Här finns mallar och frågor och svar till stöd för social­tjänsten i arbetet med att göra utredningar enlig lex Sarah.

Handbok för till tillämpning av lex Sarah

Alla som arbetar eller praktiserar inom socialtjänstens verksamheter är skyldiga att rapportera missförhållanden enligt lex Sarah. Lex Sarah är den del av det systematiska kvalitets- och förbättrings­arbetet.

Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah, Socialstyrelsen (pdf) Länk till annan webbplats.

Mallar för utredning

SKR har utifrån medlemmars behov och önskemål tagit fram ett förslag på mall att använda i utredning av lex Sarah i kommunen.

• Mall för utredning enligt lex Sarah (doc) docx, 57 kB.
• Mall för utredning enligt lex Sarah (pdf) pdf, 269 kB.

Före utredning påbörjas

Personer som kan rapportera händelser

Den som rapporterar behöver ha en anställning eller praktik på den verksamhet man rapporterar missförhållandet i.

Den som framför brister i verksamheten har möjlighet att vara anonym. Men för att kunna göra en lex Sarah-utredning behöver en namngiven rapportör finnas, detta för att kunna säkerställa att personen faktiskt arbetar i den aktuella verksamheten.

Namn på rapportören behöver vara med i själva rapporten till den som tar emot och utreder missförhållandet men det behöver inte vara med i utredningsmallen lex Sarah-rapporten.

Skillnad mellan avvikelse­rapportering och lex Sarah-rapport

Avvikelser är ett vidare begrepp och kan innefatta alla former av brister kopplat till kvalité i verksamheten. Lex Sarah är kopplat till de individer som får stöd av verksamheten och är av allvarligare dignitet (Socialstyrelsens Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah sid 16-17).

Personalen som rapporterar behöver göra en första bedömning om det inträffade är en avvikelse eller ett missförhållande. Skillnaden mellan dessa behöver gås igenom vid intern utbildning i rapporteringsskyldigheten.

Dokumentera genomförandet av utred­ningen

Det kan vara olika personer som utreder respektive åtgärdar de upptäckta problemen.

Dokumentation av ärendet måste ske löpande och om det inte sker i ett och samma dokument så måste kommunen ha rutiner för att kunna samla och sammanställa detta på ett bra sätt, exempelvis i en separat akt för varje enskilt missförhållande.

Påbörja utredningen så snart som möjligt

Det är viktigt att det alltid finns en person som är utsedd till utredare, och att ersättare finns vid långhelg, sjukdom eller semester. Utredningen ska påbörjas "skyndsamt".

Utredaren behöver agera så neutralt som möjligt och försöka se orsaker som inte enbart är kopplade till person utan även tänka organisation.

Kommunen bör ha en blankett för att anmäla risk för missförhåll­ande/missförhållande. Formellt finns dock inga krav på att anmälaren ska använda en blankett, utan anmälan kan även ske muntligt.

Under utredningen

Ange verksamhet där missförhållandet begicks

• Ange inom vilken verksamhet den enskilde är aktuell.
• Om verksamheten har flera enheter eller avdelningar, så ange både verksamhetens namn och enheten/avdelningen.
• Oavsett om missförhållandet skedde på enheten eller någon annanstans så namnge vilken enhet det bristande stödet getts ifrån.

Brukare är berörda av händelsen

I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:5) anges inte om det av utredningen ska framgå vilken individ eller vilka individer som blivit utsatta för missförhållandet. Det innebär att det inte finns något uttryckligt krav i regelverket om att den uppgiften ska framgå av dokumentationen.

Tänk på att inte ha med personuppgifter i det dokument som eventuellt skickas till IVO. Anmälan gäller då händelsen inte enskilda personer. Vid Lex Sarah-rapporter i personlig assistans, tänk på att inte uppge brukarens hemadress, då även det är en personuppgift.

Det kan finnas situationer då det kan behöva framgå av utredningen vem eller vilka som har drabbats av det aktuella missförhållandet, exempelvis för att kunna bedriva utredningen på ett tillfreds­ställande sätt. Det är en bedömning som behöver göras i varje enskilt fall. Att en enskild blivit utsatt för ett missförhållande bör dock vara en sådan uppgift som ska dokumenteras i hens akt, med stöd av 11 kap. 5 § socialtjänstlagen eller 21 a § LSS.

Det är lämpligast att skriva separat lex Sarah-rapporter för varje enskild som berörs. Det minskar risken att information blandas ihop.

Det kan dock behöva nämnas i varje enskild rapport att flera individer är berörda. Se Socialstyrelsens handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah sidan 63 för mer information.

