Styrning och ledning skapar förutsättningar för att leverera god service till medborgarna och bidrar till en hållbar utveckling av samhället. Organisera, styra och leda måste samverka i ett styr- och ledningssystem.

Styra i ett styr- och lednings­system

Utifrån ett helhetsperspektiv ska styr- och ledningssystemet stödja och följa upp verksamheterna så att dessa kvalitetssäkrar och förbättrar tjänsterna för brukare och medborgare. Det sker genom att beskriva processer och direktiv som alla ger stöd för att uppnå mål och visioner.

SKR ger på olika sätt stöd till kommuner och regioner genom nätverk och verktyg för arbetet.

Politiken anger riktningen för verksam­heten

Genom vision, strategier och mål anger politiken riktning för verksamheten och vad de vill åstadkomma både på kort och lång sikt. Det krävs ett väl sammanhållet styr- och ledningssystem om organisationen vill ge verksamheten så bra förutsättningar som möjligt att uppnå mål och visioner.

Förankrade processer och direktiv ger stöd i styrningen

Allt måste beskrivas och kommuniceras i hela organisationen. Olika processer och direktiv som till exempel mål- och resultatstyrning samt tillitsbaserad styrning, planering- och uppföljning, delegationsordning, reglemente och policys med mera. I dokumenten tydliggör organisationen bland annat

• vilka olika underlag som behövs
• hur fastställande av mål sker
• innehåll i verksamhetsplaner med mera.

De olika delarna bildar det sammanhållna styr- och ledningssystemet.

Politiken och budget­processen

Det är angeläget att alla delar i en styrmodell fungerar, samspelar och ger stöd för att uppnå önskad effekt. I skriften har forskare Rolf Solli, på uppdrag av SKR, studerat närmare på hur budget- och planeringsprocessen fungera idag 2024. Är den fortfarande politikens viktigaste styrinstrument?

Skrift: Politiken och budgetprocessen Länk till annan webbplats.

Politiken och tillitsbaserad styrning och ledning

I forskningsrapporten studerar forskaren Rolf Solli några kommuner och regioner utifrån tillitsbaserad styrning och ledning med fokus på politiken.

Rapport: Politiken och tillitsbaserad styrning och ledning Länk till annan webbplats.

Organisera ett styr- och lednings­system

För att få genomslag av fastställd styrning i kommuner och regioner krävs beslut kring vem som ska utföra tjänsten, det vill säga val av driftform. Men de behöver också skapa en organisationskultur som fokuserar på vilka värderingar, beteenden och förhållningssätt som krävs för att uppnå hög kvalitet och effektivitet i sin verksamhet.

Det krävs alltså ett väl sammanhållet styr- och ledningssystem om organisationen vill ge verksamheten så bra förutsättningar som möjligt att uppnå mål och visioner.

Genom vision, strategier och mål anger politiken riktning för verksamheten och vad de vill åstadkomma både på kort och lång sikt. Här ingår beskrivningar kring omfattning av verksamheten och finansiering men det kan också finnas särskilda ställningstagande kring vem som ska utföra tjänsten.

Parallellt med att utveckla strukturer för att leda mot resultat måste kommuner och regioner också fokusera på vilka värderingar, beteenden och förhållningssätt som krävs för att uppnå hög kvalitet och effektivitet.

Val av utförare

Vanligaste formen är att bedriva verksamheten i egen regi vilket dels innebär ansvar att fördela resurser till verksamheten och planera för genomförande men också att följa upp och utvärdera. För att uppnå effektivitet kan det finns skäl att välja ett annat sätt att organisera verksamheten. Det kan handla om

• att utföra uppdrag tillsammans med någon annan kommun eller region
• upphandla privata utförare att bedriva verksamhet
• samverka med civilsamhället eller andra privata intressenter.

Väljs någon av ovanstående former krävs att delar i styrning anpassas, till exempel hur uppföljning och utvärdering ska ske.

Kommuner och regioner är politiskt styrda organisationer. SKR har tagit fram en skrift där utgångspunkten för beskrivningen av driftformer är den politiska organisationens behov av verktyg för att organisera, styra och leda den verksamhet den ska tillhandahålla.

Skrift: Driftformer - kommuner och regioner Länk till annan webbplats.

