För att kunna ta betalt för bland annat geodata/geografisk information och relaterade tjänster, behöver kommunen en taxa. Här hittar du underlag för att upprätta en taxa och hänvisningar till lagrum som styr kommunens möjligheter att ta ut avgifter.

Detta underlag avser kommunens försäljning av såväl geodata som tjänster inom sitt kompetensområde. Så länge avgiftssättningen av kommunala geodata inte är reglerad är det upp till varje kommun att avgöra till vilka delar man vill avgiftsfinansiera respektive skatte­finansiera (öppna data) sin geodataverksamhet.

Taxeunderlagets delar

Taxeunderlaget består av följande delar. De används av kommunen för att konstruera kommunens egen taxa.

• Underlag för taxebestämmelser, geodata (docx) docx, 20 kB.
• Underlag för taxetabeller (xlsx) xlsx, 72 kB.

Handläggningskostnad per timme

Som en del i arbetet med taxeunderlaget behöver kommunen ta fram sin handläggningskostnad per timme. För att räkna fram kostnaden kan kommunen ta utgångspunkt i det underlag som finns kopplat till Underlag för konstruktion av PBL-taxa.

Handläggningskostnad per timme

Praktiskt stöd till mallen

Taxeunderlaget ger ett förslag till hur kommunen kan beräkna avgifter till taxan, baserat på de kostnader man har för sina olika geodataprodukter och uppskattade handläggningstider för tjänster inom området.

Vilka geodataprodukter och tjänster som kommunerna tillhanda­håller skiljer sig åt. Kommunen bestämmer vilka geodataprodukter som ska tillhandahållas. Kommunen gör de justeringar som behövs i underlaget med avseende på vilka produkter som ska finnas med i den egna taxan. Mallen används för att beräkna avgifter för produk­terna och tjänsterna, baserat på de kostnader kommunen har.

Tillvägagångssätt

Börja med att räkna ut handläggningskostnad per timme för den aktuella verksamheten. SKR:s underlag för beräkning av handlägg­nings­kostnad per timme kan användas.

Använd sedan Excelmallen för geografisk information så här:

1: Fliken handläggningskostnad

Fyll i handläggningskostnaden per timme under fliken Handlägg­nings­kostnad.

2. Fliken Taxetabeller

Gå igenom fliken Taxetabeller och bedöm om den innehåller de tjänster och produkter som kommunen tillhandahåller. Gör annars justeringar genom att ta bort eller lägga till tjänster och produkter. Under fliken Taxetabeller fyller du däremot inte i någon information. Tabellen hämtar information från övriga flikar.

Taxetabellen är en central del av mallen. Här redovisas de produkter och tjänster som omfattas av taxan och här kommer resultatet av det du fyller i under övriga flikar att sammanställas. Taxetabellen utgör då den prislista som kan kommuniceras ut till den som ska köpa produkter och tjänster av kommunen.

3. Fliken Tidsuppskattningar

Gör en uppskattning av genomsnittlig tidsåtgång för tjänster (läges­kontroll, leverans av stompunktskoordinater och leverans per köp av geodataprodukt) under fliken Tidsuppskattningar. Här avses alltså ett genomsnitt för tidsåtgången för alla ärenden av en viss sort, inte ett enskilt ärende.

Det genomsnittliga antalet timmar multipliceras med handlägg­nings­kostnaden per timme. Resultaten kommer att föras in under rätt rad i fliken Taxetabeller.

4. Gula flikar

Uppskatta kostnader och intäkter för produkter under de gula flikarna Gränser och fastigheter, Höjdinformation och Adresser och byggnader. Resultaten av detta kommer att föras in under fliken Baskarta.

5. Fliken Baskarta

Komplettera med övriga uppgifter under fliken Baskarta.

Här redovisas först de intäkter som finns för baskartan. Intäkterna kommer oftast via geodataavtal med infrastrukturbyggare. Ibland kan det vara svårt att särskilja dem, bland annat ABT- avtalet med Lantmäteriet där det ingår både ajourhållning av adresser, byggnader och topografi. Det viktiga är att intäkten inte redovisas flera gånger.

