Frågor och svar om sociala medier

Här finns svar på frågor som SKR:s jurister har fått från kommuner och regioner när det gäller sociala medier. SKR:s medlemmar måste ta hänsyn till de särskilda krav som offentliga myndigheter har på att hantera information.

Hur ska man bevara och arkivera?

Fråga: Vad menas med att skärmdumparna ska sparas som bildfiler? Hur ska skärmdumparna sedan "bevaras", kan de brännas på CD alt. DVD?

Svar: Du bör bevara skärmdumpen i något lämpligt format, som exempelvis PDF/A. Har man till exempel programmet Acrobat Professional kan man även välja att skriva ut exempelvis en hel blogg direkt till en pdf-fil som man sedan konverterar till PDF/A. Syftet med nedanstående rekommendation är alltså att man ska få en uppfattning om hur det sociala mediet såg ut (ev bilder, färger med mera). Det är ett viktigt tidsdokument.

Utdrag ur SKL:s riktlinjer: "För att dokumentera själva mediet bör man till exempel varje halvår eller vid en större förändring, bevara en ögonblicksbild av det sociala mediet som används. Detta kan ske genom att man återkommande bevarar delar av det sociala mediet under en vald tidsperiod elektroniskt i ett standardiserat format (se RA-FS-2009:2) exempelvis en skärmdump.

SKL:s riktlinjer för sociala medier

Vad ska diarieföras av inlägg och kommentarer?

Fråga: Om kommunen skriver inlägg/kommentar på någon annans sociala mediesajt, exempelvis någon annans Facebooksida. Därefter kommenterar någon det vi skrivit där. Den kommentaren till vårt inlägg/kommentar, innehåller något som vi skulle ha diariefört om det var på vår egen facebooksida. Ska vi diarieföra detta även fast konversationen äger rum på någon annans sida?

Svar: Ja, ni bör ta hand om den fråga som uppstår om man bedömer att frågan kräver handläggning på något sätt. Även om ni från början kommenterade på någon annans sida så kommenterade ju någon er kommentar direkt till er. Då spelar det ingen roll på vilken ”plattform” detta sker. Ni måste alltså avgöra utifrån innehållet i kommentaren om kommentaren ska tas omhand på något sätt (t.ex. diarieföras eller tillföras ett ärende i ett annat verksamhetssystem etc). Det är innehållet som styr.

Fråga: Om en person skriver ett inlägg eller kommentar på en annan persons eller organisations webbsida (som skulle diarieföras om det var på vår egen sida), men inlägget är inte en kommentar på något som kommunen skrivit på sidan, utan har skrivits dit spontant. Är kommunen skyldig att diarieföra det då?

Svar: Det beror på vad det handlar om. Man är inte skyldig att diarieföra inlägg bara för att det råkar röra kommunen, men man kan behöva agera på det i alla fall. Det finns ett fall där man har diskuterat frågor som hör till socialtjänsten som bl a skulle kunna utmynna i en anmälan om missförhållanden i en familj (ett barn kanske far illa). Om man som anställd inom kommunens socialtjänst ser detta så skulle man själv kunna ta initiativ till en kommentar på inlägget då man råder personen att vända sig till kommunen. Ingen diarieföring alltså, däremot en skyldighet att ta initiativ om man misstänker att barn far illa.

Fråga: Skall alla inlägg på en kommuns Facebook-sida diarieföras?

Svar: Nej, allt behöver inte diarieföras i kommunens ärendehanteringssystem (diarium), så länge det hålls ordnat, antingen på Facebook-sidan, eller annat verksamhetssystem. Huvudsaken är att kommunen har ordning på alla inlägg, eftersom de är att betrakta som "allmän handling", och därmed ska kunna tas fram på begäran. Hur man håller ordning på handlingarna kan alltså myndigheten själv bestämma. Däremot måste sekretessbelagda handlingar diarieföras.

