Digitala lås, vid införande kommuner

På marknaden finns olika lösningar för digitala lås.

Vid den egna dörren

En lösning innebär att det ordinarie låset byts ut mot ett digitalt lås. Låset monteras på utsidan av den enskildes ytterdörr och syns inte på insidan av dörren. Det digitala låset aktiveras därefter med en applikation i mobilen.

En annan lösning är att ytterdörrens vanliga låscylinder behålls men att den kompletteras med en funktion för öppning med digital nyckel.

I båda låsvarianterna kan den enskilde använda sin egen nyckel precis som vanligt. De digitala låsen gör ingen åverkan på dörren, utan installeras i befintliga hål. Det som är gemensamt för alla digitala lås är att de ger spårbarhet via loggar, exempelvis vem som öppnade och när dörren öppnades/stängdes.

Det finns även olika lösningar för upplåsning av port/trapphusdörrar men gemensamt är att även de öppnas med mobiltelefon eller digital nyckel. Detta innebär att övriga boende i fastigheten kan använda sina egna nycklar/taggar som vanligt.

Nyckelgömma

Förutom de nämnda lösningarna finns funktionen nyckelgömma. Det är en box som monteras utanför fastighetens entré eller lägenheten. Boxen går att öppna med en kod eller en digital nyckel. Denna funktion kan även användas i de fall det inte är möjligt att installera ett digitalt lås i bostaden.

Öppning via mobiltelefon

Lås som öppnas via mobiltelefon kräver att det finns en applikation, vilket dessutom kräver både användarnamn och lösenord för att logga in. Låset kommunicerar via bluetooth för att öppna och stänga dörren. Vredet drivs av batterier och påverkas således inte av strömavbrott.
Lås som istället kräver digital nyckel drivs av batterier i nyckeln och denna funktion påverkas inte heller av strömavbrott. Denna lösning kräver en unik pinkod när nyckeln laddas med behörighet.

Inför beslut att införa digitala lås

Innan kommunen beslutar att införa digitala lås är det viktigt att göra en behovs- och nyttoanalys samt tänka på informationssäkerheten.

Behovsanalys

Det har visat sig vara både en ekonomisk och en verksamhetsmässig nytta med att införa digitala lås. Dock finns det ett antal saker att ta ställning till inför beslut om ett införande. I behovsanalysen bör frågorna nedan tas med.

Kommungemensamt system

Ta ställning till om de digitala låsen enbart ska gälla för omsorgens tjänster. Flera kommuner vill ha samma lösning även för andra kommunala tjänster såsom sophantering, el-centraler med mera. Fördelen kan vara minskad kostnad, men det blir ett större projekt som kan ta längre tid att genomföra och fler saker att komma överens om.

Insatsregistrering

Flera leverantörer erbjuder möjligheten att även sköta insatsregistrering via digitala lås. Se över om detta är något som ska införas och vilka effekter det kan ha på andra processer. Här kommer även biståndshandläggare, enhetschefer med flera att påverkas och det är viktigt att de involveras.

Autentisering

Vilken typ av stark autentisering som ska användas är bra att fundera på redan i behovsanalysen. Hårdvarunycklar? Personliga koder? Används delade eller personliga telefoner? Gör kartläggningen noggrant och tänk även till kring inloggning till andra system i telefonen.

100 procent nyckelfritt?

Om kommunen strävar efter en helt nyckelfri hantering i organisationen förutsätter det att digital nyckelhantering tillämpas även på tvättstugor, medicinskåp, soprum och portar.

Nyttoanalys

Kommunen rekommenderas även att försöka konkretisera vilken nytta digitala lås kan bidra till. För att ta fram en nyttoanalys börja med att läsa igenom informationen om behovsanalys och vilka verktyg som kan går att använda.

Inför beslut om införande av välfärdsteknik

Informationssäkerhet

Det är viktig att identifiera säkerhetskrav, säkerhetsnivån och andra nödvändiga åtgärder. Det gäller både administrativa systemet och det fysiska låset. Kommunen behöver klargöra exempelvis vad i lösningen som kräver internet, om den administrativa mjukvaran är molnbaserad och vart molnet finns, detaljnivå på loggning och hur loggningen utläses (tex. genom cylinder eller synkstation).

