination sker direkt via systemet och kräver inte transport av ny signeringslista till den enskilde.
• Att i realtid kunna uppmärksamma ej utförda åtgärder och skyndsamt kunna följa upp.
• Effektiviserar arbetsprocessen och frigör tid.
• Minskar risk för tolkningsfel för otydliga eller ”kluddiga” anteckningar.

Undersköterskor som ska signera

• Minskar risk för tolkningsfel för otydliga eller ”kluddiga” anteckningar.
• Effektiviserar arbetsprocessen och frigör tid.
• Ändringar i ordination sker direkt via systemet och kräver inte transport av ny lista till den enskilde.
• Nya arbetssätt med digitalt stöd, ett modernt arbetssätt.
• Mindre stress i arbetet genom vetskap om att eventuella fel uppmärksammas i tid.
• Förbättrad arbetsmiljö.

Samhälle

• Minskar behov av pappersutskrifter och skapar förutsättningar för en hållbar verksamhet.
• Kan minska dyra samhällskostnader genom att minimera risk för vårdskador.
• Skapar möjlighet att arbeta med data som strategisk resurs för övergripande verksamhetsutveckling.
  

Enhetschefer hemtjänst och hälso- och sjukvård

• Ökad effektivitet, frigjorda resurser.
• Använda befintliga resurser på bästa sätt.
• Framtidssäkra verksamheten genom effekter via digital omställning.
• Bidrar till bättre arbetsmiljö för medarbetare och således bli en mer attraktiv arbetsgivare.
• Möjlighet till övergripande systematisk uppföljning skapar förutsättningar för verksamhetsutveckling.
  

Dataskydd, informationssäkerhet och tekniska förutsättningar

Vid planering och införande är det också viktigt att tänka på behov av utrustning, tekniska förutsättningar och informationssäkerhet.

Ett MDM-verktyg (Mobile Device Manager) kan med fördel användas för att distribuera appar och uppdatera dessa på ett strategiskt och kvalitetssäkert sätt. Utöver detta ger ett MDM-verktyg möjlighet att lokalisera telefoner som tappas bort, alternativt möjlighet att spärra dessa.

Vid digital signering krävs tillgång till internet. Genomför kartläggning över behovet och säkerställ tillgång till täckning. När mobildata används, säkerställ att det finns tillräcklig mängd surf för att hantera datatrafik.

Erfarenheter pekar på att 3-5 GB/mån är lagom då en kommun som börjar med digital signering sannolikt också använder sig av andra lösningar som kräver datatrafik, exempelvis planeringssystem, digitala lås, mobil dokumentation.

• Om behov finns (på grund av bristande täckning), se över om leverantören erbjuder någon typ av offline-funktionalitet så systemet inte är sårbart vid avsaknad av täckning. Det kan dock kräva särskilda rutiner från kommunen för att säkerställa att lagrade signaturer verifieras senare genom internetuppkoppling.
• Säkerställ att det finns en rutin som beskriver vad som ska göras om systemet inte fungerar.
• Använd testmiljö/demoversion som en del av utbildningen i införandet för att skapa känsla av trygghet hos medarbetarna innan det går till skarpt läge i produktionsmiljö.
• Genomför en analys över hur befintliga behörigheter är upplagda i kommunens verksamhetssystem. Tänk på att medarbetare, till exempel dag-och nattpersonal, i andra verksamheter kan behöva behörighet till digital signering för att det ska fungera optimalt i verksamheten.

Frågeställningar att checka av:

1. Ska mobildata eller WIFI användas?
2. Ska appen fungera både inom ordinärt och särskilt boende?
3. Kartlägg och utred eventuellt behov av utökning av antalet telefoner i verksamheten? Används delade eller personliga enheter?
4. Är systemet kompatibelt med de telefoner/mobila enheter och operativsystem som kommunen har?
5. Vilken typ av stark autentisering ska användas?

Informationssäkerhet välfärdsteknik

Digital infrastruktur i ordinär och särskilt boende

Förvalta digital signering

Tjänsten för digital signering av hälso- och sjukvårdsåtgärder förvaltas som annan välfärdsteknik eller verksamhetssystem.

SKR har inte tagit fram någon specifik information om vad som krävs för att förvalta tjänster för digital signering av hälso- och sjukvårdsåtgärder. Läs den generella informationen om att förvalta välfärdsteknik.

Planera, införa och förvalta välfärdsteknik

Upphandling digital signering

Tjänsten digital signering upphandlas som annan välfärdsteknik. Men det finns vissa saker som är extra viktiga att beakta och ta ställning till. Börja med att läsa generellt om förbered upphandling av välfärdsteknik, därefter det specifika nedan.

Upphandla och förbered välfärdsteknik

Att tänka på vid upphandling:

1. Genomför en leverantörsdialog med stöd av nuläges- och behovsanalysen för att få kunskap om aktuella tjänster och vilka funktioner och egenskaper de kan erbjuda. Prioritera vilka funktioner och egenskaper som är viktigast. Det kan till exempel vara så att önskemål om integration till AD eller verksamhetssystem är önskvärda funktioner som ger mervärden.
2. Genomför en leverantörsdialog, gärna i form av en enkel "request for information" (RFI) för att kunna ställa krav och kriterier som marknaden kan svara på. Se länk längre ner.
3. Hämta information om leverantörerna i leverantörsdialogen. Använd informationen för att kunna utforma upphandlingsdokumenten så att kraven på leverantör både gör det möjligt för önskade anbud och samtidigt uppfyller kommunens förväntan på en stabil tjänst.
4. Ställ också krav på funktionaliteten i administrationsgränssnittet ur ett användarperspektiv. Det ska vara lätt att utföra behörighetsstyrning, kontroll och spårbarhet.
5. Finns det möjlighet att avropa funktionen från ett befintligt avtal, till exempel avtalet för aktuellt verksamhetssystem?
6. Vid upphandling av digital signering är det i många fall eftersträvansvärt att kunna integrera detta med befintliga system, så att det inte upplevs som en helt fristående lösning för medarbetarna. Beroende på typ av lösning ställer det olika krav på IT, systemförvaltare och hantering av behörighetsfrågor. En ytterligare erfarenhet värd att beakta är att användning av flera fristående system riskerar att bidra till ”tekniktrötthet” bland medarbetarna.
7. Ställa höga krav på användarvänlighet för medarbetarna.
8. Ställ utmanande men realistiska krav på tekniken, utgå från en aktuell marknadsanalys.
9. Definiera vilket stöd som önskas av leverantören när det gäller utbildning, konfiguration och support.
10. Upphandla gemensamt. Se över möjligheterna till regional samverkan och att kunna genomföra upphandlingar över kommungränserna. Finns goda exempel på kommuner som genomför gemensamma upphandlingar.

Marknadsanalys vid upphandling av välfärdsteknik

Mallar och goda exempel digital signering