Sedan fyller du i kostnaden för att ajourhålla produkten, i form av tid nedlagd på ajourhållning samt övriga kostnader som kan relateras till endast denna produkt. Kostnad för förvaltning av geodataplatt­form och system relaterade till denna ingår i de overheadkostnader som bör räknas in i handläggningskostnaden per timme eftersom det är svårt att hänföra dessa till de olika produkterna. Om du saknar tidredovisning så får kostnaden uppskattas. Här ingår inte tid som redovisas i tjänsterna nybyggnadskarta, grundkarta, läges­kontroll och husutstakningar.

Det som blir kvar när kostnaden dragits från intäkten är det som ska finansieras via försäljning. En årlig försäljningsvolym i hektar för produkten uppskattas, och kostnaden fördelas på denna. Det ger ett pris per hektar.

Resultatet kommer att visas i taxetabellen under fliken Taxetabeller.

6. Rosa flikar

Ange på samma sätt som för baskarta eventuella intäkter, kost­nader och den uppskattade årliga försäljningen för respektive produkt under de rosa flikarna. Antalet hektar som produkten täcker finns med som bakgrundsinformation, men används inte i uträkningen. Resultaten kommer att föras in under rätt rad i fliken Taxetabeller.

Avgifterna i taxan utgör kostnader per hektar. Kunden kommer därmed att be­tala denna avgift multiplicerat med den yta geodata­produkt eller tema som kö­pet avser.

Mät- och kartuppdrag

Mät- och kartuppdrag finns med i taxetabellen, men inga uträk­ningar eller in­matning av data är kopplat till dessa åtgärder.

I många kommuner är förekommer uppdrag sällan. Tidsåtgången för olika uppdrag skiljer sig dessutom väsentligt åt. Därför föreslås timdebitering för dessa ärenden, det vill säga avgiften motsvarar den nedlagda tiden för hand­läggningen i respektive ärende multipli­cerad med handläggningskostnaden per timme. Som uppdrag kan även räknas förädling av geodata, exempelvis bear­betning av en terrängmodell med drapering med ortofoto. Här behöver du alltså inte fylla i något i mallen.

Praktiskt tips om mallen

Bladen i mallen är skyddade för att förhindra oönskade ändringar som gör att mallen inte fungerar som avsett. Skyddet har inget lösenord. Då du laddat hem en egen version av mallen kan du alltså själv vid behov låsa upp detta skydd. Gå in på Granska och klicka på Ta bort bladets skydd.

Index, räkna upp taxan

Ibland kan det finnas ett behov av att göra ändringar av avgifterna i taxan som en anpassning till ett förändrat kostnadsläge. Då kan det vara bra att använda indexuppräkning av taxan.

Taxan ska beslutas av fullmäktige. Nämnden ska sedan tillämpa taxan enligt den lydelse och med de belopp som fastställts av full­mäktige. Ibland kan det dock finnas ett behov av att göra ändringar av avgifterna i taxan som en anpassning till ett förändrat kostnads­läge, utan att det finns någon politisk ambition att exempelvis förändra grunderna för beräkningen av avgifterna. Kommunen kan då vilja göra denna förändring utan att fullmäktige ska behöva fatta detta beslut. I det fallet kan det vara bra att använda indexupp­räkning av taxan.

Om nämnden vill tillämpa indexjustering av de avgifter de tar ut enligt taxan måste fullmäktige ha fattat beslut om detta. Principerna för hur indexjustering ska ske måste därmed finnas med i den antagna taxan med avgifter.

Justera index för att följa den allmänna kostnadsutvecklingen

Den grundläggande tanken bakom att tillämpa indexjustering är att priset för en vara eller en tjänst ska följa utvecklingen av det index som priset har knutits till. På så sätt kan ett pris som är bestämt till ett visst belopp följa exempelvis den allmänna kostnadsutveck­lingen i samhället eller inom en viss sektor.

Fördelarna med att använda indexjustering av avgifter i kommunala taxor är att det innebär dels en minskad administration och dels att avgifterna i taxan kommer att följa utvecklingen av de kommunala kostnaderna för tillhandahållandet av tjänsten. Indexjustering kan däremot inte kompensera för extraordinära, lokala, kostnadsök­ningar eller kostnadsminskningar. Då behöver själva avgiften (priset) ändras genom beslut av fullmäktige.