Att hantera komplexa samhälls­utmaningar

SKR har tagit fram en skrift som lyfter fram olika komponenter som kommuner och regioner bör beakta för att hantera utmaningarna. Det belyses genom åtta regionala och kommunala samverkansprojekt, hur de gjort i praktiken och vilka lärdomar de tagit med sig.

• Skrift: Hantera komplexa samhällsutmaningar - Organisera, styra, leda i samverka Länk till annan webbplats.
• Medborgardialog i komplexa samhällsfrågor

Leda för resultat i ett styr- och lednings­system

För att kunna förverkliga vad som beskrivs i styrdokument budget, mål- och resultatstyrning med mera krävs att chefer och medarbetare ges ett stöd. Ledning bidrar till att kvalitetssäkra verksamhet och uppmuntrar till ständiga förbättringar utifrån ett brukar- och medborgarperspektiv.

Ledningen agerar utifrån poli­tikens fast­lagda riktning

Genom vision, strategier och mål anger politiken riktning för verksamheten och vad man vill åstadkomma både på kort och lång sikt. För att säkerställa att vision, strategier och mål uppnås krävs ett styr- och ledningssystem som kan beskrivas utifrån en modell bestående av tre olika huvudprocesser; organisera, styra och leda. För att fastlagd riktning ska få genomslag i hela organisationen räcker det inte med att kommunicera olika processer och direktiv genom styrdokument. Ledningen måste i sitt agerande också visa i handling att man står bakom fastlagd riktning. Ledningen måste också vara lyhörd för medarbetares och chefers behov av stöd.

Skapa engagemang, delaktighet och lärande

Medarbetares och chefers engagemang, delaktighet och lärande är viktigt i resan mot att kvalitetssäkra och utveckla tjänsterna ur ett brukar- och medborgarperspektiv. Insatser i form av ledarskaps- och medarbetarskapsutbildning, arbete kring kultur och värdegrund, stöd för att leda förändringar är bara några exempel på insatser som krävs.

För att få genomslag av styrning krävs ledning

För att styra kommunen och regionen för en hållbar samhällsutveckling måste huvudprocesserna organisera, styra och leda samverka. Det innebär att om en förändring sker inom till exempel hur vi styr kan detta påverka hur vi leder och även hur vi organiserar. Ett välfungerande styr- och ledningssystem är alltså ett system som hela tiden på olika sätt måste anpassas utifrån förändrade förutsättningar.

Samhälls- och organisations­kultur

För att bättre kunna förstå och möta invånarnas behov och leverera service och tjänster med hög kvalitet behövs en förståelse kring vilka värderingar och beteenden som präglar vårt samhälle men också hur det ser ut i vår organisationer. Sverigestudien kan vara en del av stödet i arbetet skapa denna förståelse.

Värderingar är en sammanfattande beskrivning av det som motiverar oss och är viktigt för oss – som individer eller som grupp.

Tre viktiga lärdomar inför ett utvecklings­arbete

Tidigare utvecklingsarbete med fokus på dialog om värderingar visar på tre viktiga lärdomar att ta med sig om du har för avsikt att starta upp ett arbete i kommunen eller regionen kring värderingar, beteenden och förhållningssätt.

1. Arbeta långsiktigt

Att utveckla en kultur som möter framtida behov gör man inte över en natt. Det krävs ett långsiktigt arbete och mod. Modiga ledare som vågar vara förebilder.

2. Fokusera på dialogen

Att skapa en kartbild kring vilka värderingar som råder i lokalsamhället är en bra startpunkt. Men det är dialogen kring kartbilden som är viktig. Varför väljer vi vissa värderingar, beteende och förhållningssätt framför andra? Vad innebär det för mig? För våra medarbetare? För våra brukare och medborgare? För våra förtroendevalda?

3. Förstå olikheter

Dialog kring värderingar, beteenden och förhållningssätt handlar inte om att skapa konsensus utan om att förstå olikheter.

Skapa en vision om för­flyttning – ledarna har en viktig roll

Utifrån kartläggning och dialog kring rådande värderingar, beteende och förhållningssätt på arbetsplatsen och i lokalsamhället kan steg tas mot att skapa en vision om förflyttning. En förflyttning mot de värderingar, beteenden och förhållningssätt som kommuner och regioner vill ska råda.

Ledarna får en viktig roll som bärare av den förflyttningsvision och måste ges stöd och verktyg för att tillsammans med medarbetarna kunna göra denna förflyttning.