Informationssäkerhet och välfärdsteknik

Planera, upphandla och införa digitala lås

Vid planering och införande av digitala lås är upphandling, kontakt med fastighetsägare och beslut om behörigheter och installation viktiga moment att inkludera i processen. Börja med att läsa den generella informationen.

Planera, införa och förvalta välfärdsteknik

Juridik och digitala lås

Det finns idag ingen juridisk möjlighet att tvinga en enskild att installera ett digitalt lås, även om personen har hemtjänst och/eller trygghetslarm. Erfarenheten från modellkommunerna är att få tackar nej till digitalt lås.

Det är viktigt att informera enskilda om de digitala låsen. Involvera berörda medarbetare, såväl omvårdnadspersonal som sjuksköterskor och biståndshandläggare, så att de kan svara på frågor genom att ge konkreta exempel om fördelarna med digitala lås. En del omsorgstagare kan behöva mer information, till exempel genom ett besök och samtal om varför de inte vill ha låset. Även om några personer skulle säga nej till installation av digitalt lås, behöver det inte vara ett hinder för att göra satsningen inom kommunen. Enstaka undantag bör inte förhindra ett införande.

Samtycke enligt Dataskyddsförordningen (GDPR)

Det krävs inget samtycke från den enskilde för behandling av personuppgifter i socialtjänstens verksamheter. Det gäller varken vid handläggning av ärenden eller genomförande av insatser om den enskilde sagt ja till själva insatsen. Den enskilde har ingen rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter men kan tacka nej till att digitala lås installeras.

Upphandling

Det finns en del frågeställningar som är bra att ta med sig vid upphandling av digitala lås däribland frågor kring servicenivåer, kommungemensam lösning och framtidssäkring. I SKRs rapport Smarta lås - marknad, trender och upphandling finns ett antal frågeställningar som är bra att ta med sig vid upphandling av digitala lås.

Ta även ställning till om kommunen ska inkludera installation av låsen i upphandlingen. Beroende på kommunstorlek så kan det röra sig om ett hundratal till flera tusen lås som ska installeras i ett initialt skede. Planera installationen i samverkan med leverantören. Resultatet kan då bli effektivare även om kostnaden blir högre.

Digitala lås, en introduktion

Smarta lås - marknader, trender och upphandling

Addas ramavtal säkerhetsteknik

Förbereda upphandling av välfärdsteknik

Involvera fastighetsägare

I samband med installation av digitala lås är fastighetsägare en central part och det är viktigt att föra dialog om eventuella installationer och medgivande med dem. Detta gäller både vid installation till enskildas lägenheter och i de fall den enskilde bor i ett flerfamiljshus med gemensam huvudentré. För att säkerställa ett nyckelfritt arbetssätt bör digitalt lås installeras även på huvudentrén.

Vanliga frågor som fastighetsägare önskar svar på:

• Varför ska låset installeras?
• Hur fungerar låset?
• Påverkas fastighetsägaren av någon kostnad?
• Vem ska kontaktas vid problem?
• Säkerheten - vad händer exempelvis om en telefon/digital nyckel tappas bort?
• Påverkar det försäkringen?

Vid planering av införande, gör en inventering av hur många lås som ska sättas upp i flerfamiljshus. Att hitta kontaktuppgifter till, kontakta och få återkoppling från fastighetsägare kan vara tidskrävande. Det är möjligt att köpa register över fastighetsägare och ibland kan man behöva titta i portar för att se vem som ska kontaktas. Avsätt tid för det både inför, under och efter införandet.

I samverkan med större fastighetsbolag har det visat sig vara bra med personliga informationsmöten. Mindre fastighetsbolag har inte samma behov i lika stor utsträckning. Ett tidseffektivt sätt är att bjuda in till ett videomöte där även en tekniskt kunnig från leverantören medverkar. En del kommuner har även information till fastighetsägare på kommunens webbplats.

För att göra installation av digitala lås i huvudentré krävs ett medgivande från fastighetsägaren. De flesta modellkommuner har ett avtal som ska signeras. Där ska framgå att fastighetsägaren godkänner att ett digitalt lås installeras i porten.

Exempelmall medgivande fastighetsägare (Word)Word, 35 kB. Word, 35 kB.

Exempelmall medgivande fastighetsägare (PDF)Pdf, 184 kB. Pdf, 184 kB.