Utvecklingen av kommunernas kostnader skiljer sig typiskt sett från den allmänna prisutvecklingen och därför publicerar SKR sedan ett antal år ett prisindex för kommunal verksamhet, PKV. PKV tas fram genom att priserna för löner, material och tjänster samt köpt verk­samhet viktas till ett genomsnittligt pris. PKV är lämpligt som grund för indexjustering av avgifter i kommunala taxor.

Prisindex för kommunal verksamhet, PKV

En taxebestämmelse om indexjustering bör (mot bakgrund av Mark- och miljööverdomstolens dom den 9 april 2018 i mål nr M 4452-17) innehålla följande komponenter:

• grundavgifternas storlek alternativt principerna för hur de ska räknas fram
• vilket basår som är utgångspunkt för justeringen
• vilket index som ska användas för justeringen
• med vilket tidsintervall som justeringen får/ska ske.

Om kommunen använder sig av indexuppräkning, är det viktigt att kontrollera att den indexuppräknade handlägg­ningskostnaden inte avviker avsevärt från kommunens reella kostnadsut­veckling.

Kommunen bör inte tar ut högre avgifter än vad som är motiverat utifrån självkostnaden för tjänsten i fråga (taxan i förhållande till självkostnadsprincipen).

Överklaganden

Det är alltid en fördel om kommunfullmäktige kan anta taxan i så god tid som möjligt innan den ska börja gälla. Det beror på att ett sådant beslut kan överklagas genom laglighetsprövning (13 kap. 2 § kommunallagen). Det kan leda till praktiska problem om antagande­beslutet upphävs efter överklagande genom att avgifter som tagits ut med stöd av beslut då kan behöva återbetalas.

Det finns däremot inget hinder mot att tillämpa en antagen taxa innan beslutet har vunnit laga kraft (13 kap. 14 § kommunallagen). Taxan gäller från och med det datum då protokollet med beslutet har justerats, om inte senare tidpunkt angivits.

Finansieringsprinciper

Enligt kommunalrättsliga grundsatser får kommunerna fritt finansi­era sin verksamhet med skattemedel. Kommunerna är därför inte skyldiga att ta ut avgifter för tillhandahållande av geodataprodukter, utan kan välja att helt eller delvis skattefinansiera verksam­heten.

Kommunerna får som huvudregel ta ut avgifter för tjänster och nyttigheter som de tillhandahåller (2 kap 5 § kommunallagen (2017:725), KL). Om det är fråga om tjänster eller nyttigheter som kommunerna är skyldiga att tillhandahålla får avgifter endast tas ut om det följer av lag eller annan författning.

Ramar för fastställande av avgifterna

Inom det område som är möjligt att avgiftsfinansiera gäller ett antal olika principer för hur avgifterna ska beräknas.

Självkostnadsprincipen

Självkostnadsprincipen gäller som huvudregel för kommunal verk­samhet enligt 2 kap 6 § kommunallagen:

Kommuner och regioner får inte ta ut högre avgifter än som motsvarar kost­naderna för de tjänster eller nyttigheter som de tillhandahåller.

Självkostnadsprincipen syftar på det totala avgiftsuttaget för en verksamhet. Kostnaderna i det enskilda fallet har inte någon betydelse för tillämpningen av självkostnadsprincipen.

Självkostnadsprincipen är närmast en målsättningsprincip som innebär att syftet med verksamheten inte får vara att ge vinst. Det innebär inte att avgifterna aldrig får överstiga kostnaderna. Det totala avgiftsuttaget får dock inte under en längre tid överstiga de totala kostnaderna för verksamheten (se bland annat Dalman med flera – Kommunallagen, kommentarer och praxis, 2011 s. 499).

