Arbetsgivardeklaration på individnivå

Sveriges Kommuner och Landsting och Sobona – Kommunala företagens arbetsgivarorganisation vill informera om en lagändring som innebär förändringar vad avser arbetsgivardeklaration.

Detta arbetsgivarnytt innehåller dels en kort information från Skatteverket och dels SKL och Sobonas kommentar kring arbetsgivarens hantering vid felaktigt inbetald skatt.

Skatteverkets information om lagändringen

Nedan följer information hämtad från Skatteverkets webbsidor. För att säkerställa att information är korrekt förutsätts att arbetsgivare berörda av skattetekniska frågor regelbundet inhämtar information direkt från www.skatteverket.se.

Från och med januari 2019 gäller nya regler för arbetsgivare som ska lämna arbetsgivardeklaration. De nya reglerna innebär att du ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag för varje betalningsmottagare varje månad. Första gången du ska redovisa på det nya sättet är i februari 2019, alltså när du redovisar ersättningar som du har betalat ut i januari.

De nya reglerna innebär däremot en förändring av vad du ska redovisa i arbetsgivardeklarationen. Skillnaden är att du ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag per betalningsmottagare varje månad. Det innebär att du inte ska lämna dessa uppgifter i den årliga kontrolluppgiften från och med inkomstår 2019.

Varje månad blir ett avslut i sig, och det blir därför ännu viktigare att varje redovisningsperiod är rätt från början.

Du som arbetsgivare kan inte ändra redovisad och inbetald avdragen skatt och få tillbaka detta belopp från Skatteverket. Den avdragna skatten tillhör betalningsmottagaren. I och med att redovisning har skett till Skatteverket kan utbetalaren inte längre förfoga över skatteavdraget.

Länkar till Skatteverkets information

Allmän info om arbetsgivardeklaration på individnivå

Begära omprövning och rätta i tjänsten Arbetsgivardeklaration, inklusive exempel

Rättelse av arbetsgivardeklaration på individnivå, inklusive exempel

Sveriges Kommuner och Landsting och Sobona – Kommunala företagens arbetsgivarorganisation kommentar – hantering av korrigering och återkrav av lön och skatt

Preliminärlöneavtalet ej tillämpligt på skatt

Det centrala kollektivavtalet om Korrigering av preliminär lön med mera – Prellön respektive Sobona/KFSs branschavtals likalydande bilagor om Prellön, är inte tillämpligt i skattefrågor.

Parternas intentioner med kollektivavtalet Prellön är att avtalet enbart omfattar frågor om lön, inklusive särskilda ersättningar, sjukpenningtillägg, tjänstepension med mera. Avtalet omfattar således inte korrigering av felaktigt inbetald skatt.

För att hantera korrigeringar och återkrav av:

• för mycket inbetald skatt, eller
• felaktigt inbetald skatt

föreslås istället att överenskommelser om återbetalningsplaner för skatt upprättas vid sidan om de formaliasteg för krav avseende lön som beskrivs i avtalet Prellön.

Om felet upptäcks ”direkt”

Felaktigt utbetald lön månad 1 kan korrigeras månad 2, om det felaktigt utbetalade beloppet avser t.ex. frånvaro efter brytpunkt för lön (som brukar vara omkring den 12:e varje månad). Skatten ska då inbetalas på rätt lönebelopp för månad 1 och för månad 2. Det bygger på att arbetsgivaren upptäcker felet i så god tid att ingen skatt hunnit betalas in till Skatteverket på den felaktiga (för höga) löneutbetalningen.

Korrigering av för mycket inbetald skatt från medarbetaren

Om en arbetsgivare felaktigt betalat ut för mycket lön eller ersättning och därmed gjort avdrag för skatt på beloppen för en medarbetare (för mycket inbetald skatteersättning enligt Skatteverkets begrepp) och vill kräva tillbaka pengarna kan detta göras på två olika sätt.

