Hoppa till sidans innehåll

Strategisk upp­handling – försörj­nings­strategi

Strategisk styrning och ledning i kommuner och regioner är en förutsättning för att uppnå god kvalitet och effektivt resursutnyttjande. Upphandling och inköp är en del i den strategiska styrningen. Strategier för försörjning av varor, tjänster och verksamheter är en del i arbetet.

Försörjnings­strategi och försörjnings­beredskap

En försörjningsstrategi innebär bland annat vägval, till exempel egen regi, upphandling eller annan driftform för att säkerställa kommunens eller regionens behov av varor och tjänster.

Försörjningsberedskap är förmågan att både upprätthålla samhälls­viktiga funktioner och att förse befolkningen med de varor och tjänster som krävs för att upprätthålla liv och hälsa. När inköp tar fram en försörjningsstrategi eller kategoristrategi behöver beredskapsfrågan ingå för samhällsviktig verksamhet.

Behovsanalys

Genom att tidigt involvera slutanvändaren i upphandlingen säkerställer du att det som köps in motsvarar er verksamhets behov. En omvärldsanalys är viktig att koppla till mål och utmaningar.

Verktyg för att göra en omvärldsbevakning och analys

Upprätta mål och inriktning

För att kunna arbeta strategiskt med upphandling behöver varje upphandlande myndighet sätta upp mål för vad de vill uppnå med sin upphandling. Formulera både övergripande mål kopplade till verksamhetens strategiska mål och mer konkreta målsättningar för de enskilda avtalen.

Ledningens stöd och förståelse är en förutsättning för framgångsrika resultat. Detta gäller både den politiska- som tjänstemanna­ledningen. Den politiska ledningen ger förutsätt­ningarna genom mål och resurser.

Dialogen är en framgångsfaktor både före och under upphandlingens genomförande, samt under och efter avtalsperioden. Tidiga dialoger innebär att upphandlande myndigheter träffar möjliga leverantörer, experter och andra aktörer innan upphandlingskraven utformas. Tidig dialog, Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Funktionskrav

Om det är möjligt att utforma kraven som funktionskrav ger det utrymme för nytänkande och utveckling. Det möjliggör även utveckling under avtalsperioden. Att ställa onödiga ska krav kan leda till sämre konkurrens och resultat. Upphandlingsdokument, krav

Uppföljningen är en del i styrningen

Uppföljningen efter upphandlingen blir viktig för att kunna garantera att medborgare och brukare får den verksamhet de har rätt till och att den bedrivs på ett tillfredsställande sätt samt att fel och brister upptäcks.

Korruption och otillåten påverkan

Mät din organisations strate­giska arbete med upphandling

SKR har utvecklat ett så kallat egenvärderingsverktyg, som ger dig en snabb bild om din organisation arbetar strategiskt med upphandling och inköp.

Verktyget egenvärdering för inköp och upphandling Länk till annan webbplats.

Ledningens stöd är en förutsättning för att arbeta strategiskt med upphandling. Verktyget innehåller frågeställningar inom sex områden:

  1. Vi arbetar strategiskt?
  2. Vi har planer och riktlinjer?
  3. Vi har kunskap inför och om våra upphandlingar?
  4. Vi har organisation, kompetens och resurser?
  5. Vi involverar användare och leverantörer?
  6. Vi kontrollerar och agerar?

Så här fungerar verktyget

  • Kommuner och regioner kan med verktyget enkelt värdera om organisationen arbetar strategiskt med inköp och upphandling.
  • Verktyget fungerar som en "temperaturmätare" och visar var styrkor och svagheter finns.
  • Verktyget är digitalt och du genomför en så kallad självskattning där du får svara på ett antal påståenden. Resultatet visas i ett cirkeldiagram.
  • Resultatet kan också exporteras till Excel-dokument. Detta resultat kan utgöra underlag för analys, diskussion och handlingsplan.

Checklista inför upphandling


1. Behovsanalys och marknadsanalys

  • Involvera slutanvändaren, till exempel genom intervjuer och enkäter, fråga både öppna och slutna frågor, lyssna, dra slutsatser och gör en god analys.
  • Identifiera hela myndighetens behov, så att inte olika förvaltningar har olika avtal.
  • Hållbarhetskrav beakta miljömål, uppförandekod och andra åtaganden avseende sociala krav.
  • Specifika utmaningar att lösa, vad fungerar bra idag och vad behöver utvecklas? Hur står sig vår kommun eller region jämfört med övriga landet?