Vid beräkningen av självkostnaderna får, utöver externa kostnader, alla rele­vanta direkta och indirekta kostnader som verksamheten ger upphov till ingå i självkostnadsberäkningen. Exempel på direkta kostnader är personalkostnader, personalomkostnader, material och utrustning, försäkringar m.m. Exempel på indirekta kostnader är lokalkostnader, kapitalkostnader och administrations­kostnader. Verksamhetens eventuella andel av kommunens centrala service- och administrationskostnader bör också räknas med (se bland annat prop. 2016:17:171 s. 302-303).

Likställighetsprincipen

Enligt den så kallade likställighetsprincipen i 2 kap. 3 § kommunal­lagen, ska kommuner och regioner behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat.

Bestämmelsen innebär att särbehandling av vissa kommun­medlemmar eller grupper av kommunmedlemmar endast är tillåten på objektiva grunder. Vid fördelning av avgifter innebär principen att lika avgift ska utgå för lika prestation eller, annorlunda uttryckt, att kommunmedlemmar som befinner sig i motsvarande läge ska betala samma avgifter. Kommunen får till exempel inte ta ut andra avgifter av fritidsboende än av permanentboende för samma hand­läggning. Likställighets­principen medger heller ingen inkomstför­del­ande verksamhet. Däremot finns det inget hinder mot att differentiera avgifterna med hänsyn till kostnadsskillna­der mellan olika prestationer. Inom vissa ramar tillåts även schabloniserade taxor (se prop. 2016/17:171 sidorna 300–310 och Dalman med flera a.a. sidan 75).

Retroaktivitetsförbudet

Kommunfullmäktige ska ha fattat beslut om taxorna och när avgift­erna ska börja tillämpas innan avgifterna tas ut i det enskilda ärendet. I rättspraxis har det sedan länge ansetts vara otillåtet med retroaktiva kommunala avgifter frånsett vissa speciella undantags­fall. Detta förbud framgår direkt av 2 kap 4 § kommunallagen.

Avgiftsbeslut, kommunicering

Avgiftsdebiteringen i enskilda fall ankommer på den eller de kommunala nämnder som svarar för uppgiften i fråga. Om beslut om avgiftsuttag i det enskilda fallet ska fattas av någon annan än nämnden själv krävs stöd i ett beslut om delegation från nämnden.

Beslut om uttag av avgift kan, med stöd av 6 kap 37 och 39 §§, 7 kap 5–8 §§ och 9 kap 37 § kommunallagen, och med de inskränk­ningar som följer av 6 kap 38 § kommunallagen, delegeras till:

• nämndens presidium (ordförande, vice ordförande och, i före­kommande fall, andre vice ordförande)
• ett utskott inom nämnden
• en enskild förtroendevald i nämnden (begreppet förtroendevald innefattar både ledamöter och ersättare)
• i fråga om ärenden som normalt omfattas av delegationsförbud, för brådskande fall, till ordföranden eller annan ledamot i nämnden (dvs. inte till ersättare i nämnden)
• förvaltningschefen, som också kan ges rätt att vidaredelegera beslutanderätten till annan anställd
• en anställd i kommunen
• inom avtalssamverkan enligt kommunallagen: förvaltningschefen (med möjlighet till vidaredelegation) eller direkt en anställd i den andra kommunen.

Om beslutanderätten i fråga om avgifter inte delegeras lig­ger beslutanderätten kvar hos nämnden. Effektivitetsskäl talar för att rätten att fatta beslut om avgifter bör delegeras till förvaltningen.

Kommunicering

Frågan om kommunicering regleras i 25 § första stycket förvalt­ningslagen (2017:900):

Innan en myndighet fattar ett beslut i ett ärende ska den, om det inte är uppenbart obehövligt, underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet och ge parten tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet. Myndigheten får dock avstå från sådan kommunikation, om

• ärendet gäller anställning av någon och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande
• det kan befaras att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet
  
• ett väsentligt allmänt eller enskilt intresse kräver att beslutet meddelas omedelbart.

Kravet på kommunikation omfattar enbart sådant material som utgör underlag för beslutet och inte varje uppgift som har tillförts ärendet. När det gäller avgiftsfrågan är det alltså uppgifter eller sakförhållanden som har betydelse för bedömningen av vilken avgift som ska bestämmas som kan behöva kommuniceras.

