Publicerad 23 april 2024

Handläggningskostnad per timme

Kommunens handläggningskostnad per timme är en viktig beståndsdel när en taxa ska byggas upp med hjälp av SKR:s underlag. För den som behöver hjälp att beräkna en eller flera handläggningskostnader per timme i kommunen, finns en beräkningsmall i Excel.

Mall som hjälp för beräkningen

Underlaget i form av en Excelmall är ett stöd som tillhandahålls av SKR. Det är avsett att användas av kommunerna för upprättande av taxor inom miljöbalkens och plan- och bygglagens områden, för IMD-taxa enligt lagen om energimätning i byggnader och för taxa för geodata. Det är kommunen som beslutar om sina taxor, och naturligtvis också om sitt sätt att beräkna handläggningskostnaden per timme. Den mall som SKR tillhandahåller är ett sätt att beräkna kostnaden som kommunen har möjlighet att använda sig av om kommunen så önskar.

Beräkningsmall, handläggningskostnad per timme (Excel)

Vad är handläggningskostnad per timme?

Med handläggningskostnad per timme menas här de kostnader kommunen i genomsnitt har per timme för den handläggning som utförs inom ett myndighetsområde.

Med myndighetsområde avses ett område för vilket det bedöms rimligt att beräkna en gemensam handläggningskostnad per timme när det gäller kommunens verksamhet inom ramen för miljöbalken respektive plan- och bygglagen eller övriga regelverk som taxan ska upprättas för. Kommunen behöver själv bedöma sin situation, exempelvis beroende på kommunens organisation och arbetssätt.

Kostnad och tid

För att få fram handläggningskostnaden per timme behöver man veta en kostnad i kronor per år och en tid i timmar per år. Resultatet skiljer sig helt naturligt åt mellan olika kommuner eftersom deras förhållanden inte är lika.

Kostnaden utgörs av kommunens genomsnittliga kostnad per år för en handläggare inom myndighetsområdet. Denna kostnad består av summan av två eller tre olika delar – lönekostnad, del av gemensamma kostnader och eventuella myndighetsspecifika kostnader.

Tiden utgörs av den tid per år en handläggare inom myndighetsområdet i kommunen i genomsnitt ägnar åt handläggning.

Diskutera beräkningen i kommunen

Handläggningskostnaden per timme är en avgörande beståndsdel i kommunernas taxearbete. Det är därför viktigt att arbeta med frågorna på förvaltningen eller enheten när kostnaden beräknas. Till exempel kan nedanstående frågor vara bra att reflektera över.

Vem har överblick över kostnaderna?
Hur kan den personen eller funktionen involveras i arbetet med beräkningen?
Vilket system har kommunen för fördelning av gemensamma kostnader?
Vilka kostnader har kommunen för respektive myndighetsområde?
Har kommunen en samsyn mellan de olika myndighetsområden som räknar fram handläggningskostnader per timme?

Om kostnaderna skiljer sig markant åt mellan verksamheter kan det vara relevant att ha olika handläggningskostnad per timme. Är skillnaden liten, finns sannolikt ingen nytta av att räkna ut flera olika handläggningskostnader.

Att använda Excelmallen

När du fyller i mallen kommer du att behöva en del uppgifter. De flesta uppgifterna om kostnader och intäkter finns i den egna budgeten. I många kommuner fördelas dock inte kostnaderna för gemensamma nyttigheter ut. De hanteras istället på ett eller annat sätt centralt av kommunen. En del uppgifter kan du behöva hämta från ditt personal- eller lönekontor eller motsvarande, andra från kommunens centrala ekonomiavdelning eller motsvarande.

Spara och namnge Excelmallen en gång för varje myndighetsområde du beräknar en handläggningskostnad per timme för.

Summor i vita fält i mallen ska du fylla i. Summor i grå fält beräknas automatiskt. Summor i blå fält är resultat som förs vidare till nästa steg eller utgör ett resultat.

Mallen innehåller sju flikar

Framsida

Detta är ett försättsblad. Här ska inga uppgifter läggas in.

2. Generella uppgifter

Här fyller du i för vilket myndighetsområde i din kommun som beräkningen gäller, och vem som gjort uträkningen och när. Använd rullisten för att välja aktuellt myndighetsområde.

3. Översikt

Här ska inga uppgifter läggas in. Till vänster finns en illustration av arbetsgången för att fylla i mallen. Till höger finns en lista med resultat, som fylls i automatiskt allteftersom du lägger in uppgifter under övriga flikar.

4. Genomsnittlig tid

Under denna flik ska du komma fram till hur mycket tid, i timmar per år, en heltidsanställd handläggare inom myndighetsområdet i din kommun i genomsnitt ägnar åt handläggning.