Starta upp en dialog kring samhälls­kulturen

Att kartlägga värderingar, beteenden och förhållningssätt kan vara ganska omfattande. Med Sverigestudiens övergripande bilder kan en första dialog startas upp inom kommunen/regionen eller tillsammans med invånarna. Genom Sverigestudien kan vi också utläsa hur invånarna upplever dagens välfärdsleverans,

Arbetsmaterial trender

Dokumenten kan användas som diskussionsunderlag vid planering, eller som inspel när du ser över olika trender. I materialet presenteras trender 2009–2024 för perspektiven nation och lokal nivå både nulägesbild och önskad framtid. Inför en dialog diskutera gärna

• Stämmer bilderna från Sverigestudien med hur det ser ut i vår kommun eller region, eller finns det skillnader?
• Vilka värderingar, beteende och förhållningssätt återkommer från år till år och vad skiljer sig mellan åren?
• Vilka förflyttningar sker mellan åren - vilka är dessa i så fall??
• Finns det områden som vi skulle vilja göra en fördjupa analys kring i just vår kommun eller region?

• Nation nuläge och önskat läge år 2009-2024 (pdf) pdf, 66 kB.
• Lokalsamhället nuläge och önskat läge år 2014-2024 (pdf) pdf, 95 kB.
• Medarbetare offentlig sektor nuläge och önskat läge år 2009-2024 (pdf) pdf, 108 kB.

Intern kontroll

Varje nämnd och styrelse har ansvar för att det finns en tillräcklig intern kontroll i verksamheten. En tydlig och stabil intern kontroll bidrar till att

• verksamheten når sina mål
• rapporteringen om verksamheten och ekonomin är säker
• verksamheten följer lagar och regler.

Det behöver finnas strukturer, system och processer för den interna kontrollen. Processen behöver systematiskt byggas upp för att fungera. Fyra viktiga delar är:

1. En robust organisation.
2. Riskanalyser som riktar arbetet.
3. Planerade åtgärder och kontroller.
4. Uppföljning.

Skriften Intern kontroll – för tillit, trygghet och utveckling – riktar sig till alla anställda i kommuner och regioner. Särskilt du som har ett uppdrag att bygga och utföra den interna kontrollen. Den har uppdaterats 2024.

Skrift: Intern kontroll - för tillit, trygghet och utveckling Länk till annan webbplats.

Styra med Agenda 2030

För att Agenda 2030 ska bli en del i kommunens eller regionens utvecklingsstrategier krävs integrering i övergripande styr- och ledningssystem. SKR har tagit fram teoripass som ger stöd och kunskap kring vad som krävs för att styra med Agenda 2030.

Agenda 2030 en del i styr- och ledningssystemet

Medvetenheten kring Agenda 2030 och dess mål hög är i Sveriges kommuner och regioner. På flera håll pågår ett arbete med att matcha de egna målen mot målen i Agenda 2030, eller att på olika sätt lyfta in flera av målen i Agenda 2030 i sina strategiska dokument som till exempel i budgeten.

Det är viktigt att inte hantera Agenda 2030 som ett sidospår, utan som en integrerad del i kommuners och regioners styr- och ledningssystem. Likaså att använda kraften i ordinarie processer. Först när agendan är förankrad i ledningen kan den bli en del i kommunen eller regionens strategier för utveckling.

Teoripass för att komma ingång med förändringsarbetet

SKR har tagit fram en serie filmer som ger stöd och kunskap kring vad som krävs för att styra med Agenda 2030. Och vikten av att ta ett helhetsgrepp och integrera Agenda 2030 som en del i kommunens och regionens övergripande styrning. De är ett utdrag från ett webbutbildning som fokuserade på att organisera, styra och leda förändringsarbetet mot Agenda 2030 målen.

Introduktion: Att organisera, styra och leda arbetet med Agenda 2030

Ett teoripass om att organisera, styra och leda. Tre viktiga komponenter som måste samspela för att verksamheten ska få det stöd som krävs för att uppnå uppsatta mål.

Att arbeta mot målen i Agenda 2030 kräver samverkan. Det är sällan som den enskilda organisationen har full rådighet att påverka resultatet. Samverkan utmanar sättet att tänka kring att organisera, styra och leda.

Filmen är 10 minuter och 33 sekunder lång.

Nulägesanalys för Agenda 2030

Teoripass om att göra en nulägesanalys. Att vi ska röra oss åt Agenda 2030 målen är rimligt. För att kunna starta ett förändringsarbete för att uppnå målen med Agenda 2030 som mål krävs att du börjar med att reflektera över "vad är vårt utgångsläge".