Undersök om det finns relevant faktaunderlag i databasen Kolada med nyckeltal för kommuner och regioner.

Databasen Kolada Länk till annan webbplats.

Marknadsanalysen är en förutsättning för att kunna utforma ändamålsenliga krav i upphandlingsdokumentet och genomföra upphandlingen under god konkurrens.

Marknadsanalys inför upphandling, Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.

2. Dialog med leverantörer och användare

För en god dialog med leverantörer och användare genom till exempel att bjuda in till informationsträffar där planerade upphandlingar presenteras med mera. Att även kommunicera sina långsiktiga mål, som till exempel att bli fossilfri om 20 år, möjliggör utveckling för leverantörer.

3. Gör en risk- och konsekvens­analys

En väl genomarbetad riskanalys är en nyckelfaktor för en lyckad upphandling. Till det kommer också att göra en analys av tänkbara konsekvenser.

4. Ta lärdom av erfarenheter från tidigare upphandlingar

Att upphandla är ett ständigt utvecklingsarbete. Erfarenheter från tidigare upphandlingar ger grundförutsättningar för detta arbete. Det kan handla om den egna organisationens arbete, upphandlingsdokumentet och kontrakts utformning, uppföljning av avtalsvillkor och eller
kontakter med leverantörer.

5. Identifiera syftet med upp­handlingen

  • Ställ frågan vad vill vi uppnå med upphandlingen?
  • Är det något som inte fungerar idag eller nya utmaningar som påverkar vårt behov?

6. Finns det ramavtal för behovet?

Undersök alltid först om det finns ett ramavtal som täcker det aktuella behovet. Det kan vara kommunens eller regionens egna avtal, eller avtal via olika samarbeten eller inköpscentralens avtal.

Ramavtal, Adda Länk till annan webbplats.

7. Välj ett upphandlings­förfarande

Det är den upphandlande myndigheten som väljer vilket upphandlingsförfarande som är lämpligt för respektive upphandling. Valet av förfarande styr bland annat i vilka steg upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om myndigheten eller enheten får förhandla med anbudsgivarna eller inte.

Välja upphandlingsförfarande, Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.

8. Beräkna uppskattat värde av upp­handlingen

Värdet av det som ska anskaffas avgör vilket förfarande du kan använda. Det är tröskelvärdenas beloppsvärde som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de nationella reglerna enligt 19 kap. LOU.

Beräkna värdet av upphandlingen, Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.

9. Policy, program med mera (styrdokument)

De principer som ska gälla i upphandlingen formuleras till exempel i konkurrensplan, upphandlingsplan, upphandlingspolicy och program för uppföljning av privata utförare.

Kommuner och regioners policy och strategier

Varje kommun och region tar fram sin egen konkurrensstrategi, upphandlingspolicy med mera. De flesta har publicerat dem på sina webbplatser.

10. Upphandlings­processen

Gör ett upphandlingsdokument, checklista Länk till annan webbplats.

Uppföljning upphandlings­kontrakt

Det finns stora vinster med en aktiv avtalsuppföljning, som att nå uppsatta verksamhetsmål och driva utveckling under avtalsperioden. Det är inte ovanligt att en kommun eller en region har 700 avtal eller mer i sin avtalsdatabas. Ta del av stödmaterial om prioritering och avtalsuppföljning.

Filmen innehåller ett samtal med Karin Peedu, SKR:s upphandlings­strateg samt korta frågor om nyttan med att följa upp avtal, behovet att skriva avtalet om möjligt utifrån funktion eller resultatmål för att möjliggöra förbättringar under avtalsperioden. I filmen tar vi också upp riskerna med otillräcklig uppföljning, som att kraven inte uppfylls eller att fusk och oegentligheter inte upptäcks.

Filmen är 3 minuter och 36 sekunder lång.