Här lägger du därför in uppgifter om hur fördelningen av den genomsnittliga arbetstiden ser ut för en handläggare inom myndighetsområdet. Notera att de uppgifter som läggs in här ska motsvara en genomsnittlig heltidsanställd handläggare i kommunen, alltså inte en enskild person.

Uppgifterna i denna flik handlar enbart om den tid som ägnas åt handläggning inom myndighetsområdet. Detta alltså oavsett vem som i slutänden kommer att betala för tiden. I handläggningstiden ingår därför all den handläggning som en handläggare inom myndighetsområdet i genomsnitt utför, oavsett om tiden kommer att betalas via taxeuttag eller via skattemedel.

Schablonmässigt brukar handläggningstiden inom denna typ av verksamhet enligt SKR:s erfarenhet utgöra 60 % av den faktiskt arbetade tiden. Det är viktigt att kommunen tar ställning till om schablonen stämmer eller inte. Avviker kommunens förhållanden mycket från schablonen måste naturligtvis faktiska siffror användas istället. Övrig tid utgör i det här fallet all arbetad tid som inte ägnas åt handläggning.

Samtidigt som du fyller i dina uppgifter, kommer du att kunna se dem illustrerade i ett diagram till höger i bilden. Diagrammet åskådliggör hur fördelningen av tid ser ut för den genomsnittliga handläggaren inom myndighetsområdet i din kommun.

Resultatet av de uppgifter du lagt in, återfinner du sedan i nästa steg i mallen.

5. Lönekostnad och årsarbetskraft

Under denna flik beräknas den genomsnittliga lönekostnaden, i kronor per år, för en heltidsanställd handläggare inom myndighetsområdet i din kommun.

Under rubriken Lönekostnad börjar du med att ange kommunens totala lönekostnader, inklusive PO-tillägg, för de personer som arbetar med handläggning inom myndighetsområdet.

Mallen beräknar därefter den genomsnittliga lönekostnaden per handläggare och år.

Slutligen anger du antal årsarbetskrafter inom myndighetsområdet i din kommun. Använd det antal årsarbetskrafter som ni planerar för inom myndighetsområdet.

6. Gemensamma kostnader

Under denna flik beräknas två saker. Först hur stor del av den aktuella förvaltningens gemensamma kostnader som belastar varje handläggare på förvaltningen. Därefter hur stor del av eventuella kostnader specifika för myndighetsområdet som belastar varje handläggare inom myndighetsområdet.

Det gäller att vara observant på i vilka fall uppgifterna gäller hela förvaltningen, och i vilka fall de gäller myndighetsområdet. Med förvaltning avses den organisationsnivå ovanför myndighetsområdet som nyttjar gemensamma kostnader och tjänster. Förvaltningen kan exempelvis utgöras av en gemensam samhällsbyggnadsförvaltning med flera olika myndighetsområden. Om det aktuella myndighetsområde du håller på att beräkna handläggningskostnaden för utgör en egen förvaltning eller en sådan ekonomisk enhet som gör att du redan har uppgifter nedbrutna på den nivån, räknar du naturligtvis direkt med dessa uppgifter.

Gemensamma kostnader finns ofta i förvaltningens budget. Vissa av förvaltningens gemensamma kostnader hanteras däremot på central nivå i kommunen. Förvaltningens andel av dessa kostnader bör tas med i beräkningen, även om de inte belastar den egna budgeten. Om det inte går att få fram kostnaderna, kan de uppskattas.

När du angett alla gemensamma kostnader för förvaltningen, ska du ange antalet årsarbetskrafter inom förvaltningen. Observera dels att det gäller förvaltningen, det vill säga inte bara handläggarna inom myndighetsområdet, dels att det gäller antalet årsarbetskrafter i form av just handläggare. Administrativ personal och chefer räknas med som en gemensam kostnad i tabellen ovanför. Mallen räknar sedan ut förvaltningens gemensamma kostnad per handläggare och år.

I nästa steg lämnar vi förvaltningsnivån och går tillbaka till myndighetsområdet. Här anger du eventuella kostnader som enbart ska belasta det aktuella myndighetsområdet. Hit räknas exempelvis den andel av nämndens totala budget som avser myndighetsområdet i fråga, eller kostsam utrustning som bara är till för det specifika myndighetsområdet.

Mallen räknar sedan ut myndighetsområdets specifika kostnader per handläggare och år.

7. Resultat

Här finns en sammanställning av de olika deluppgifter som beräknats under de tidigare flikarna och resultatet, i form av handläggningskostnaden per timme, för det myndighetsområde du lagt in uppgifter för.

Till höger finns även ett diagram som illustrerar de olika ingående kostnadernas påverkan på den beräknade handläggningskostnadens storlek. Här finns också plats för att eventuellt notera indexuppräknad handläggningskostnad per timme för efterföljande år.

Informationsansvarig

Michael Öhlund
Handläggare