Det finns 17 mål i Agenda 2030 som är väldigt lätta att ta till sig. För att uppnå målen i Agenda 2030 måste du starta med att reflektera över vad är vårt utgångsläge – var befinner vi oss idag i förhållande till målen i Agenda 2030.

Filmen är 11 minuter och 11 sekunder lång.

Åtgärder, planera och genomföra Agenda 2030

Ett teoripass om att ta fram handlingsplan och genomföra åtgärder för Agenda 2030. Vilka mål ska särskilt prioriteras för att uppnå målen i Agenda 2030?

Med nulägesanalysen som grund kan nu en plan tas fram kring vad som behöver göras. Nyckeltal ger en input kring rådande läge men ofta behöver ytterligare analys göras för att verkligen förstå bakomliggande orsaker kring varför det ser ut som det gör.

Här gäller det att involvera många i arbetet. Först därefter kan du börja med arbetet att ta fram förslag på åtgärder.

Kommunal hållbarhetsstyrning – för kommun­invånarnas bästa

PwC Sverige har på uppdrag av SKR tagit fram en uppdaterad lägesrapport över Sveriges kommuners mål- och resultatstyrning inom hållbarhet.

• Kommunal hållbarhetsstyrning, april 2023, Pwc (pdf) Länk till annan webbplats.
• Kommunal hållbarhetsstyrning, maj 2021, Pwc (pdf) Länk till annan webbplats.
• Voluntary subnational review – Det hållbara Sverige skapas lokalt Länk till annan webbplats.

Leda i förändring

Forskningen visar att många av de initiativ till förändring som startas upp aldrig riktigt når i mål. Förväntade resultat och effekter uteblir. Det går att lyckas med förändringar men kräver en systematik, förändringsledning. SKR har tagit fram ett stödmaterial för förändringsledning.

Stödmaterial för förändringsledning

SKR har med tagit fram ett stödmaterial som kan användas vid förändringsarbete. Stödet består av en ”verktygslåda” och mallar.

Verktygslådan stödjer de olika faserna i förändringsprocessen:

• planering och förberedelse
• genomförande
• uppföljning.

• Verktygslåda - att leda i förändring (pdf) pdf, 695 kB.
• Mallar - att leda i förändring (pdf) pdf, 262 kB.

Skapa förståelse kring vad en för­ändring är

Först måste vi förstå vad en förändring är. Förändringar kan vara stora och små. Ändrade ekonomiska förutsättningen, en åldrande befolkning, krav på effektiviseringar med mera är bara några i raden av exempel. En förändring kan beskrivas som ett antal aktiviteter som syftar till att ta en individ, grupp eller en hel organisation från ett nuvarande tillstånd till ett framtida och önskat tillstånd.

• Vi måste också förstå att förändringar påverkar vår organisation, förtroendevalda, ledare och medarbetare där förändringen ska genomföras.
• Vi måste ha kunskap kring hur förändringen ska genomföras.

Framgångsfaktorer för förändring

Tre faktorerna bidrar tillsammans för att ett förändringsinitiativ ska bli framgångsrikt. Men för att det ska bli framgångsrikt krävs att man arbetar med alla delar.

All förändring börjar med ett tydligt syfte

Alla involverade måste förstå varför förändringen ska genomföras. Det måste finnas tydliga mål kring vad vad som ska uppnås och att dessa kommuniceras till alla.

Utan människor ingen förändring

För att kunna leda människor i förändring gäller det att ha en grundläggande förståelse för hur förändringar påverkar oss som individer och hur vi normalt reagerar på förändringar. En förutsättning är ett gott ledarskap. Ett medvetet och gott ledarskap behöver genomsyras av en bra och tydlig kommunikation med fokus på ständig förankring hos alla inblandade.

Struktur för att skapa tydlighet

Strukturen hjälper till att skapa tydlighet kring vad som ska göras, när det ska göras och vem som ska göra vad. Att följa upp att man når sina mål är viktigt och måste genomsyra hela förändringsarbetet.

Fördjupad kunskap att leda i förändring

ESV Forum, Ekonomistyrningsverkets mötesplats, har tagit fram en process i tre steg för att leda förändring, som tar hänsyn till både individ och organisation.

Förändringsledning, ESV Forum Länk till annan webbplats.