Arbetsgivaren kan välja:

1. Korrigering av felaktigt utbetalt belopp.
   
   Arbetsgivaren kan korrigera skatteskulden genom att minska en eller flera senare månads löneutbetalning och som följd även minska en eller flera senare månadernas inbetalningar av skatt till skatteverket. Detta förutsätter överenskommelse med arbetstagaren.
   
   Detta förfaringssätt förutsätter att medarbetaren är kvar i tjänst eller har innestående lönefordringar mot vilken korrigering kan göras.
2. Återkrav - Att kräva tillbaka för mycket inbetald skatteersättning direkt från medarbetaren eller den tidigare medarbetaren.
   
   Detta alternativ är det enda förfaringssättet om medarbetaren har slutat sin anställning och inga innestående lönefordringar finns gentemot den tidigare medarbetaren.
   
   Återbetalningen av för mycket avdragen skatt till Skatteverket bör i första hand ske enligt överenskommelse med arbetstagaren.

Korrigering och återkrav av små belopp

Har en skatteskuld bestående av ett mindre belopp (i relation till arbetstagarens lön) uppstått är rådgivningen att arbetsgivaren försöker nå en överenskommelse med medarbetaren om en återbetalningsplan med kort tidshorisont om cirka 1-3 månader. Detta gäller oavsett om det är fråga om en korrigering eller ett återkrav. Om en överenskommelse inte kan nås om en återbetalningsplan förordas att invänta krav på återbetalning till dess att arbetstagaren deklarerat för aktuellt inkomstår och skatteverket genomfört återbetalningar av överskjutande skatt. Det vill säga, att avvakta med återkrav till dess att medarbetaren "fått tillbaka på skatten”.

Korrigering och återkrav av större belopp

Har en skatteskuld bestående av ett större belopp uppstått är rådgivningen att arbetsgivaren försöker nå en överenskommelse med medarbeten om en återbetalningsplan med längre tidshorisont och med start från och med att Skatteverket genomför återbetalningar av överskjutande skatt.

Detta gäller oavsett om det är fråga om en korrigering eller ett återkrav.

Det är av stor vikt att hänsyn tas till den återbetalningsskyldiges ekonomiska levnadsnivå vid upprättandet av en återbetalningsplan samt med beaktandet av personalpolitiska konsekvenser med för allt för stora månatliga belopp som återbetalningskrav.

Om överenskommelse inte nås

Om överenskommelse inte kan nås och återbetalning vägras av medarbetare eller tidigare medarbetare återstår sedvanliga rättsliga åtgärder via kronofogde samt därefter eventuellt domstol och exekutiva åtgärder. Grunden för arbetsgivarens rätt att kräva tillbaka är att arbetsgivaren har betalat in ett för stort belopp avseende skatt, och det beloppet har arbetsgivaren rätt att få tillbaka. Skatteverket betalar alltså inte tillbaka beloppet till arbetsgivaren. Istället är det arbetstagaren som får tillbaka för mycket inbetald skatt från Skatteverket året efter (efter deklaration och beslut om slutlig skatt).

God tro inte tillämpligt

För arbetstagares del är condictio indebiti inte tillämpligt, det vill säga, medarbetare eller tidigare medarbetare kan inte hävda så kallad god tro. Detta då medarbetaren aldrig erhållit den felaktigt inbetalda skatten, den finns bara synlig på arbetstagarens skattekonto hos Skatteverket, och därmed inte kan hävda att denne mottagit något utan att ha förstått att beloppet varit fel.

Jämkning möjligt

Enligt Skatteverkets information kan arbetstagare som behöver återbetala felaktigt inbetald skatt till arbetsgivare, begära jämkning från Skatteverket.

Förtidsåterbetalning

Möjligheten att för en arbetstagare få tillbaka skatt i förtid, så kallad förtidsåterbetalning, är begränsad till dödsbo, flytt, migration med mera.

Frågor

Frågor om detta cirkulär kan ställas till SKLs Kontaktcenter på telefon 08-452 70 00 eller info@skl.se samt Sobonas servicetelefon 08-452 75 20 eller kontakt@sobona.se