När frågan har hanterats och avslutats tar man ställning till om inlägget på Facebook och kommentarer kopplat till den kan gallras (tas bort och raderas) eller inte. Innan gallring får ske på Facebook ska kommunen fatta ett generellt gallringsbeslut (se faktaruta nedan om gallringsbeslut) för denna typ av forum och uppgifter. Inlägg från redaktören för Facebooksidan är också att betrakta som "allmän handling" och ska hanteras enligt samma rutiner som för inlägg från besökare på sidan.

Spara för eftervärlden: För att för eftervärlden fånga fenomenet Facebook och för att dokumentera själva mediet bör man t.ex. varje halvår eller vid en större förändring, bevara en ögonblicksbild av det sociala mediet som används. Detta kan ske genom att man återkommande bevarar delar av det sociala mediet under en vald tidsperiod elektroniskt i ett standardiserat format (se RA-FS 2009:2 för exempel på format), t.ex. en skärmdump.

Fakta

Gallringbeslut tar sikte på att ett inlägg kan gallras ”vid inaktualitet”. Det är alltså en bedömningsfråga när inlägget har tappat sin betydelse och aktualitet och kan tas bort. Inlägg och kommentarer som uppenbart inte behöver besvaras eller hanteras av kommunen, kan t ex bedömas ha en kortare gallringsfrist än en fråga som fått ett svar om det är av allmänt intresse.

Behöver man ha ansvarig utgivare?

Fråga: Behöver man ange en "ansvarig utgivare" för sidor på Facebook, bloggar och så vidare?

Svar: Sidor i sociala medier kan inte ha "ansvarig utgivare", eftersom det är interaktiva medier, kommentarer publiceras omodererat, det vill säga utan förhandsgranskning av kommunen/landstinget. Det straffrättsliga ansvaret ligger hos den som fäller yttrandet, alltså för brott som hets mot folkgrupp, förtal, uppvigling m.m. som kan begås i ett massmedium.

Därför bör man inte använda det begreppet för ansvarig utgivare, kalla det i stället publiceringsansvarig eller liknande, för att inte blanda ihop det med det juridiska begreppet.

Hur kan lärare använda Facebook i skolan?

Fråga: Om en lärare på en kommunal skola startar en sluten Facebooksida för elever som behöver läxhjälp. Gäller offentlighetsprincipen för den sidan, det vill säga kan en journalist begära utdrag från gruppen? Kan man sedan radera allt innehåll i gruppen när en kurs är avslutad, eller måste innehållet arkiveras?

Svar: Det går bra att ha slutna grupper på Facebook och liknande sociala medier. Inlägg och kommentarer är att betrakta som offentlig handling, om de inte omfattas av sekretess. Skolan och barn och utbildningsnämnden är ansvariga. Man kan ta bort inlägg och handlingar på en Facebooksida men då krävs gallringsbeslut på vanligt sätt.

Får man fotografera på sjukhus?

Fråga: Kan man införa totalt fotograferingsförbud på en BB-avdelning eller annan sjukvårdsavdelning, för att undvika att personal ofrivilligt exponeras på Facebook och andra sociala medier? Eller kan man införa regler som förbjuder personer att lägga ut bilder på avdelningspersonal på externa medier utan deras samtycke? Eller att det bara är tillåtet att fotografera egna barn och anhöriga?

Svar: Frågan är komplex. Sjukhus är inte en offentlig plats, den är omgärdad med sträng sekretess och förhållningsregler för anhöriga som exempelvis besökstider. Vår uppfattning är att man kan ha ordningsregler som säger att fotografering och filmning bara är tillåten efter medgivande av personalen. Totalt förbud är nog tveksamt om man kan ha. Om patienten och den anhörige är ense om att den anhörige skall ta en bild av patienten det så är vi tveksamma till om man kan hindra det. Det finns ingen rättslig prövning hos JO eller i domstol kring detta, vad vi känner till i dagsläget (2013-04-05). Men det lär nog komma.

Juridiskt PM om generella förbud mot ljud- och bildupptagningar på sjukhus (PDF, nytt fönster)

Informationsansvarig

  • Staffan Wikell
    Förbundsjurist

Kontakt

Har du en fråga med anledning av det pågående virusutbrottet?

Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Covid-19 och det nya coronaviruset








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!