Avtalsuppföljning är viktigt för att:

  • arbeta med utveckling under avtalsperioden, enligt de ramar som överenskommits i avtalet
  • uppnå verksamhetsmål
  • säkerställa att resurser läggs på de mest prioriterade avtalen
  • säkerställa utförda varor eller tjänster håller avtalad nivå
  • säkerställa att skattemedel används på bästa möjliga sätt
  • säkerställa en god konkurrens och likabehandling för leverantörer då kraven i genomförd upphandling följs upp.

Avtalsprioritering

För att säkerställa att resurser prioriteras till rätt avtal, och inte blir en ”ad-hoc lösning” utifrån vem som för tillfället råkar ta kontakt, behöver kommunen eller regionen göra en avtalsprioritering, den kan till exempel se ut så här:

  1. 10 procent av avtalen. Verksamhetskritiska eller stora volymer. Statistikuppföljning och utvecklingsmöte tre gånger per år.
  2. 30 procent av avtalen. Mellanprioriterade, statistikuppföljning och uppföljningsmöte en gång per år.
  3. 60 procent av avtalen. Mindre prioriterade, statistikuppföljning och uppföljning vartannat år och vid behov. I grupp 3 kan även ingå avrop från nationella ramavtal, där inköpscentralen ansvarar för avtalsuppföljning.

För att få de interna resurserna att räcka till är det viktigt att prioritera bland avtalen, till exempel i tre grupper där de mest prioriterade är verksamhetskritiska och/eller omfattar stora belopp.

Avtalsförvaltning

Avtalsförvaltning innebär att styra organisationens köp till leverantören som kommunen eller regionen har avtal med. Den interna styrningen sker bland annat genom informationsinsatser om avtalet samt genom att förenkla beställningsvägar, till exempel e-handel.

Avtalsförvaltning innebär även att registrera avtalet i en avtalsdatabas och tillgängliggöra den för alla som får göra avrop, samt att hantera eventuella förlängningar och prisjusteringar.

Att arbeta kategori­styrt i kommuner och regioner

Kategoristyrning innebär att en organisations inköp kategoriseras, det vill säga, delas upp i inköpskategorier. Fördelarna är man kan fokusera på respektive leverantörsmarknad samt nå verksamhetsutveckling och besparingar.

Kategoristyrningen kan bidra till fokusering och proaktivitet, men ledningens stöd och engagemang från verksamheten är avgörande om arbetet ska bli bra. Kommuner och regioner som vill arbeta kategoristyrt gör klokt i att välja lämplig ambitionsnivå och implementera successivt.

Tvärfunktionellt arbete inom kom­munen eller regionen

Medför att man använder hela organisationens kompetens för att nå kommunens mål. Det leder även till att kommunen och regionen prioriterar sin tid till de verksamhetskritiska upphandlingarna. Det skapar bättre beredskap, en stabil försörjning och en träffsäker upphandling.

Strategiskt inköps­arbete

Syftet är att nå optimala strategier inom det man behöver köpa in, men också identifiera andra förbättringsaktiviteter, exempelvis att kommunens e-handel behöver utökas inom just det inköpsområdet. Fokus flyttas från att arbeta med enbart upphandlings- och avtalsarbete till ett proaktivt strategiskt inköpsarbete ihop med sin verksamhet.

Kategoriträd regioner

För att kunna arbeta kategoristyrt behöver du strukturera din organisations inköp i inköpkategorier. De 21 regionerna har tillsammans genom Ledningsnätverket för regionernas Upphandling, LfU, tagit fram ett gemensamt kategoriträd.

Kategoriträd, LfU Länk till annan webbplats.

Kategoriträd kommuner – exempel

Kommunerna har inte tagit fram ett gemensamt kategoriträd, med de flesta kommuner har delat in sina inköp i likartade inköpskategorier, med viss variation bland annat beroende på om verksamheter bedrivs i egen regi eller är konkurrensutsatt.

Exempel på kategoriträd, Nacka kommun (PDF) Länk till annan webbplats.

Kompetensutveckling inom kategoristyrning

Kommuner och regioner kan ta del av en dokumentation från tre webbsända frukostseminarier om kategoristyrning. Alla filmer är publicerade på Svenskt Näringslivs webbplats.

Publiceringsinformation

Innehåll på sidan

Till toppen av sidan