Linköpings kommun mäter digital mognad för att skapa förflyttning

I takt med samhällets accelererande digitalisering ställs höga krav på offentlig sektor. Genom att mäta vår digitala mognad får vi värdefulla insikter i hur vi kan bli ännu bättre på att skapa värde i våra verksamheter genom att använda teknikens möjligheter.

Linköpings kommun har använt modellen DiMiOS (Digital mognad i offentlig sektor) för att mäta sin organisations digitala mognad. Genom modellen fick de stöd i att prata om rätt saker samt utmanades de i att reflektera över sina digitala initiativ och hur prioriteringar skapade förflyttning mot uppsatta mål.

Bakgrund – utgångspunkt, syfte, mål

Digital mognad används för att beskriva organisationens förmåga att utnyttja de möjligheter som digitaliseringen skapar. Digital mognad handlar bland annat om hur bra organisationen är på att förstå, fånga och förändra sin verksamhet utifrån nya digitala möjligheter. Det handlar också om hur redan existerande lagar, rutiner och infrastruktur påverkar digitaliseringsarbetet.

DiMiOS (Digital mognad i offentlig sektor) är ett verktyg som hjälper organisationen att mäta och följa upp digital mognad. Verktyget är framtaget på regeringsuppdrag av svenska forskare. Det är öppet och forskningsbaserat vilket ger de kommuner som svarar en möjlighet att jämföra sina resultat med andra svenska kommuner samt att lära av andra organisationers digitala initiativ. Detta mäts genom en positionering i två dimensioner – digital förmåga och digitalt arv.

Målgruppen för mätningen är samtliga tjänstepersoner som är en del av organisationens digitaliseringsarbete och tar beslut kring dessa frågor. I Linköpings kommun har bland annat följande målgrupper pekats ut:

• kommunledning
• chefer
• verksamhetsutvecklare
• strateger
• planeringsledare

Mätningen går att genomföras under två mätperioder: Första augusti till första december samt först februari till första juni. Syftet med mätningen är att skapa en kontinuerlig mätningsprocess där möjligheter till jämförelser mellan och inom organisationer skapas.

Genom att mäta organisationens digitala mognad utmanas vi i att reflektera över hur vi prioriterar digitala initiativ, hur vi involverar användare, hur vi öppnar upp vår utveckling och hur vi hanterar vårt digitala arv.

Genomförande

Arbetet med digital mognad 2019

I Budget 2019 med plan för 2020-2022 gavs ett kommungemensamt utvecklingsuppdrag – Uppdrag till samtliga nämnder att öka takten i digitaliseringsarbetet – vilka arbetades in i nämndernas internbudgetar och förvaltningarnas verksamhetsplaner. Kommunstyrelsens internbudget 2019 innehåller nämndmålet Kostnadseffektivt och ändamålsenligt IT-stöd med nämndindikatorn Digital mognad i förvaltningarna.

Arbetet med digital mognad för Linköpings kommun påbörjades 2019 av digitaliseringsstaben, kommunledningsförvaltningen. Under våren 2019 initierades en förstudie tillsammans med representanter från social- och omsorgsförvaltningen för att kunna genomföra en pilot på förvaltningen.

Pilot, Social- och omsorgsförvaltningen

I september 2019 genomfördes en pilot tillsammans med deltagare från social- och omsorgsförvaltningen. Deltagarna hade funktioner som avdelningschef, gruppchef, strateger och verksamhetsutvecklare. Piloten delades in på fyra tillfällen till vilket varje deltagare fick anmäla intresse. Träffarna bestod av 10-12 deltagare per gång där deltagarna, tillsammans med digitaliseringsstaben, gjorde mätningen och sedan diskuterade kring innehållet.

Syftet med piloten var att testa mätverktyget tillsammans, utvärdera samt få återkoppling från deltagarna kring mätverktyget för att ge digitaliseringsstaben förutsättningar för att kunna implementera mätningen brett i kommunen.

Piloten ledde bland annat till att kommunikationsstaben, kommunledningsförvaltningen, tog fram en film och intern webbsida som sätter mätningen i en kommunal kontext samt förklarar vissa begrepp i mätningen.

Förankring 2019

Under 2019 har en kontinuerlig förankring skett i kommunledningsgruppen där samtliga förvaltnings- och stabsdirektörer finns representerade då mätningen ska göras brett i kommunens organisation vilket innebär att samtliga förvaltningar ska mätas årligen.