Installation

Beroende på kommunstorlek tar installationen av digitala lås olika lång tid och kräver olika mycket resurser. Flera modellkommuner har vid införandet samarbetat med en låssmed för att stärka den egna kompetensen hos personalen. På så sätt kan enkla misstag undvikas. Därefter har låssmeder endast använts vid mer komplicerade installationer. Ett annat alternativ är att låta leverantören göra den initiala installationen. Fördelen med att ha installationskompetens inom den egna organisationen är att det kan minska ställtid för installation av nya lås. Det kan dessutom skapa större förtroende vid installationen då personen känner till verksamheten.

På en del dörrar och lås är det svårt att installera digitala lås. En lösning kan vara att kommunen erbjuder att byta ut låskistan så att installation är möjligt. Att alltid ha med sig ny låskista ifall behov uppstår sparar tid.

Få kommuner har kompetens att själva installera lås på portar för flerfamiljshus. Det är bra att kartlägga hur många portinstallationer som är aktuella för att sedan kontakta låssmed så att denna får en preliminär volym.

Behörighet

Planera behörighetsstrukturen tidigt och vilka som ska ingå i den. Om behörigheten sätts för snävt kan det bli svårigheter om personal tillfälligt byter avdelning och snabbt behöver nyttja de digitala låsen. Ett bra grundarbete och avstämning med verkställigheten sparar tid i ett senare skede. Bland annat behöver arbetsflödet kartläggas innan behörighetsstrukturen formas. Kommunal verksamhet har ofta stor rörelse med personal mellan hemtjänstgrupper och delade/personliga telefoner med mera. Det kan vara bra att sätta behörigheten likadant som i verksamhetssystemet.

Att ha ett MDM-verktyg (Mobile Device Manager) rekommenderas särskilt i de fall mobiltelefon används som nyckel. Det gör det möjligt att enkelt spärra en telefon och sköta uppdateringar på distans. Ett MDM-verktyg medger i regel att det även går att lokalisera mobilen om den blivit bortlagd eller borttappad. Kommunen måste även ha en informationssäkrad behörighetsadministration för såväl fysiska nycklar som för digitala lås.

Om det digitala låset inte fungerar

Även om digitala lås har hög driftsäkerhet behövs en fysisk nyckel som reserv ifall det digitala låset eller telefonen slutar fungera. Digitala nyckelskåp för denna förvaring av de fysiska nycklarna underlättar spårbarheten. Det är viktigt att den fysiska nyckeln används som en säkerhet, inte ett alternativt arbetssätt.

Förvalta digitala lås

För att användningen av de digitala låsen ska fungera efter införandet krävs en förvaltningsprocess.

Börja med att läsa den generella informationen om att förvalta välfärdsteknik.

Planera, införa och förvalta välfärdsteknik

Förvaltningsorganisationen som byggts upp under införandet ska säkerställa att funktionen för digitala lås fungerar och håller ihop de olika delarna. Förvaltningen säkerställer att tekniken fungerar och att kompetens finns att tillgå. Om arbetet sker efter en strukturerad metod för förvaltning av digitala tjänster kan digitala lås inkluderas i det etablerade arbetssättet.

Specifika områdena för förvaltning av digitala lås är hur de ska monteras, installeras och administreras (exempelvis uppdateringar och batteribyten) samt en reservplan om tjänsten inte fungerar.

Förvaltningsprocessen

En generell beskrivning av olika stegen i förvaltningsprocessen.

1. I samband med att den enskilde får ett trygghetslarm och/eller beviljas hemtjänst säkerställs att digitala lås installeras samtidigt som insatserna påbörjas.
2. Den enskilde skriver dels på en nyckelkvittens (reservnyckel), dels ett samtycke till att ett digitalt lås installeras och används för de besök som personal gör i bostaden.
3. Meddelande om behov av installation skickas till en installatör som planerar in tid för installation.
4. Installatören administrerar låset i systemet (leverantörs system) och skriver in aktuell data (5-15 minuter).
5. Låset installeras hos den enskilde (10-60 min beroende på dörr). Det gamla låset tas tillvara och förvaras hos kommunen eftersom det annars finns risk att det gamla låset slängs av den enskilde eller anhörig.
6. Batteribyten sker oftast av hemtjänstgrupp och behöver göras ungefär en till två gånger per år.
7. När den enskilde inte längre har behov av det digitala låset monteras det ned och det gamla låset återinstalleras.

Mallar och goda exempel digitala lås