Ange när och hur missförhållandet upptäcktes

Beskriv när missförhållandet inträffade och när och hur det upptäcktes. Var så tydlig/exakt som det går.

Missförhållandet kan ha pågått under längre tid och/eller vid flera tillfällen. Skriv det du vet.

Fall som kan vara ett missförhållande

Se Socialstyrelsens Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah sidan 51.

Exempel på handlingar och underlåtelser

• Fysiska övergrepp
• Sexuella övergrepp
• Psykiska övergrepp
• Brister i bemötande av anställda med flera
• Brister i rättssäkerhet vid handläggning och genomförande
• Brister i utförande av insatser (insatser som utförts felaktigt eller inte alls)
• Brister i fysisk miljö, utrustning och teknik
• Ekonomiska övergrepp.

Konsekvenser för den enskilde

Var det inträffade en påtaglig risk för ett missförhållande?

En påtaglig risk för ett missförhållande, alltså en uppenbar och konkret risk, ska rapporteras. För att undvika att rapporterings­skyldigheten blir alltför omfattande är skyldigheten att rapportera missförhållanden begränsad till sådana risker som är påtagliga. Det innebär att det inte ska vara fråga om en obetydlig, oklar eller avlägsen risk, utan om en klar och konkret risk för ett missför­hållande.

En sådan påtaglig risk kan till exempel vara när en anställd upp­täcker en händelse i sista stund och agerar för att avvärja ett hot mot eller förhindra konsekvenser, eller när en anhörig upptäcker en händelse och hinner påkalla personalens uppmärksamhet innan händelsen leder till några konsekvenser.

Bedömning av framtida risk

Finns det risk för att något liknande kan inträffa igen?

Dokumentationen ska utvisa en bedömning av om något liknande skulle kunna inträffa igen. I detta sammanhang är det viktigt att vara uppmärksam på att det kan finnas flera orsaker till ett missför­hållande. (Läs mer om orsaker till missförhållanden i Socialstyrel­sens Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah i avsnittet "Varför har det hänt?")

Gör här en koppling till de åtgärder som vidtagits i er bedömning.

Orsaker till missförhållandet som har identifierats

Vad har hänt och varför har det hänt?

Tänk inte bara på individnivå. Fundera även över vad som eventuellt kan ligga bakom händelsen på systemnivå. Vad har brustit för att händelsen har kunnat inträffa? Använd exempelvis ”fem varför-metoden” för att noggrant analysera orsaken till det inträffade.

Vidtagna åtgärder

• Vad har verksamheten redan gjort eller planerar att göra för att förhindra liknande missförhållanden framåt?
• Har verksamheten ändrat på något?
• Skapat nya rutiner?
• Finns det en tydlig koppling mellan åtgärd och en minskad risk för att liknande saker ska kunna hända igen? Beskriv gärna kopplingen.

Efter utredningen

Överlämna anmälan enligt lex Sarah till IVO

Om händelsen bedöms vara ett allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande ska anmälan alltid skickas till IVO, Inspektionen för vård och omsorg.

Det är särskilt viktigt att motivera om och varför man inte skickar en anmälan till IVO, det vill säga vad i bedömningen om missförhåll­andet som gjorde att det inte ansågs som allvarligt.

Utredningens innehåll

Dokumentationen ska visa på vad som i övrigt har framkommit under utredningen. Det kan till exempel vara:

• Vilka har utredaren haft kontakt med?
• Vad framkom vid dessa samtal?
• Finns det något skriftligt material, såsom klagomål från en när­stående till den enskilde?
• Hur ser den enskilde, och i förekommande fall vårdnadshavare, närstående, god man eller förvaltare på det som har rappor­terats?
• Hur ser andra berörda på det som har rapporterats och det som har kommit fram under utredningen – till exempel den som har lämnat rapporten, den eller de som enligt rapporten har utsatt någon för missförhållandet och arbetsledaren? (Se Social­styrelsens Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah sidan 82).

Uppföljning av vidtagna åtgärder

Det är bra att ha en rutin eller beskrivning av vad det innebär att en uppföljning är gjord och hur man gjorde bedömningen av vilken effekt de vidtagna åtgärderna haft.

• Datumsätt och namnge gärna personer som ansvarar för uppföljningen.
• Beskriv när uppföljning sker av åtgärderna och av vem.

Kommunikation till berörd nämnd

Aktuella frågor att ställa:

• När har detta ärende kommunicerats till berörd nämnd?
• Har ni fungerande rutiner för kommunicering av lex Sarah­rapporter till nämnd?

För kommunala verksamheter ska informationen gå till nämnden.

För enskilda verksamheter så är det den ytterst ansvarige som ska ha informationen. Se Socialstyrelsens Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah för mer information.