Arbetet med digital mognad 2020

I Budget 2020 med plan för 2021-2023 är ett kommunövergripande mål Effektiv organisation med goda resultat, inriktningen anger att kommunen ska arbeta aktivt med att utnyttja digitaliseringens möjligheter. Kommunstyrelsens internbudget 2020 innehåller nämndmålet Hög digitaliseringsgrad vilket är kopplat till det kommunövergripande målet. Utifrån kommunstyrelsens internbudget har Kommunledningsförvaltningen tagit fram en verksamhetsplan för 2020 där en aktivitet, kopplat till nämndmålet, är Mäta och följa upp digital mognad (med hjälp av verktyget DiMiOS) i hela kommunens digitaliseringsverksamhet. Samtliga nämnder uppdrogs även i budgeten att ta fram handlingsplaner som anger prioriterade områden med konkreta digitaliseringsinsatser och dess effekter (kommungemensamt strategiskt utvecklingsuppdrag).

Förankring 2020

För att mätresultaten ska kunna hämtas hem, förankras samt leda till åtgärder finns det representanter från varje förvaltning som ska jobba med aktiviteter för att höja Linköpings kommuns digitala mognad i sin egen verksamhet.

Arbetet med digital mognad 2021

I Budget för 2021 med plan för 2022-2024 är ett kommungemensamt utvecklingsuppdrag att Samtliga nämnder ska stärka organisationens digitala mognad. Samtliga förvaltningar kommer att mäta sin digitala mognad under våren 2021.

Det här har arbetet lett fram till

Linköpings kommun har under perioden december 2019 till april 2020 genomfört den första kommunövergripande mätning på samtliga förvaltningar.

Jämförelsen av Linköpings resultat är gjorda mot andra kommuner i Sverige och resultaten är generellt sett lägre jämfört med andra kommuner i Sverige. Med detta material har nu Linköping ett kunskapsbaserat underlag som ger möjligheten att påverka och förbättra arbetssätt på evidensbaserad grund.

Utifrån mätresultatet tar Linköpings kommun fram en årligen återkommande rapport som innehåller en kommunövergripande analys med slutsatser.

Nedan listas slutsatser utifrån den kommunövergripande analysen.

1. Delägarskap i digitala beslut
   Ambitionen ska vara att alla i de definierade respondentgrupperna bör känna sig involverade i de digitala besluten.
2. Prioritera och följ upp
   Definiera och följ upp effekt och värde av digitaliseringsinsatser. Prioritera de projekt som följer kommunens strategiska inriktning.
3. Snabbare utveckling
   Tydliggör arbetsformer för en snabbare digital utvecklingstakt, även tillsammans med externa parter, för att nå nya lösningar som snabbare löser kommunens utmaningar. Skala nya lösningar som är av värde för organisationen och gör lösningarna gemensamma för att nå bred användning.
4. Närhet mellan IT och förvaltningarna
   Gör kopplingen mellan användarnas behov och leverans av digitala verktyg mycket tätare. Med en tydlig behovsbild kommer förståelsen mellan verksamhet och leverans förbättras.
5. Öppna internationella standarder
   För att öka effektiviteten bör kommunen bygga kunskap runt öppna internationella standarder. De som bedöms relevanta bör Linköping implementera.

Medskick till den som tar del av exemplet

De viktigaste slutsatserna

Att mäta digital mognad är inte en engångsföreteelse eller en parallell process ovanpå ordinarie processer. Att mäta digital mognad är något kommunen behöver göra kontinuerligt för att få ut ett rättvist resultat och för att kommande digitala initiativ ska kunna placeras och hanteras på bäst sätt. Planen är att mätningen av digital mognad ska ske en gång per år för samtliga förvaltningar.

I Linköpings kommun har det framförallt varit två parametrar som har varit avgörande för arbetet med digital mognad.

Det ena är att vi har säkerställt att vi har förvaltningsrepresentanter som kan arbeta med mätresultatet i sin egen verksamhet och det andra är att vi har fått in arbetet med digital mognad i våra ordinarie processer i form av olika budgetuppdrag. Detta ger ett tydligt mandat från den politiska organisationen att prioritera våra initiativ genom digital mognad och arbeta för att göra den förflyttning i organisationen som krävs för att kunna tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering.