Upphandling genomförs antingen genom Lag om offentlig upphandling (LOU), Lag om valfrihetssystem (LOV) eller Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Vid upphandlingsprocessen finns flera regler att följa i lagstiftningen.

Från beslut till ett avtal

1. Inför upp­handlingen

Här ingår ett antal viktiga moment (bland annat behovsanalys, marknadsanalys, och strategiska överväganden) som är viktiga att genomföra innan nedan upphandlingsprocess påbörjas.

Strategisk upphandling, försörjningsstrategi, steg 1

2. Upphandlings­processen

• Annonsering
• Anbudsöppning
• Kvalificering av leverantören
• Prövning och utvärdering av anbudet
• Avbryta en upphandling
• Underrättelse
• Teckna avtal
• Efterannonsera

Upphandlingsdokument krav

3. Under kontraktstiden – upp­följningen

Att aktivt arbeta med avtalsförvaltning ger goda förutsättningar att nå era mål för den genomförda upphandlingen.

Uppföljning av upphandlingskontraktet - avtalsuppföljning

4. Det har vi lärt oss

Samla och dokumentera erfarenheter som:

• Erfarenheter av arbetet inför och med upphandlingen
• Erfarenheter av arbetet under avtalsperioden
• Konsekvenser för våra egna processer
• Följ upp resultatet, kom vi fram till uppsatta mål för upphandlingen i organisationen och verksamheten

5. Dialogen är en framgångs­faktor

Dialogens betydelse kan inte nog uppmärksammas. Den är en framgångsfaktor både före och under upphandlingens genomförande, samt under avtalsperioden.

Bjud in potentiella anbudsgivare till öppna informationsträffar, hearings, ”speed-dateing” eller externremiss. Genomför anbudsskolor om det är motiverat.

Tidig dialog för utveckling, Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Checklista upphandlings­dokument

SKR har tagit fram en checklista med 21 frågor att ta ställning till, som underlättar kvalitetssäkring av upphandlingsdokument. Till varje fråga finns en förklaringstext som förklarar syftet med frågan och vad man bör tänka på. Observera att förklaringstexterna inte ger uttömmande svar på de frågeställningar som behandlas.

Förklaringstexterna syftar också till att uppmärksamma upphandlaren på olika problem och falluckor som aktualiseras av frågorna i checklistan.

Checklista upphandlingsdokument LOU (PDF) pdf, 204 kB.

Krav på upphandlings­dokument

Den upphandlade myndigheten styrs av nationella krav som lagar och föreskrifter samt lokala mål och riktlinjer som beskrivs konkret i krav, upphandlingsdokument och avtal.

Arbeta fram ett upphandlings­dokument

Upphandlingsdokumentet är det underlag som den upphandlande myndigheten ger leverantörerna. Det ska innehålla samtliga handlingar för upphandlingen.

• Identifiera mål och behov för det primära upphandlingsobjektet. Dessa tas fram i kategoriplanen om er organisation arbetar kategoristyrt.
• Identifiera eventuellt sekundära övergripande mål.
• Om upphandlingen avser samhällsviktig verksamhet behöver relevant nivå på beredskap beaktas, så kallad försörjningsberedskap.
• Identifiera funktionskrav (ställ frågan varför) - Vilka effekter eller funktioner är önskvärda?
• Säkerställ kvalitet: detta levereras genom ska-krav och bör-krav.
• Leverantörens kvalificeringskrav.
• Planera för hur utvärdering av leverantör och anbud ska ske redan när kraven identifieras och formuleras.
• Skilj på krav som ska vara uppfyllda vid anbudsutvärdering och vilka krav som ska uppfyllas under kontraktstiden.

Identifiera och utforma krav

Utformning av kraven, hur kraven prövas och på vilket sätt utvärdering sker på det som upphandlas, är helt centrala moment i en upphandling.

För ett bra slutresultat krävs ett engagemang från den verksamhet som har behovet och en kännedom om behov och förväntade effekter. Kraven bör vara:

• enkla, tydliga och självständiga
• ändamålsenliga, relevanta och tillräckligt ambitiösa
• förpliktande, uppföljningsbara och realistiska
• stimulerande, inriktade på resultat men även struktur och process.

Varje krav bör innehålla:

• ett motiv för varför krav ställs
• kravet som sådant
• uppgift om hur anbudsgivaren ska visa att kravet uppfylls det vill säga verifikat eller bevis.

Uppföljning, kontroll och kvalitet

Uppföljning och kontroll är en viktig del i att utveckla och förbättra den upphandlade verksamheten under avtalstiden, men också för att säkerställa att ställda krav i upphandlingsdokumentet (förfrågningsunderlaget) uppfylls .

• Motverka korruption
• Planera, följa upp och åtgärda

Generella råd

• Ställ tillräckligt höga krav på leverantören och leveransen för möjliggöra uteslutning av oseriösa anbudsgivare eller okvalificerade anbudsgivare.
• Förenkla språket i upphandlingsdokumentet och kontrakt.
• Förenkla anbudsmallar och de verifikat som ska bifogas anbudet. Gör det lätt för anbudsgivaren att göra rätt.

Överlämna verksamhet genom upphandling, LOU eller LOV

Fullmäktige har möjlighet att överlämna verksamhet. Ett överlämnande kan ske genom bland annat upphandling eller att valfrihetssystem införs. Myndighetsutövning får inte upphandlas om det inte finns lagstöd för detta.

Kommunen eller regionen fortsätter oftast att vara så kallad huvudman för verksamheten fastän den har upphandlats och drivs av en privat utförare.

Upphandling eller valfrihetssystem

Ett överlämnande kan ske genom bland annat upphandling eller att valfrihetssystem införs.

• Lag om offentlig upphandling LOU, Riksdagen Länk till annan webbplats.
  Lag om valfrihetssystem LOV, Riksdagen Länk till annan webbplats.

Likheter och skillnad i upphandling, LOU och LOV

Lag om offentlig upphandling (LOU) och Lag om valfrihetssystem (LOV) är till många delar lika i lagstiftningen men skillnader finns. I ett upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag) fastställs krav på tjänsten som ska upphandlas och övriga villkor som ska gälla.

Informationen nedan tar upp skillnader i själva förfarandet när kommunen upphandlar välfärdstjänster och några huvudprinciper för LOV.

Formellt krävs följande i både LOU och LOV:

1. annonsering
2. att anbud kommer in
3. att det finns någon form av kvalificeringsfas
4. att ett avtal skrivs
5. möjlighet till överprövning

Men LOV kräver dessutom:

• löpande annonsering
• att alla anbudsgivare som uppfyller kraven ska antas
• att ersättningen följer medborgarens, brukarens och patientens val
• att kommunen eller regionen ger information till medborgarna för att möjliggöra ett medvetet val
• att ett i förväg bestämt ickevalsalternativ ska finnas.

Kommuner och regioner är poli­tiskt styrda orga­nisationer

SKR har tagit fram en skrift där utgångspunkten för beskrivningen av driftformer är den politiska organisationens behov av verktyg för att organisera, styra och leda den verksamhet den ska tillhandahålla.

Vare sig man vill behålla allt som det är eller utifrån de lokala behoven göra förändringar behöver man analysera var man är och vart man vill. En del som man behöver i den spaningen är kunskap om olika driftformer och hur de påverkar kommunens/regionens förutsättningar att fullgöra sitt uppdrag.

• Skrift: Driftformer - kommuner och regioner Länk till annan webbplats.
• Information om att styra och organisera genom driftformer