Beslutsunderlaget måste inte kommuniceras

Enligt SKR:s uppfattning bör det inför ett avgiftsbeslut normalt inte krävas någon särskild kommunicering av beslutsunderlaget, främst av det skälet att de upp­gifter som läggs till grund för beslutet har tillförts ärendet av sökanden själv. Nämndens uppfattning om avgiftens storlek behöver inte kommuniceras.

Om timdebitering tillämpas, tillförs uppgift om nedlagd handlägg­ningstid ären­det av nämnden själv. Så länge timdebiteringen håller sig inom ”normala” ramar bör det inte krävas att nämnden kommu­nicerar sökanden om den beräk­nade tidsåtgången. Om avgiften avser ett större antal timmar, eller om den avviker från vad som är normalt förekommande för en viss typ av ärenden bör myndig­heten däremot underrätta sökanden om det antal timmar nämnden lagt ner på ärendet. Sökanden kan i sådana fall eventuellt ha synpunkter på rimlig­heten av nedlagd tid.

Det finns givetvis inte något som hindrar nämnden att kommunicera beslutsun­derlag eller förslag till beslut för yttrande till sökanden.

Myndigheten väljer själv kommunikations­kanal

Om kommunicering sker bestämmer myndigheten om underrätt­elsen ska ske muntligt, genom e-post, genom vanligt brev, genom delgivning eller på annat sätt. Muntlig kommunicering dokumen­teras till exempel genom dagboksanteckningar (se bland annat 25 § förvaltningslagen).

När kommunicering sker bör den tid inom vilken sökanden har tillfälle att yttra sig bestämmas. Tidsfristen bör bestämmas så att det ges skäligt rådrum för sökanden att yttra sig. Någon påföljd för att sökanden underlåter att yttra sig bör inte sättas ut.

Avgiftsbeslutets innehåll

Vid ett beslut om avgift bör det framgå:

• hur stor avgiften är
• med stöd av vilka bestämmelser som avgiften har debiterats
• hur betalning ska ske
• när betalning ska ske
• hur avgiftsbeslutet kan överklagas.

Mervärdesskatt

Enligt mervärdesskattelagen utgår inte mervärdesskatt (moms) på verksamhet som bedrivs av en kommun och som ingår som ett led i myndighetsutövning. Tillhandahållande av geodata utgör dock inte myndighetsutövning, varför produkterna normalt är momspliktiga. Moms ska därför läggas på avgifterna. Att moms kommer att läggas på avgifterna bör framgå av taxan. Däremot behöver inte själva momssatsen stå i taxetabellerna, utan hänvisning sker till rådande mervärdesskattelagstiftning. I underlaget görs detta via en taxe­bestämmelse under rubriken Mervärdesskatt. På så vis riskerar inte taxan att bli felaktig om mervärdesskattelagstiftningen ändras.

Beslut och ändringar av taxan

Det är kommunfullmäktige som fattar beslut om avgifterna i taxan. Även ändringar av taxan måste beslutas av kommunfullmäktige. Det är en naturlig del av arbetet med taxan att behöva göra föränd­ringar. Förutsättningar kan ändras, tidsuppskattningar behöva justeras och så vidare. Om kommunens kostnader förändras kan även handläggningskostnaden per timme behöva justeras. Det är också en fråga som fullmäktige måste besluta om. Om taxan tas upp för revidering i kommunfullmäktige, utgör en sådan uppräkning en naturlig del av beslutet.

Det är bra om kommunen har en plan för kommande revideringar av taxan. Att analysera avgiftsnivåerna och följa upp dem i förhållande till nämndens kostnader bör också ingå i ansvarig nämnds löpande ekonomiuppföljning.

Ibland kan det finnas ett behov av att göra ändringar av avgifterna i taxan för att anpassa dem till ett förändrat kostnadsläge, utan att det finns någon politisk ambition att exempelvis förändra grunderna för beräkningen av avgifterna. Kommunen kan då vilja göra denna förändring utan att fullmäktige ska behöva fatta detta beslut. I det fallet kan det vara bra att använda indexuppräkning av taxan.